Veel organisaties zijn in hun commerciële proces afhankelijk van aanbestedingstrajecten om een project of aanbesteding te winnen. Ieder tenderproces is een combinatie van risico-, project- en stakeholdermanagement. Of je een project binnensleept hangt niet af van toeval, nee, elk detail is te beheersen. Maar dat is niet eenvoudig. Mireille Gielians, Business Consultant voor Microsoft Dynamics 365 bij HSO, ziet dat aanbestedingsprojecten steeds complexer worden. Een oplossing voor tendermanagement, waarmee je de complexiteit inzichtelijk en beheersbaar maakt, is dus geen nice-to-have maar een need-to-have.

Maar welke uitdagingen komen tendermanagers momenteel tegen en welke tips helpen om zoveel mogelijk rendement te behalen? Mireille geeft aan:

1. Tijdig aan tafel: het belang van stakeholdermanagement

Bij een nieuw project is het zaak om zo vroeg mogelijk aan tafel te komen bij de aanbestedende partij en haar stakeholders. Heb je op het netvlies welke projecten binnenkort van start gaan?

En als je de ‘pipeline’ dan goed in beeld hebt, weet je dan welke stakeholders voor jou van belang zijn? Onderhoud contact met aannemers, projectontwikkelaars en architecten en andere ketenpartners. Leg relaties en contactmomenten vast in CRM, zodat je historie en inzicht opbouwt en op het juiste moment de juiste actie onderneemt.

Datagedreven werken voor bouwtoeleveranciers

2. Nieuwe manier van aanbesteden

Voorheen werd een tender vaak alleen uitgeschreven voor de uitvoering van een project. Vandaag de dag is dit steeds vaker óók voor het onderhoud dat op het project volgt. Technisch dienstverleners en installatiebedrijven zitten in een transitie naar een ander verdienmodel. Deze overgang van een afgekaderd project naar dienstverlening via abonnementsvormen, ook wel servitization genoemd, vergt een andere aanpak en brengt vooral ook andere risico’s met zich mee.

De vraag is: is het project mét opvolgend onderhoud wel winstgevend? Ook de rol die een opdrachtnemer speelt in een project is aan het veranderen. Projecten worden steeds complexer, met veel meer deelnemende partijen en specialisten. Wat betekent samenwerking met ketenpartner X en specialist Y voor de kans van slagen? Inzicht uit historische data helpt bepalen welk type projecten en welke samenwerkingsverbanden de meeste kans van slagen hebben en (dus) het hoogste rendement opleveren.

3. Het belang van risicomanagement

Breng risicomanagement onder in het tendermanagementproces, zodat het integraal onderdeel wordt van het aanbestedingstraject. Leg bijvoorbeeld goed vast wie op welk moment een akkoord of go/no go moet geven.

4. Koppeling tussen de back-end en de operatie

Het succes van een project hangt vaak samen met de nauwkeurigheid van de risicovoorspelling. Te optimistische inschattingen kunnen een project opbreken, net als verkeerde berekeningen of onverwachte omstandigheden (die soms wel vooraf te signaleren zijn). Het is cruciaal dat deze risico’s vooraf zo veel mogelijk worden ingedekt en, als dat niet kan, dat de mogelijke gevolgen voor de organisatie duidelijk zijn. Een hulpmiddel hierbij is om het project aan te sluiten op het ERP-systeem. Daarmee breng je de planning, beschikbare resources, productiecapaciteit en de belasting van de onderhoudsdienst vooraf in kaart.

Mireille sluit af: “De bovenstaande uitdagingen zijn tot op zekere hoogte ‘onzichtbaar’ en veel bedrijven zien meedoen aan tenders als een soort van loterij. Maar er hangt minder van het toeval af en de gunfactor dan je op het eerste gezicht denkt. Investeer in het managen en borgen van het tenderproces en til het naar een hoger niveau. Dit gaat zich namelijk zeker terugbetalen. Stuur me een bericht als je meer weten over strategisch tendermanagement?”

E-mail Mireille Gielians

Dit artikel verscheen eerder op installatietotaal.nl