Met Scrum zijn de meesten van ons inmiddels wel bekend: een methode voor agile projectmanagement dat teams met name veel gebruiken bij het ontwikkelen en implementeren van complexe software. Teams die met Scrum werken doen dit meestal offline, met behulp van whiteboards en een hele berg post-its. Een beproefde methode. Maar wat als een deel van het team op een andere locatie werkt? En als er gezamenlijk aan documenten wordt gewerkt?

Microsoft Teams en Planner zijn beide ongelooflijk behulpzaam bij Scrum. Hieronder leggen we je graag uit hoe! Oh ja, onderaan dit artikel vind je trouwens nog een verklarende woordenlijst van ‘Scrum-jargon’.

Het Scrumproces bestaat uit een aantal vaste onderdelen:

  1. Requirements, beschreven in zogenaamde ‘user-stories’
  2. Werkpakketten in de Product Backlog
  3. Prioriteiten
  4. Sprint planning
  5. Taken in de Sprint Backlog
  6. Scrum meetings
  7. Sprint Review Meeting
  8. Terugkijken op de Sprint
  9. Verfijning van de Product Backlog
  10. Voltooiing van het project

Hieronder zie je per onderdeel, hoe je hiervoor Teams en Planner gebruikt.

1. Requirements omschreven in user stories

Bij Scrum worden de functionele eisen van de klant beschreven in user stories en use cases. Dit helpt om het einddoel van het project helder te houden. Voor deze eerste stap van het Scrum-proces raden we Microsoft Teams aan. De user stories (dus de individuele onderdelen en functies) kunnen we per kanaal omschrijven, zie de illustratie (1). Vervolgens kun je per onderdeel meer details beschrijven (2)

Teams & Planner 1

Als alternatief kan je OneNote integreren in het team. Met deze tool kun je ook de individuele kenmerken en de gebruiksscenario’s te beschrijven. Teams Channels heeft echter meer opties biedt, zoals chats, likes, @vermeldingen, connectoren en meer flexibiliteit.

2. Werkpakketten in de Product Backlog

Stap twee is het vertalen van de eisen in Work Packages. Hiervoor zijn de Taken in Planner de ideale oplossing. Alle benodigde informatie per Work Package kun je in een Taak vastleggen:Teams & Planner 2

3. Prioriteiten

Voordat je de Sprint daadwerkelijk kunt plannen, moet je de Work Packages in Taken eerst prioriteiten toekennen. Hiervoor gebruik je de labels.

 

Teams & Planner 3

 

4. Sprint Planning

Bij de planning van een sprint is het belangrijk om een goede inschatting te maken van de tijd die nodig is voor het leveren van de verschillende Work Packages. Daarnaast is het, vooral in het begin goed om de randvoorwaarden af te stemmen. Zoals waar het team elkaar ontmoet, wat de mijlpalen zijn en wat nog meer relevant is voor het team. Dit vraagt afstemming tussen de Product Owner, het team en de Scrum Master.

Aan het einde van elke sprintplanning-sessie worden de individuele Work packages van de Product Backlog (1) toegewezen aan de respectievelijke sprint (2). Hiervoor is Planner ideaal, vanwege de Project Bucket die je hierin hebt. En als je niet fysiek bij elkaar kunt zijn dan is de meeting functionaliteit in Teams heel handig om de planning af te stemmen. Dan heeft iedereen de Taken bij de hand.

Teams & Planner 4

5. Taken in de Sprint Backlog

Nu begint het werken aan de daadwerkelijke Work Packages, in een sprint. Meestal duurt een sprint één tot vier weken. De voortgang wordt bewaakt via de dagelijkse Scrum-meeting. Door te werken met sub-taken per Taak, kun je elke taak opdelen in kleinere onderdelen. Zo hou je beter zicht op de voortgang.

6. Meetings in Scrum

Een dagelijkse ‘stand-up-meeting’ van maximaal een kwartier is een centraal onderdeel van de Scrum-methode. Elk teamlid brengt kort verslag uit van wat er sinds de vorige vergadering is gebeurd, wat de volgende (deel)taak is die ze oppakken en of er eventueel obstakels zijn die het werk belemmeren. De Scrum Master kan vervolgens helpen om deze uit de weg te ruimen.

Microsoft Teams biedt een goede basis voor deze meetings, met name door ‘distributed teams’. Tijdens de meeting kan elke deelnemer de taken volgen op de Planner-card weergave.

