Een verouderd ERP-systeem dat kraakte in zijn voegen en dat de groei van het bedrijf niet langer kon bijbenen. Dat vroeg om een nieuwe oplossing, die de consumentendivisie en de zakelijke tak van Searchlight Electric kon ondersteunen. Daar bovenop had het bedrijf specifieke wensen op het gebied van warehousemanagement, planning en logistiek. Searchlight selecteerde HSO voor de implementatie van onder meer Microsoft Dynamics AX. Met als resultaat een flinke efficiëntieboost. Zowel intern als in de samenwerking met klanten en leveranciers.

Searchlight Electric is in 1945 opgericht en gevestigd in Manchester. De verlichtingsfabrikant levert decoratieve verlichting aan speciaalzaken, internationale winkelketens en distributiepartners wereldwijd. In 2006 zette het concern de stap naar de zakelijke markt met de overname van Illuma Lighting. Search Electric heeft momenteel 170 werknemers in dienst. Om ook in de toekomst succesvol te blijven en te kunnen blijven groeien, wil Searchlight een flinke boost geven aan de operationele efficiëntie. Het bedrijf beschikt echter over een complexe infrastructuur en werkt met een bont scala aan onderling verbonden processen. Dat maakt het beheer erg complex.

De noodzaak voor een integraal systeem en uniforme processen

Searchlight Electric maakte jarenlang gebruik van een verouderd ERP-systeem. Dit kraakte in zijn voegen vanwege de grote interne en externe druk op de bedrijfsvoering. Het bedrijf zag zich hierdoor gedwongen om steeds meer maatwerk te ontwikkelen. Daarnaast was er sprake van een groeiende wachtrij aan wijzigingsverzoeken. Searchlight Electric werd door al deze ontwikkelingen steeds afhankelijker van een selecte groep specialistische medewerkers voor het optimaliseren van de functionaliteit van zijn ERP-systeem. Een bijkomend probleem was dat zijn bedrijfsonderdeel Illuma gebruikmaakte van een andere ERP-oplossing en in sommige gevallen er andere operationele processen op nahield.

Deze situatie smeekte om verandering. Searchlight ging op zoek naar een nieuw ERP-systeem dat aan zou sluiten bij de behoeftes en processen van zowel Searchlight Electric als Illuma. David Metcalfe, financieel directeur van Searchlight Electric licht de requirements toe: “Het ERP-systeem moest ondersteuning bieden voor het leeuwendeel van onze bedrijfsprocessen. Uiteraard voor alle financiële processen, van bestellingen en inkopen tot betalingen. Verder wilden we geavanceerde functionaliteit voor magazijnbeheer, planning en orderbeheer.”

Een flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing en een geavanceerde warehousing module

Searchlight Electric selecteerde Microsoft Dynamics AX2009 te implementeren met de hulp van HSO. Wat bepaalde uiteindelijk de keus voor AX2009? David Metcalfe: “Microsoft Dynamics AX bleek de meest flexibele en rijk oplossing. Het systeem is gebruiksvriendelijk en flexibel, dus gemakkelijk aan te passen. Microsoft heeft bovendien een grote user community waar we op kunnen bouwen met vragen en best practices.”

Van implementatie naar adoptie

Het implementeren van een nieuwe ERP-applicatie is één ding, maar de echte uitdaging zat ‘m in de adoptie ervan en in de ondersteuning van de eindgebruikers. Hoe konden we ervoor zorgen dat zij zo soepel mogelijk de overstap zouden maken? Chris Peart: “We waren onder de indruk van het implementatieteam van HSO. Zij waren niet alleen experts in het gebruik van het systeem, maar begrepen ook hoe ze de implementatie naar onze bedrijfsprocessen moesten vertalen. Ze hebben daarnaast geweldig werk geleverd in de communicatie met onze gebruikers. Dit zorgde ervoor dat de overstap soepel verliep. Uiteraard was het onvermijdelijk dat er zich een paar problemen voordeden die de uitrol iets vertraagden. HSO wist daar echter uitstekend mee om te gaan. Ook de aanloop naar het in productie nemen van het systeem verliep soepel, mede dankzij de expertise en de doordachte aanpak van onze teams.”

Slimme koppelingen en integraties

Inmiddels maakt Searchlight Electric gebruik van de tools binnen Microsoft Dynamics AX voor integraties met de website en met klantsystemen op basis van electronic data interchange (EDI). Daarnaast maakt het bedrijf gebruik van de application programming interface (API) van Microsoft Dynamics AX voor de koppeling en gegevensuitwisseling met machines in het magazijn, logistieke software en planningssoftware.

Dankzij Microsoft Dynamics AX heeft Searchlight Electric beter overzicht op de bedrijfsvoering en verlopen de financiële processen een stuk efficiënter. Er is ook veel meer grip op het magazijn- en voorraadbeheer. En er zijn meer opvallende resultaten. Zo kunnen data snel en eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel en andere Microsoft-applicaties, iets wat van cruciaal belang is voor snelle en efficiënte analyses en rapportage. Ook SharePoint is gekoppeld aan AX. Plus, tooling van leveranciers kunnen direct worden geïntegreerd, wat zorgt voor een stuk efficiëntere samenwerking, snelheid en minder fouten.

In de cruciale eerste twaalf maanden na de implementatie hebben de consultants van HSO een sleutelrol vervuld door Searchlight Electric van technische ondersteuning en strategisch advies te voorzien. Het feit dat het bedrijf in staat is om zelfstandig gebruik te maken van steeds meer onderdelen van Microsoft Dynamics AX zegt een hoop over de betrouwbaarheid en stabiliteit van dit ERP-systeem.

Klaar voor de toekomst

De samenwerking en ondersteuning van HSO zal voorlopig doorgaan, want inmiddels is de eerste pilot uitgevoerd met Microsoft Dynamics 365, dat zowel ERP- als CRM-mogelijkheden biedt. En de ambitie is om op termijn de overstap te maken naar de cloud. Met name de zakelijke Illuma Lighting-divisie heeft grote behoefte aan CRM-functionaliteit, en wil er zeker van zijn dat het de integratiemogelijkheden behoudt waarin Microsoft Dynamics AX momenteel voorziet. De resultaten van de pilot hebben veel vertrouwen gegeven in de haalbaarheid van beide doelstellingen. Wordt vervolgd!

Maak kennis met Dynamics 365