Heb je het gevoel dat je finance team wordt belast met te veel repetitieve werkzaamheden? Zou je graag meer  tijd vrijmaken zodat je team zich kan concentreren op andere, strategische taken? Wil je dat je team meer voor elkaar krijgt, liefst met minder middelen? Bij HSO helpen we de finance teams om effectiever en efficiënter te werken. Robotic Process Automation, of Robotic Accounting, is hierin dé volgende stap. Hiermee kun je repetitieve, transactionele taken automatiseren en daarmee aanzienlijk versnellen. Dat betekent tijd vrijmaken voor je team, zodat zij zich met andere opdrachten bezig kunnen houden.

En, geen zorgen. Deze accounting robot wordt geen Terminator. Eerder een Marvin, uit The Hitchhiker’s Guide to the Galaxy: stabiel, betrouwbaar, saai, maar constant aan het werk voor miljarden jaren tot het einde van het universum. Jouw Marvin gaat niet proberen de wereld over te nemen, maar kan wel je financiële afdeling positief veranderen!

Is jouw bedrijf klaar voor robotic accounting?

Maar is Robotic Accounting dan echt zo gemakkelijk te implementeren? Onze ervaring is inmiddels dat de software en beschikbaarheid ervan niet het probleem is. Dynamics 365 Finance in combinatie met het Power Platform biedt alle technologie die nodig is om administratieve taken te automatiseren. Wat vaak nog de bottleneck is, is de bereidheid om processen te veranderen en deze automatisering door te zetten.

Hieronder geven we een aantal voorbeelden van processen die je met behulp van Dynamics 365 Finance apps, Office 365 en Power Apps kunt automatiseren. Goed om te weten: je hoeft geen Dynamics 365 gebruiker te zijn om te profiteren van de mogelijkheden van het Power Platform! Deze tools kunnen worden gebouwd bovenop bijna elke database en je kunt ze verbinden met alle grote business applicaties.

Robotic accounting voor inkoopboek en onkostenbeheer

Een van de grootste lasten voor het financiële team is de handmatige verwerking van het inkoopboek en de onkosten. Aangezien standaardformaten voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) in veel bedrijfstakken nooit van de grond zijn gekomen, hebben gevonden, ontvangen de inkoopgrootboekteams nog steeds een enorme hoeveelheid facturen van leveranciers per slakkenpost en e-mail. In veel bedrijven worden uitgaven nog steeds bijgehouden in spreadsheets en opnieuw ingevoerd. Dat kan anders!

Veel van onze klanten gebruiken optische herkenningssoftware zoals Readsoft Invoices, Medius, of Bottomline om gemailde facturen op te halen, afbeeldingen op te slaan, de belangrijkste gegevens op de factuur te herkennen (bijv. leverancier, datum, PO nummer, BTW, brutobedrag) en matching uit te voeren binnen de software zelf. Deze tools hebben geavanceerde goedkeuringsworkflows ingebouwd waarmee managers facturen kunnen goedkeuren, vanaf elk device. Zo heeft iedereen meer tijd om zich op de uitzonderingen te concentreren en kunnen de facturen vlot in een betalingsrun worden verwerkt.

Voor uitgaven, OPEX- en CAPEX-aankopen is het Microsoft Power Platform een uitstekende en veelzijdige tool. Hiermee kan iedereen die een beetje thuis is in Excel, zijn eigen apps en workflows bouwen en onderhouden. Zo kun je met Power Apps een app te bouwen voor het registreren van uitgaven of declaraties op telefoons, tablets en desktops. Met een geïntegreerde Power Automate workflow stuur je goedkeuringsworkflows naar managers.

Verder is het mogelijk om met Power Platform apps, ingebed in Dynamics 365 Finance en Operations, frequente taken van het debiteurenteam eenvoudiger te maken. Zoals het opnieuw verzenden van betalingen, het controleren van de status van betalingen, en het opnieuw verzenden van betalingsbestanden.

En er kan nog meer met Power Apps en Robotic Accounting…

Wat ons betreft zijn de mogelijkheden met het Power Platform, Power Apps en Robotic Accounting eindeloos. Van het automatiseren van bank reconciliaties, het ondersteunen van budgetterings- en forecastingprocessen en het automatiseren van je managementrapportages.

  • Wil je kennismaken met het Power Platform en meteen zelf aan de slag? Dan is het Power Platform Taster Menu ideaal.
  • Overweeg je low code platformen in te zetten, maar twijfel je welk platform het beste past bij jouw organisatie en vraagstukken? Vraag dan onze Keuzegids Low Code Platformen aan.

 Vraag de gratis Keuzegids Low Code Platformen aan

Auteur

Hans Broer
Hans is Marketing Manager van HSO Nederland.