7. Sprint Review Meeting

Aan het eind van elke sprint wordt de voortgang gecheckt. Afhankelijk van het soort project kun je op dit moment een (deel)resultaat laten zien aan de klant. Hij of zij kan het resultaat accepteren of feedback geven, waarna je zo nodig aanpassingen kunt doen. Tijdens deze meeting kun je de Planner Tasks erbij houden. Een Sprint Review Meeting mag in de regel overigens maximaal een uur duren.

8. Sprint Retrospective

Naast de focus op het project of product in de Sprint Review, evalueert het team ook regelmatig het werkproces an sich, zodat de Scrum Master dit kan verbeteren. Overigens kun je in Teams Channels direct feedback geven aan elkaar.

9. Product Backlog Refinement

Na de Sprint Review Meeting moet de Product Owner de product backlog opnieuw bekijken en zo nodig aanpassen. Opgeleverde work packages kunnen op Complete gezet worden in Planner en door naar de Product log. Nieuwe taken moeten worden toegevoegd of doorgeschoven naar de volgende Sprint.

10. Afronding van het project

Als alle sprints zijn afgerond, kan het eindproduct aan de klant worden opgeleverd. In Planner zullen dan alle Task Cards op ‘Complete’ staan. Met een simpel dashboard heeft de Product Owner trouwens altijd overzicht van de lopende Scrum projecten en de status van alle taken.

Goed om te weten: de functionaliteiten van Teams en Planner worden voortdurend uitgebreid. Onlangs is de koppeling van de Microsoft Outlook agenda met de taken van Planner uitgerold. Ook wordt gewerkt aan de verbinding met andere Office 365-workflows

Dus of je nu start met flexibeler werken, of al ervaren bent met Agile werken of de Scrum-aanpak, Planner en Teams zijn je ideale gereedschap. Zeker als het gaat om kleinere tot middelgrote projecten. Ook aan de slag met Teams en Planner? Neem contact op met Kristijan de Weerd via kdweerd@hso.com of +31 6 835 382 57

Teams & Planner 5

Auteur

Wilco van Gent
Wilco van Gent is consultant bij HSO Customer Service en expert op het gebied van onder andere Microsoft 365 technologie en de Modern Workplace.

Woordenlijst met ‘Scrum-jargon’

Product owner

De product owner handelt in het belang van de gebruikers of stakeholders van het product. Daarom is hij verantwoordelijk voor het succes van het project. Hij of zij moet beslissen welke functionaliteit wenselijk is, wat hoge en wat lagere prioriteit heeft.

Scrum Master

Deze scrum master is verantwoordelijk voor de correcte opvolging van alle processen. Als een soort moderator, zorgt hij ervoor dat het team goed communiceert, hij zorgt dat iedereen zijn werk kan doen en ruimt mogelijke obstakels op. Kortom, zijn taak is het elimineren van alle mogelijke belemmeringen die een effectief teamwerk in de weg staan.

Scrum Team

Elk scrum-team dat aan een product werkt, mag niet groter zijn dan vijf tot tien personen, zodat elk teamlid effectief kan werken.

Stakeholders

Tot slot zijn ook de stakeholders erg belangrijk. Hoewel ze geen centrale rol spelen binnen het scrum-proces is het cruciaal voor het succes van het project goed rekening te houden met hun wensen en dus om regelmatig feedback op te halen. Stakeholders kunnen zijn: a) de klanten, b) de uiteindelijke eindgebruikers, of c) het beheer van het bijbehorende project.

Requirements

De doelstellingen van de klant (of van de) worden als eisen vastgelegd en worden in zogenaamde user-stories uitgeschreven. De user-cases draaien niet om technologie maar echt om de gebruiker. De requirement moeten worden vastgelegd in de technische werkpakketten in de zogenaamde ‘Product Backlog’.

Sprint Backlog

De Sprint Backlog bestaat uit werkpakketten, met daarin de kenmerken en functies van elk product/project en zijn gedefinieerd als concrete taken (soms met subtaken). Een ‘sprint’ is een periode van één maand of korter (bij kleine aanvullingen of wijzigingen).

Voortgang

De Product Increment is de som van alle items die tijdens een sprint zijn voltooid. Dit moeten semi-functionele versies zijn, na verschillende sprints, of het eindproduct aan het einde van het project.