De komst van Unified Interface voor Dynamics 365 CE (Customer Engagement) zoemt al een tijdje rond. In 2018 kondigde Microsoft aan dat het eraan kwam en inmiddels is de functionaliteit beschikbaar. Belangrijk voor Dynamics 365 CE gebruikers is dat vanaf september 2019 geen nieuwe functionaliteit meer ontwikkeld wordt op de ‘oude’ web client. De automatische overgangsdatum is dan ook per klant verschillend en voor sommige klanten is dit al van kracht vanaf januari 2020. Valentijn Lansbergen, Senior Consultant Customer Engagement bij HSO vertelt wat Unified Interface inhoudt, wat de voordelen zijn en wat je moet doen voor je overgaat.

Valentijn: Wat is Unified Interface voor Dynamics 365 CE?

De kern van Unified Interface is dat het een consistente en toegankelijke gebruikerservaring heb op ieder device, dus of je nu op je desktop, laptop, tablet of smartphone werkt. Het doel van Microsoft is om de gebruikerservaring te verbeteren en ervoor te zorgen dat gebruikers efficiënter kunnen werken.

Wat is belangrijk om te weten?

Om te weten wanneer jouw organisatie over zal gaan kun je gebruik maken van de volgende link mits je over admin rechten beschikt: https://runone.powerappsportals.com. Komt de datum wel erg dichtbij en wil je graag uitstel vragen? Dat kan, Microsoft verstrekt de mogelijkheid om een kort uitstel aan te vragen. HSO kan je hierbij helpen.

Wat zijn de voordelen van Unified Interface?

Over het geheel genomen is de navigatie van de Dynamics 365 Customer Engagement apps flink verbeterd. Je navigeert sneller door de verschillende apps en de data worden overzichtelijker gepresenteerd. De indeling van de formulieren is aangepast waarbij gebruikt wordt gemaakt van tabbladen. In deze tabbladen worden de gegevens overzichtelijk gepresenteerd en kan de gebruiker sneller naar de betreffende data navigeren.

Wat valt nog meer op?

  • Unified Interface Custom Control

    Voorbeeld Custom Control

    Custom controls – dit zijn aangepaste besturingselementen, oftewel visuele elementen die je kunt gebruiken op formulieren en weergaves om velden met standaarddata (tekst of cijfers) op een andere, grafische manier weer te geven. Zoals in het voorbeeld rechts.

  • Tijdlijnbeheer – met behulp van de tijdlijn volgt de gebruiker gemakkelijk alle communicatie met de klant, door de tijd heen.
  • Reference panel – met het reference panel kun je allerlei informatie, zoals kennisartikelen opzoeken binnen de context van het record waar in je zit, dus zonder je scherm te verlaten.
  • Reflow – het responsieve design past zich aan op basis van de schermgrootte. Dus hoe meer ruimte beschikbaar, hoe meer informatie er kan worden weergegeven.
  • Betere performance – een groot voordeel van Unified Interface voor Dynamics 365 is de betere performance. Grid, formulieren en dashboards laden veel sneller.
  • Business Proces Flow – de processtappen zijn standaard ‘ingeklapt’. Via het ‘koppelmechanisme’ kan de onderhanden processtap aan het scherm gekoppeld worden. Dit is vooral handig bij complexe stappen.
Unified Inteface Dynamics 365 Business Process Flow

Voorbeeld Business Process Flow

 

Hieronder zie je een voorbeeld overview van een account. Zoals je ziet is dit niet langer opgebouwd uit blokken, maar uit tabs, waardoor je meer overzicht hebt, minder hoeft te scrollen en te klikken.

Unified Interface D365 Account

Voorbeeld Account overview

Elke gebruikersgroep een eigen app

Unified Interface past bij de strategie van Microsoft om steeds meer app-gebaseerd te werken. Je kunt verschillende apps inrichten op basis van bijvoorbeeld bedrijfsproces een of gebruikersgroepen. Op basis van autorisatie geef je gebruikers toegang tot één of meerdere apps of modules. Dat levert direct meer snelheid en gebruiksgemak op. Een gebruiker kan ook toegang hebben tot meerdere apps, afhankelijk van zijn of haar rol in het proces. Je kunt ook apps maken voor externe gebruikers, zoals bijvoorbeeld je telemarketingsbureau, die je zo toegang geeft tot uitsluitend die klantgegevens die ze echt nodig hebben om hun werk te doen.

Waar moet je rekening mee houden voor je overgaat?

De Unified Interface is een verandering voor de gebruiker, waar je echt even aan zal moeten wennen. Daarom raad ik aan om in een aparte acceptatie- of testomgeving waar Unified Interface en de apps zijn ingesteld je use cases en processen goed te testen en daarbij je kerngebruikers te betrekken. Werkt alles nog of is het nodig om processen (zoals bedrijfsregels of workflows) aan te passen of bijvoorbeeld formulieren of tabbladen anders in te delen? Heb je in het huidige systeem maatwerk code dan is het zeker aan te bevelen die goed te testen en zo nodig aan te passen. Gezien alle nieuwe mogelijkheden in de Unified Interface zie je wellicht ook mogelijkheden om bepaalde processen efficiënter in te richten.

Omdat het met de nieuwe UI mogelijk is om rolgebaseerde apps en modules op te zetten kan het huidige security model doorgelicht worden: hoeveel gebruikers zijn er, welke rollen worden er onderscheiden, zijn deze nog benodigd in de huidige vorm of kan dit anders opgezet worden? Ook daarvoor is deze overgang een mooie kans.

Hoe nu verder?

Dat is een goede vraag! Als je goed bent voorbereid, de verschillende apps inclusief autorisatie, maatwerk code en processen hebt getest en je gebruikers goed hebt geïnformeerd, dan kun je in principe nu al over. De nieuwe interface heeft immers veel voordelen.

Om zeker te zijn dat je niet voor verrassingen komt te staan, biedt HSO een quick scan aan. In een paar dagen tijd brengen we de impact voor jouw organisatie in kaart en krijg je een stappenplan om de overstap te maken naar de Unified Interface. Neem gerust contact met ons op via je HSO contactpersoon of stuur een bericht naar Vincent Maulany.

Contact Vincent Maulany

Lees ook: Dynamics 365 CE gebruikers opgelet! Deze veranderingen staan je te wachten