Daadkracht in techniek. Dat is de slogan waarmee Hamer Installatietechniek zich profileert. Dankzij diezelfde daadkracht kon het installatiebedrijf geruisloos live gaan met Microsoft Dynamics AX. “HSO adviseerde een implementatie in twee fasen. Dat is een goede keuze geweest. Hamer installatietechniek maakt onderdeel uit van de Foja groep, een familiebedrijf met ruim 350 medewerkers dat sinds 1995 onder leiding staat van Algemeen Directeur en eigenaar Fons Jans. Het hoofdkantoor is gevestigd in Apeldoorn. Daarnaast heeft het bedrijf nevenvestigingen in Assen, Rosmalen en Zwijndrecht (België).

Het bedrijf

Met passie voor techniek en daadkrachtige dienstverlening ontzorgt Hamer haar klanten door het leveren van innovatieve en duurzame technische producten en oplossingen. Hamer is als echte technische integrator actief in de sectoren tankstations, automotive, industrie en utiliteit in de Benelux. Naast de aanleg van kwalitatieve en innovatieve technische installaties verzorgt Hamer ook complete turnkey projecten in deze sectoren.

De afdeling Service & Onderhoud is 24/7 actief en zorgt ervoor dat installaties optimaal onderhouden worden en uitval tot een minimum beperkt blijft. Verder richt Hamer complete automotive en industriële werkplaatsen in en kunnen vrijwel alle werkplaatstools en –equipment direct online besteld worden. Tenslotte coördineert Contrall Projectrealisatie als onafhankelijk projectbureau binnen de Foja groep, projecten van ontwerp tot oplevering.

“De processen die wij moesten automatiseren waren heel veelzijdig”, zegt financieel directeur Rob Huis in ’t Veld. “We realiseren projecten, doen service en onderhoud, hebben een verkoopbinnendienst én een eigen magazijn met inkoop- en logistieke processen. Dat stelt eisen aan de functionaliteit van de software die al deze processen moet ondersteunen.”

Uitgangspunt

Meer dan 20 jaar was het een AS400-pakket dat in de automatisering voorzag. Puur maatwerk, specifiek voor Hamer Installatietechniek geschreven. De functionaliteit liet niet te wensen over. Het waren vooral de onderhoudbaarheid en de beheerskosten die om aandacht vroegen. “Het was een lappendeken van oplossingen geworden.”

“Veel gegevens moesten meerdere keren ingevoerd worden. Klantgegevens stonden in het Microsoft Dynamics CRM-systeem, in het financiële pakket en in de projectadministratie. Het was moeilijk om projecten te sturen op basis van cijfers. Alleen door op papier de voorcalculatie met de werkelijke kosten te vergelijken, konden we gevoel krijgen bij de voortgang. Terwijl juist die sturing op rendement zo belangrijk is”, aldus Huis in ’t Veld.

Bedrijfsbrede ondersteuning

Gesprekken met zeker tien softwareleveranciers volgden. Van deze longlist bleven er drie over. Hamer Installatietechniek moest een keuze maken tussen Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX en een doorontwikkeling van het AS400-pakket. Uiteindelijk viel de keuze op Microsoft Dynamics AX. De oplossing van HSO bood de beste ondersteuning voor Hamer Installatietechniek in de volle breedte van het bedrijf. Alleen de calculatiemodule zou nog gebouwd moeten worden.

“Microsoft Dynamics AX leek ons bovendien flexibeler dan NAV. Dankzij de gelaagde structuur van de software is er meer ruimte voor bedrijfsspecifiek maatwerk. We hadden het vertrouwen dat HSO dat voor ons zou realiseren. We merkten al snel dat ze onze business begrepen en de termen kenden. Dat gaf vertrouwen. Van meet af aan voelden we een klik met HSO. Dat is cruciaal, want je wordt partners voor de lange termijn. Het houdt niet op bij de implementatie!”

De knoop werd doorgehakt en het project ging van start. Nee, het was geen vrijblijvende automatiseringsslag. Hamer Installatietechniek had duidelijke doelstellingen. Ambities die er niet om liegen. Het nieuwe systeem moest de bedrijfsbrede capaciteitsplanning aanzienlijk verbeteren.

