Voor bouwbedrijven die met derde partijen werken, kan tendermanagement een complex proces zijn. Hoe zorg je ervoor dat je verschillende contracten en offertes goed beheert, zodat je grip en controle houdt op je projecten en op je relaties? Een tenderbeheer-oplossing kan voor deze bedrijven veel waarde toevoegen. Laten we eens nader ingaan op vier van de belangrijkste voordelen van zo’n tendermanagement-oplossing.

Tendermanagement voordeel 1: Beter documentbeheer

Een aanbesteding is geen standaard verkoopproces, maar vraagt om een andere aanpak, waarbij je vaak meerdere documenten van verschillende leveranciers en partners moet beheren. Wil je een offerte indienen voor een groot bouwproject, heb je waarschijnlijk input van derden nodig, zoals  architecten of andere leveranciers, om een compleet voorstel te maken. Traditioneel gebeurt dit via e-mail of door gebruik te maken van platforms om bestanden te delen.

Deel je documenten via e-mail dan is het vaak lastig om de verschillende versies goed te beheren. En is op jouw platform duidelijk wie welke aanpassingen heeft gedaan? Heeft iedereen de juiste rechten? Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (CRM) en Dynamics Tender Management van HSO biedt documentbeheer dat is ingericht speciaal voor tenderbeheer.

Hierdoor bespaar je veel tijd en voorkom je fouten, doordat je niet van het ene systeem naar het andere hoeft over te stappen. Dit zorgt voor beter versiebeheer. Bovendien zijn je documenten goed beveiligd. Als verschillende stakeholders moeten ondertekenen, dan kunnen je documenten op een veilige plaats worden bewaard met voldoende rechten voor de relevante partijen.

Case: Tendermanagement bij Smit Lamnalco

HSO heeft internationaal maritiem dienstverlener Smit Lamnalco geholpen om aanbestedingsprocessen transparanter te maken door gebruik te maken van Microsoft Dynamics 365 CRM. Door foutgevoelige en tijdrovende Excel-spreadsheets

te vervangen door een volledig geïntegreerd CRM-systeem, kan Smit Lamnalco nu eenvoudig informatie delen, zowel lokaal als op internationaal niveau. Iedereen heeft realtime, duidelijke en volledige sales- en relatie-informatie in de juiste context.

Tendermanagement

De focus ligt bij Smit Lamnalco op het transparant maken van het commercieel proces en het tendermanagement.

Voordeel 2. Effectiever stakeholder management

Stel je voor dat je een grote aanbesteding hebt uitgeschreven om een nieuwe brug te bouwen. Bij zo’n project kunnen veel stakeholders betrokken zijn, zoals overheden, bouwbedrijven, architecten en ontwerpbedrijven. Deze stakeholders zullen in verschillende fasen van het project goedkeuring moeten verlenen, om de werkzaamheden naar de volgende fase te kunnen voortzetten. In een goed doordacht tendermanagement proces wil je een duidelijk overzicht van alle stakeholders, inclusief hun belang en rol.

Voordeel 3: Meervoudig opportunity management

Het beheren van meerdere opportunities tegelijkertijd kan een uitdagend onderdeel zijn van het tendermanagement proces. Leveranciers werken vaak samen met meerdere concurrerende bedrijven, die voor hetzelfde project tegelijk inschrijven. Slechts één bedrijf zal winnen, en dat is waar nauwkeurige voorspellingen en betere forecasting kunnen helpen.

Voor je Sales Manager biedt forecasting inzicht in het aantal offertes dat je hebt uitstaan. De tool  zorgt ervoor dat je geen offertes of kansen dubbel telt. Op deze manier kun je de meest waarschijnlijke leverancier kiezen waarmee je het bod kunt winnen.

Case: Tender- en relatiebeheer bij Itho Daalderop

Itho Daalderop is een leverancier van energiezuinige oplossingen en maakt gebruik van Microsoft Dynamics 365 (CRM). Accountmanagers beheren al snel zo’n 1.000 relaties per regio. Dankzij hun CRM kunnen

zij eenvoudig zien welke relaties actief zijn. Bovendien hebben zij een  compleet beeld van projecten in de regio’s, inclusief alle betrokken relaties, met als resultaat meer inzicht en controle over offertes en aanbestedingen.

Voordeel 4: Inzicht in calculaties versnelt het goedkeuringsproces

Na de kwalificatie van een opportunity zijn vaak goedkeuringen nodig om ‘m door te zetten naar de volgende fase. Bij de meeste grote projecten zijn complexe berekeningen nodig, die voor het senior management of de juridische afdeling tamelijk uitdagend zijn. Dit kan vervelende vertragingen opleveren. Gespecialiseerde oplossingen, zoals e-Con, worden vaak gebruikt om berekeningen in offertes te maken, dus het integreren van dit deel van het tendermanagement proces, of het zichtbaar maken ervan in CRM is daarom essentieel.

Minder risico’s, hogere win-ratio, meer klantgericht

Met Microsoft Dynamics 365 (CRM) kun je de koppeling met de berekening beheren, en krijg je inzicht in alle informatie die hierbij gebruikt is. Alle partijen krijgen toegang tot de juiste informatie, zodat ze een beter geïnformeerde beslissing kunnen nemen over het accorderen van een offerte. Dynamics Tender Management van HSO in combinatie met Microsoft Dynamics 365 (CRM), helpt bedrijven om betere beslissingen te nemen. Dit leidt tot minder risico’s, een hogere win-ratio, en uiteindelijk een meer klantgerichte aanpak van projecten.

HSO biedt hiermee een complete oplossing voor tendermanagement. Vertrekpunt hierbij zijn jouw  strategische doelstellingen en processen, om zo de beste tendermanagement oplossing te ontwikkelen die daarbij past. Benieuwd naar de toegevoegde waarde van Microsoft Dynamics 365 (CRM) en HSO Tendermanagement?

Whitepaper: Datagedreven bouwtoeleveranciers