Maakt jouw bedrijf gebruik van Microsoft Dynamics 365 Team Member licenties? Dan verandert er na 1 januari 2021 het een en ander in de rechten en toegang tot de verschillende hubs en modules. We adviseren dan ook om op korte termijn actie te ondernemen om ervoor te zorgen dat apps en gebruikersrechten op tijd zijn aangepast. Vincent Maulany, Accountmanager bij HSO licht deze veranderingen toe.

Wat zijn Dynamics Team Members licenties?

Vincent: “Dynamics 365 Team Members licenties zijn bedoeld voor gebruikers die niet alle functionaliteiten van Dynamics 365 Sales (CRM) hoeven te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld wel bepaalde gegevens uitlezen of wijzigen, of urenstaten invoeren, maar je hebt geen toegang tot alle functionaliteit. De Dynamics Team Members licentie geeft gebruikers eigenlijk een ‘light’ toegang, door middel van vooraf vastgestelde scenario’s.

Wat verandert er voor Dynamics Team Members?

Tot nu toe waren de restricties nog niet zo streng ingeregeld. Maar dit verandert en dat heeft mogelijk impact op alle bedrijven die van Dynamics 365 Sales gebruikmaken. Nu heb je met een Dynamics Team Members licentie toegang tot Customer Service Hub, Sales Hub of aangepaste app-modules. Vanaf 31 januari 2021 heeft deze gebruiker alleen nog toegang tot drie nieuwe apps: Customer Service Team Member, Sales Team Member en de Project Resource Hub.

De Apps zijn samengesteld door Microsoft en bevatten beperkte functionaliteiten, maar het is wel mogelijk om in een app maximaal 15 entiteiten toe te voegen. En mocht je niet met 15 entiteiten uit de voeten kunnen, dan is werken met Power Apps vaak een goed alternatief.

Welke actie is vereist?

Het wordt dus op hele korte termijn nog belangrijker dat het gebruik de Team Member licenties compliant zijn met de richtlijnen vanuit Microsoft. Wij adviseren daarom onze klanten om goed te inventariseren wat de gevolgen hiervan zijn voor je gebruikers. Hiervoor bieden we een analyse aan, op basis van een Microsoft check om te kijken welke gebruikers wel of niet compliant zijn met de nieuwe standaarden, plus een sessie waarin we onderzoeken hoe het CRM-systeem wordt gebruikt door medewerkers en wat de behoeften zijn van gebruikers die nu een Dynamics Team Members licentie hebben. Vervolgens kijken we welke aanpassingen nodig zijn.

Op basis van de uitkomsten van de analyse, brengen we in kaart wat de impact van deze verandering op jullie organisatie is en geven we een passend advies hoe we de juiste aanpassingen kunnen doen, uiteraard zo kostenefficiënt mogelijk.

Onderstaande illustratie toont de verschillende scenario’s voor gebruikers en de benodigde licenties:

Dynamics team members licentie wijzigingen

Plan een scan voor jouw bedrijf

We adviseren onze klanten wel zo snel mogelijk, liefst nog voor de zomer deze scan uit te laten voeren, omdat we ook tijd nodig zullen hebben voor de realisatie: het maken van eventuele aanpassingen aan de app en aan de rechtenstructuur. Vragen? Neem gerust contact met me op via vmaulany@hso.com of via +31 (0)6 830 039 50