In een sector waarin de marges onder druk staan, personeel de grootste kostenpost is en tegelijkertijd mensen steeds schaarser worden, moet je niet alleen sterk, maar vooral slim zijn. Voor een internationaal bedrijf dat wereldwijd actief is in facilitaire dienstverlening, ontwikkelden we een app met zelflerende plannings- en optimalisatiealgoritmes. Het resultaat? Maar liefst 10% kostenreductie dankzij een hogere bezetting van eigen personeel en minder inzet van (dure) uitzendkrachten.

In de internationale markt van facilitaire diensten is de concurrentie enorm. Vrijwel alle opdrachten worden binnengehaald via aanbestedingstrajecten, waarbij de marges behoorlijk onder druk staan. Tegelijkertijd stijgen de loonkosten vanwege schaarste op de arbeidsmarkt. Het bedrijf merkte dat zij steeds vaker relatief dure uitzendkrachten moest inzetten, omdat zij de planning met hun eigen vaste krachten niet rond kregen. Zou het mogelijk zijn om het eigen personeel effectiever in te zetten en zo de kosten van personeel te verlagen? Het antwoord op deze vraag is ja. En wel met behulp van data.

Planning en optimalisatie met AI in een notendop

HSO heeft voor dit bedrijf een online applicatie ontwikkeld met zelflerende plannings- en optimalisatiealgoritmes. Op basis van gegevens zoals beschikbaarheid, competenties en locatie van medewerkers wordt een planning opgesteld, die vervolgens met informatie over bijvoorbeeld verzuim of reacties op ad-hoc vragen van locaties voortdurend wordt verbeterd. Doordat deze data steeds worden aangevuld en opnieuw worden berekend, leert het systeem continu. Op deze manier zijn de risico’s beter in beeld en kan de tool steeds betere aanbevelingen doen.

De oplossing is geprogrammeerd in open source software, met deployment op Azure Docker. We bouwden daarnaast een Power BI KPI Dashboard, waarop het management realtime inzicht heeft in o.a. verzuim, utilization en de competentiematrix.

Kostenreductie en heldere stuurinformatie

De afgelopen periode is de personeelsplanning dankzij de applicatie flink verbeterd. Er is een kostenreductie gerealiseerd van maar liefst 10% door een hogere bezetting van eigen medewerkers en tegelijkertijd is de inzet van uitzendkrachten omlaag gebracht. Tot slot biedt de beschikbare stuurinformatie het management veel inzicht om het personeelsbeleid verder te verbeteren.

Alles over Advanced Analytics