De Hanzehogeschool Groningen, de oudste multisectorale hogeschool van Nederland, telt bijna 26.000 studenten, 2.700 personeelsleden en viert binnenkort haar 215-jarig bestaan. De HBO-instelling ontvangt jaarlijks 40.000 facturen. Met dank aan de naadloze integratie van Microsoft Dynamics AX en de software van ReadSoft hebben zij nu volledige controle over de inkomende factuurstroom.

Knelpunten

Jean-Paul Heunks, hoofd financiële afdeling bij Hanzehogeschool: “Onze leveranciers verstuurde de facturen direct naar de budgethouders. Facturen kwamen binnen op de verschillende locaties en landde bij verschillende budgethouders in laatjes en raakte zoek. Op de verschillende locaties werden kopieën gemaakt van de facturen waardoor er schaduwarchieven ontstonden. Aangezien we niet wisten waar in de organisatie de factuur was, konden wij ook lastig personen aanspreken op vertragingen.

De druk op onze administratie was fysiek hoog, waardoor fouten in overtypen van facturen voorkwamen. De druk werd nog hoger toen bleek dat we het werk ook nog met een medewerker minder moesten doen. We stonden voor een keuze; vervanging van de medewerker of een nieuwe werkwijze.”

Nieuwe werkwijze

De school heeft een nieuwe werkwijze geïntroduceerd met behulp van automatisering. Facturen komen centraal binnen op de crediteurenadministratie, daar wordt de factuur gescand. De papieren facturen worden door middel van een scanner omgezet in elektronische images waarna de extractie van factuurgegevens door ReadSoft plaatsvindt.

ReadSoft voert automatisch een aantal tests uit, bijvoorbeeld of het subtotaal in een factuurregel overeen komt met het aantal artikelen en de stukprijs, of zijn de btw-percentages en -bedragen correct? Eventueel geconstateerde afwijkingen moeten met de hand worden geverifieerd. Als alles klopt, kan de factuurinformatie worden overgedragen aan het ERP-systeem Microsoft Dynamics AX.

Digitale facturen

Naast papieren facturen worden ook e-mailbijlagen zoals PDF verwerkt. De software van ReadSoft heeft constant contact met de mailbox waar de facturen binnenkomen en haalt automatisch de factuur uit de mailbox voor dezelfde verwerking als de papieren factuur. “De keuze voor ReadSoft was ook eenvoudig. Het is een gedegen product, een bewezen oplossing en het product wordt snel geaccepteerd door gebruikers. Onze medewerkers op de crediteurenadministratie hadden weinig training nodig, een middag instructie en de rest wijst voor zich. De kracht van de software zit hem in de eenvoud om ermee te werken”, aldus Heunks.

Integratie Microsoft Dynamics AX

Op dit moment heeft de Hanzehogeschool een systeem voor geautomatiseerde factuurverwerking in gebruik, dat uitstekend integreert met Microsoft Dynamics AX. Meer grip, eenvoudiger proces en tijdsbesparing “Het hele proces verloopt nu veel eenvoudiger en efficiënter en er is veel meer grip. We voorkomen fouten en dubbelen betalingen.

We hebben geen zoekgeraakte facturen en schaduwarchieven meer en de budgethouders hebben altijd toegang tot hun archief. Daarbij hebben zoveel tijdwinst en efficiëntie behaalt dat de vervanging van de medewerker overbodig is.” Toekomst “Voor de toekomst verwachten we dat we de automatisering verder doortrekken zodat we de factuur ook gaan matchen met de inkooporder. Daarnaast staan we voor de uitdaging van de upgrade naar AX 2012 waarbij ook de automatisering van andere documentstromen aan bod zullen komen. Automatisering van facturen was voor ons een goed begin en dit gaan we doorzetten.”

Alles over Dynamics 365