Tender- en bidmanagers werken dagelijks aan steeds complexere aanbestedingen, waarbij de druk op prijs en onderscheidend vermogen toeneemt. Voor hen is elke tool waarmee zij beter en slimmer kunnen werken én samenwerken mogelijk relevant. Op 19 juni organiseerde APMP, een internationale netwerk- en kennisorganisatie voor professionals in tender- en bidmanagement, een mini-symposium over nieuwe technologie om efficiënter en effectiever aan te kunnen besteden. Mireille Gielians hield namens HSO een presentatie over tendermanagement en social selling. We vroegen Mireille naar de belangrijkste takeaways van de avond.

Mireille: “Hoe kun je grip houden op het proces, als de complexiteit van aanbestedingen toeneemt, net als de eisen van inkopers, en de markt steeds verder professionaliseert? Hoe maak je slim gebruik van de kennis en het netwerk dat je al hebt? Dat zijn vragen die alle tender- en bidprofessionals bezighouden en daar gingen we op deze avond met elkaar over in gesprek, in samenwerking met Winning Proposal, TenderApp en dus HSO.”

We zien dat bedrijven nog enorme stappen kunnen zetten als het gaat om grip krijgen op aanbestedingsproces: van sales naar het voorbereiden en indienen van de tender zelf. Eigenlijk op elk onderdeel kunnen de meeste organisaties nog verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan documentbeheer en risicomanagement. Maar we zien ook dat het proces van beïnvloeding, dus nog voordat er überhaupt sprake is van een concreet project, steeds belangrijker wordt, omdat je het liefst al top of mind bent, of beter nog, al aan tafel zit, voordat de aanbesteding is gepubliceerd.

Video

Verslag APMP Symposium - 19 juni 2019

"Tendermanagement vraagt steeds meer tijd en expertise. Projecten worden complexer en daarmee nemen de kosten en risico’s van tenders toe. Ook besteden bedrijven vaker aan in samenwerkingsverbanden."

Lees ook: Social selling voor tendermanagers

Wat voor de meeste deelnemers echt een eye opener was, is dat het traject vanaf publicatie tot het indienen van een aanbesteding veertig dagen in beslag neemt. Terwijl het proces van beïnvloeding, zowel voorafgaand aan publicatie als na het indienen, maar liefst zo’n 1.400 dagen beslaat. Het belang van een stevig netwerk, dat je continu onderhoudt, is dan ook enorm. Deze cijfers van TenderApp sloten goed aan op mijn presentatie over social selling.”

Elke offerte een persoonlijke website

“Winning Proposal presenteerde een tool waarmee je van elke offerte een persoonlijke website maakt. Waarbij je tegelijkertijd structuur aanbrengt en een database creëert van bouwstenen van je offertes, waar je telkens opnieuw uit kunt putten. Je hoeft niet telkens opnieuw nieuwe content te schrijven, maar kunt tekst hergebruiken en beter samenwerken met collega’s. Een grote plus vond ik dat je beschikt over de statistieken van je offertes. Je ziet precies welke onderdelen wel of juist niet goed gelezen worden, zodat je hierop kunt verbeteren. Mooi meegenomen: Winning Proposal is goed te integreren met Dynamics 365.”

Tenderintelligence binnen handbereik

“De Bidcycle Methodiek en TenderApp geven je de tools en met name de data om je processen te verbeteren en je winkansen te verhogen. TenderApp bouwt aan een indrukwekkende database met informatie over alle aanbestedingen in Nederland. Door de inzet van tenderintelligence kun je zien welke beslissers relevant zijn en krijg je inzicht in welke partijen met andere samenwerken, welke mogelijke concurrenten wat voor opdrachten wel of niet gegund zijn enzovoorts. Met dat inzicht kun je vervolgens besluiten of je wel of niet op bepaalde tenders intekent en waar je mogelijk kansen mist. Ook TenderApp kunnen we koppelen aan Dynamics 365.”

Social selling en tendermanagement

“Zelf mocht ik een presentatie geven over social selling en tendermanagement. Dynamics 365 in combinatie met LinkedIn biedt een schat aan inzicht in je netwerk. Het legt de link tussen mensen, hun rol en hun invloed op projecten. Deze functionaliteit was voor sommige aanwezigen ook wel even schrikken. We zijn ons niet altijd bewust van wat we online allemaal delen. Tegelijkertijd, als je de data en de connecties hebt, waarom zou je die dan niet ten volle benutten en er je voordeel mee doen? Over social selling schreef ik eerder dit blog [link naar andere blog]”

Over APMP

APMP is een internationale netwerk- en kennisorganisatie voor professionals in tender- en bidmanagement. De vereniging organiseert volop activiteiten, zoals workshops, lezingen en trainingen om kennis en techniek over het vakgebied continu op een hoger niveau te brengen. Meer informatie op www.apmp.nl

Datagedreven werken voor bouwtoeleveranciers