Teamwork eenvoudig gemaakt


Samenwerking en Document Management met Microsoft Sharepoint

Samenwerking & Document Management (Sharepoint)

Kennis is de concurrentiefactor van de 21ste eeuw. Zonder kennis geen bestaansrecht. Maar hoe faciliteert u het uitwisselen van kennis? Zorgt u ervoor dat medewerkers effectief samenwerken in projecten? En dat zij documenten, notulen en e-mails met een druk op de knop kunnen opvragen?

Microsoft SharePoint vergemakkelijkt de samenwerking tussen mensen. Met SharePoint kunnen uw werknemers projectwebsites opzetten, waar ze informatie delen met anderen en documenten en taken van begin tot eind beheren.

 

 

Sharepoint Document Management. Gebaseerd op dynamics (365)

Bij traditionele SharePoint dienstverleners is het een trend om veel over “zaakgericht werken” te spreken. In essentie gaat het erom dat er door een organisatie op documenten moet worden samengewerkt op basis van een bepaald proces.

Het gecontroleerd, maar ook eenvoudig en efficiënt, toegang geven tot de juiste documentatie is één van de, en wellicht wel hét sterke punt, van SharePoint. Mits er maar voor gezorgd wordt dat de gebruikers de juiste metadata correct invullen (metadata zijn extra gegevens over een digitaal bestand, het document, op basis waarvan onder meer het bestand goed kan worden opgeslagen en eenvoudig kan worden gevonden).

Die ‘zaken’ kennen wij in de ERP wereld uiteraard al langer. Alleen dan heten ze verkooporders, offertes, projecten, calls, servicemeldingen, calculaties, cases etc. etc.

Binnen HSO hebben we de afgelopen jaren hard gewerkt aan een oplossing waarbij documenten beheerd kunnen worden in SharePoint en automatisch worden gekoppeld aan de ‘zaak’ in Dynamics. Dit wordt gedaan op een uiterst slimme wijze waarbij:

  • De gebruiker niet meer wordt lastiggevallen met het invullen van allerlei metadata;
  • Documenten daarbij op een volledig beheerde plaats in SharePoint worden opgeslagen;
  • De documentnamen op basis van de metadata worden omgezet naar een uniforme benaming die bedrijfsbreed consistent en zinvol is. De originele naam wordt uiteraard ook weer metadata van het document;
  • Voor “zaken”, lees klanten, leveranciers, orders, (interne) projecten, klantobjecten, cases etc. worden zowel interne als externe samenwerkings-werkruimtes (sites) aangemaakt, waar door middel van slimme zoekmethoden naar documenten met relevante metadata “automatisch” alle voor “de zaak” relevante documenten worden getoond. De gebruiker hoeft dus nooit meer te zoeken!;
  • Als documenten verjaard zijn, kunnen ze geautomatiseerd en gecontroleerd, eventueel geback-upt, worden verwijderd.

De HSO document management oplossing is de combinatie van het beste dat SharePoint en Dynamics te bieden hebben op het gebied van document management.

Microsoft Sharepoint op tablet

Beter, sneller en slimmer werken

Informatiewerkers werken effectief samen bij het creëren van documenten. Het team wordt ondersteund door taken, workflows en versiebeheer en deelt onderling kennis (o.a. wikis en blogs).

SELFSERVICE

Het is zelfs mogelijk informatie te delen met klanten en leveranciers. Vanuit Microsoft Dynamics 365 kunt u servicemeldingen via SharePoint laten verlopen, uw voorraad voor een beperkt aantal leveranciers inzichtelijk maken of bijvoorbeeld een kennisbank met veelgestelde vragen inrichten.

SNEL INFORMATIE VINDEN

Altijd op zoek naar informatie betreffende een lopend of afgerond project? Wat waren de knelpunten en hoe is het project afgerond? Het kost vaak veel tijd en energie om deze informatie boven tafel te krijgen. SharePoint kan u hierbij helpen met een geavanceerde zoekfunctie, die niet alleen zoekt op documenttitels, maar ook de volledige inhoud van uw documenten doorzoekt.

SLIM VERSIEBEHEER

Met SharePoint bent u ervan verzekerd dat u altijd de laatste versie heeft. U kunt probleemloos met meerdere mensen aan een document werken. Het systeem biedt geavanceerd versiebeheer en zorgt dat oudere versies automatisch worden opgeslagen.

AUTOMATISCHE ALERTS

SharePoint biedt u de mogelijkheid om bijvoorbeeld uw projecten op een centrale plek te delen en te beheren. Het biedt de mogelijkheid om gebruikers een waarschuwing te sturen wanneer nieuwe bestanden worden toegevoegd of gewijzigd. Zo is iedereen altijd op de hoogte van de stand van zaken betreffende een lopend project.

PROCESSEN AUTOMATISEREN

Met behulp van SharePoint kunnen processen die veel tijd kosten, doordat deze handmatig worden gedaan, eenvoudig geautomatiseerd worden. In een gebruikersvriendelijke webomgeving heeft u als gebruiker de mogelijkheid om bestanden te delen en te beheren, centraal agenda’s bij te houden, heeft u altijd de laatst gewijzigde documenten met behulp van versiebeheer, en nog veel meer.

PERSOONLIJK WEBPORTAAL

Uw portaal bevat een rolgebaseerde kijk op uw organisatie. Het persoonlijke Mijn Site-Portaal stelt uw informatiewerkers in staat kennis te delen en past de user experience aan op basis van individuele gebruikersprofielen.

MEER WETEN?

Heeft u vragen over wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van SharePoint? Neem dan vrijblijvend contact op via 0318 509 400 of ons contactformulier.

Miccrosoft Sharepoint op elk device