Op uitnodiging van HSO en Veldhoen + Company namen onlangs zeven bedrijven deel aan een online round table rond het thema Workplace innovation in a post pandemic era. Aan de hand van verschillende stellingen keken we terug op de ontwikkelingen in het afgelopen jaar en vooruit: hoe ziet onze hybride werkplek er straks uit? Alvast één opvallende uitkomst: naarmate we langer (deels) remote werken, wordt de aandacht voor sociale cohesie steeds belangrijker. 

De deelnemers komen uit verschillende type bedrijven en sectoren. Van logistiek tot technische dienstverlening, agri, financiële dienstverlening en ICT. Alle deelnemers houden zich vanuit hun functie, bijvoorbeeld als IT-manager, servicemanager of CIO bezig met het thema werkplek binnen hun bedrijf. De impact van de coronapandemie en de lockdownmaatregelen op de werkplek verschilden erg per bedrijf. Bij het ene bedrijf werkten mensen relatief gemakkelijk op afstand. Maar bij een logistiek dienstverlener is dit voor het overgrote deel van de werknemers onmogelijk.

Is de rek uit remote werken?

De algemene feedback is dat wat betreft remote werken, de rek er bij veel bedrijven wel uit is, vooral waar het gaat om de sociale cohesie. Het gemis aan persoonlijk contact wordt steeds groter. Waar een nog relatief jonge, organisatie altijd heel sterk was in rituelen, bijeenkomsten en feestjes, is er nu behoefte aan nieuwe rituelen, binnen de beperkingen die er zijn. Maar kunnen virtuele sessies die behoefte voldoende vervullen? Met andere woorden: we zien dat er praktisch en technisch gezien bij de meeste organisaties eigenlijk geen grote issues zijn, als gevolg van remote werken, maar dat het gemis van sociaal contact en verbinding wel steeds groter wordt.

Hoe kun je met een remote of hybride werkplek de sociale cohesie bewaren?

Sociale cohesie gaat over meer dan werk. Een tip voor het versterken van de verbinding is het maken van een interne nieuwsbrief, waarin medewerkers zelf de input voor aanleveren, in de vorm van persoonlijke verhalen. Ook het stimuleren van wandelen met collega’s werd genoemd, net als het faciliteren van een 1-1 lunch, met een lunchbox voor buiten. Eigenlijk relatief ‘ouderwetse’ middelen, maar die voor het creëren van betrokkenheid en het behoud van verbinding heel goed kunnen werken.

Vraagt een remote en hybride werkplek om anders leidinggeven?

Veel managers waren of zijn inmiddels behoorlijk gewend aan het leidinggeven op afstand. De voortgang van het werk en de productiviteit zijn hierbij relatief eenvoudig te managen. Maar wat lastig gevonden wordt is het feeling houden met medewerkers waar het gaat om persoonlijke situaties. Als iemand bijvoorbeeld vertelt dat hij vader wordt, wil je diegene het liefst oprecht feliciteren. Dus ook voor leidinggevenden geldt dat niet zozeer controle of grip houden op een project moeilijk blijkt, maar juist de persoonlijke verbinding en betrokkenheid houden.

Blijf in verbinding met Viva Connections

Starten met een Social Intranet?

Viva Connections is dé tool om medewerkers betrokken en geïnformeerd te houden. Rechtstreeks geïntegreerd met Microsoft Teams.

Start nu met social intranet en Viva Connections
viva connections offer

Hoe ziet onze hybride werkplek van de nabije toekomst eruit?

Als Microsoft Teams eigenlijk uitstekend werkt, is face-to-face contact dan nog wel nodig? Niet verrassend, maar wel goed om te benoemen, is dat voor persoonlijke communicatie en verbinding juist het non-verbale stuk heel belangrijk is gebleken. Men ziet het risico dat medewerkers steeds meer de verbondenheid met het bedrijf missen. En dat krijg je met remote werken helaas niet opgelost. Maar als face-to-face contact belangrijk is en als werkgevers dit willen faciliteren, wat doe je dan op kantoor en hoe moet deze hybride werkplek er dan uit zien? Dit is bij veel bedrijven nu een actueel onderwerp.

Zo zijn sommige kantoren op dit moment nog ingericht op basis van activitity based working, met veel open ruimtes. Maar men verwacht dat het kantoor straks veel meer voor sociale ontmoetingen is en dat tegelijkertijd meer mensen thuis blijven werken. Voor een hybride werkplek is de inrichting nu te open en dit wordt straks vervangen door meer kleinere ruimtes, bijvoorbeeld voor overleggen. We zien dat kantoren steeds meer worden ingericht als ontmoetingscentra, met open ruimtes, vergaderkamers en meer plekken om sociale interactie te stimuleren.

Hybride werkplek: wel of geen beleid?

De ene organisatie kiest ervoor om de hybride manier van werken (nog) niet vast te gieten in regels en beleid. Medewerkers geven nu weliswaar aan dat thuis en kantoor afwisselen goed werkt, ook voor de werk-privé balans, maar blijft dat zo? En hoe gaan managers dit begeleiden? Andere organisaties kiezen ervoor om juist wel beleid vast te stellen, om leidinggevenden een guideline te geven.

In elk geval wordt bij veel organisaties nagedacht over de meerwaarde van het kantoor. Denk aan de situatie dat er bijvoorbeeld een intensief IT-traject loopt, onder behoorlijke tijdsdruk. Dan wil je waarschijnlijk graag de teams bij elkaar hebben, om de kruisbestuiving te krijgen die je digitaal veel minder hebt. Dus men denkt na over welke events echt toegevoegde waarde hebben om bij elkaar te komen, en wat dan nodig is om goed en veilig te werken.

Microsoft Viva ondersteunt verbinding en sociale cohesie in organisaties

Uit de round table kunnen we concluderen dat er zeker verschillen zijn in de manier waarop organisaties het afgelopen jaar hun manier van werken hebben aangepast, maar dat men tegelijkertijd veel dezelfde uitdagingen ervaart. Zoals het behoud van sociale cohesie, de binding van werknemers met de organisatie, maar ook het optimaal inrichten van kantoren die passen bij een hybride werkplek.

Microsoft Viva helpt organisaties hierbij, met name dankzij tooling als Viva Connections en Insights. Connections is, als sociaal intranet, het startpunt van je interne communicatie en werkdag. Viva Insights geeft medewerkers en managers, uiteraard met bescherming van de privacy van individuele medewerkers, inzichten in productiviteit en bijvoorbeeld in risicofactoren voor stress. Microsoft Viva is volledig geïntegreerd in Teams.

Samen nadenken over de hybride werkplek van de toekomst?

Meer weten over workplace innovation in jouw bedrijf? Maak dan een afspraak voor een 60 minuten inventarisatie. We gaan graag en vrijblijvend met je in gesprek en denken met je mee over thema’s als productiviteit en samenwerken, sociale interactie en interne communicatie, welzijn en ontwikkeling van werknemers, security en governance.

Afspraak 60 minuten inventarisatie

Auteur

Nick Nieuwenhuis
Nick is Microsoft Cloud Consultant bij HSO en deelt graag zijn expertise op het gebied van Modern Workplace services, zoals Microsoft 365, Azure, Power Platform en Security & Compliancy.