Daarbij aansluitend moesten de service- en projectmonteurs efficiënter en gemakkelijker ingepland kunnen worden. Ook zou het pakket geïntegreerde ondersteuning moeten bieden van het administratieve proces, van calculatie en offerte tot facturatie en aanmaning. Het management moest aan de hand van heldere rapportages over heldere stuurinformatie beschikken. En last but not least: dubbele invoer van gegevens moest verleden tijd zijn.

Heldere afspraken

Deze ambities werden ondersteund door meer gedetailleerde doelstellingen. Bijvoorbeeld een omzetgroei met hetzelfde aantal indirecte medewerkers. “Met de implementatie wilden we een kostprijsverlaging realiseren en ons rendement verbeteren”, vertelt Huis in ’t Veld, die als projectmanager de kar trok. Microsoft Dynamics AX zou in een tijdsbestek van ruim een jaar geïmplementeerd moeten worden. “HSO was heel duidelijk over de projectaanpak. Ze waren ook helder over wat ze van óns verwachtten. Dat waardeerden we. We konden daardoor intern de juiste mensen erbij betrekken, al bleef het gedurende het project een strijd om de resources vrij te maken. Het vergt veel tijd, zo’n implementatie.”

De implementatie werd op advies van HSO in twee fasen uitgevoerd. Business release 1 betrof de implementatie van de Microsoft Dynamics CRM- en financiële functionaliteit. Binnen vier maanden was dit gerealiseerd. Het oude systeem was een lappendeken met her en der interfaces. Dat kon Hamer Installatietechniek nu slim benutten voor een gespreide implementatie. “Een deel van de gebruikers kon zo vast wennen aan het systeem. Bovendien konden we een aantal conversies naar voren trekken en de risico’s en complexiteit van de implementatie spreiden. Die gefaseerde invoer was een goede keuze.”

Geruisloze livegang

Business release 2 – de automatisering van alle andere processen – zou 8 maanden later live moeten gaan. Dat werden uiteindelijk 11 maanden. Huis in ’t Veld koos nadrukkelijk voor een goed voorbereide implementatie. De maand vóór de livegang werd besteed aan het trainen van de gebruikers. Daarbij werd het trainingsmodel van HSO gehanteerd. Consultants van HSO trainden de kerngebruikers (door Huis in ’t Veld ‘implementers’ genoemd), die op hun beurt de andere gebruikers trainden.

En toen was daar het moment. Tijd om live te gaan. “Het was spannend, heel spannend. Het is een megaoperatie met allerlei stappenplannen en draaiboeken. Je hoopt dat het zonder al te veel problemen lukt. Wij letten vooral op vier dingen die in elk geval door zouden moeten gaan: het uitleveren van goederen door het magazijn, het plannen van de monteurs, het factureren van projecten en het betalen van crediteuren”, vertelt Huis in ’t Veld. “Het verliep uitstekend en vrijwel geruisloos. Sommige monteurs was het niet eens opgevallen dat we een nieuwe systeem hadden. Ze hadden van de overgang niets gemerkt!”

Veelbelovende resultaten

Huis in ’t Veld kijkt dan ook terug op een geslaagde operatie. Na de livegang begon het optimaliseren en verder uitbouwen van de software. Op de planning staan nog een business release 3 en 4. Maar de eerste ambities maakt Hamer Installatietechniek nu al waar. “We hebben de afgelopen jaren inderdaad een omzetgroei gerealiseerd. Dankzij Microsoft Dynamics AX hebben we dat gerealiseerd met uiteindelijk hetzelfde aantal indirecte medewerkers.”

“Verder zijn we enthousiast over de geïntegreerde oplossing die we nu in huis hebben. Er zit een mooie flow in Microsoft Dynamics AX: een klant begint als prospect in het CRM-systeem en wordt een klant met projecten. Daarbij ondersteunt het systeem het proces van offerte tot factuur. Het is nog te vroeg om alle resultaten in beeld te brengen, maar we zien dat we nu veel betere controle over onze processen hebben.”

Huis in ’t Veld waardeert de expertise van de HSO consultants. Ze hebben kennis van de mogelijkheden van de software én kennis van de business van Hamer Installatietechniek. “HSO heeft een goede oplossing geïmplementeerd, met dit platform zijn we klaar voor de toekomst! Zo hebben we recentelijk de digitale werkbon geïntroduceerd. Hierbij is een koppeling met TomTom Works gerealiseerd en wordt gewerkt met een digitale pen waardoor een versnelling in de verwerking en facturatie wordt gerealiseerd.”

Alles over Dynamics 365