Auteur

Hans Broer
Hans is Marketing Manager van HSO Nederland.

Het is één van de belangrijkste inzichten voor aanbieders van Software-as-a-Service (SaaS) en andere organisaties die zich op subscriptions richten: revenue recognition (omzetherkenning). Maar het is geen sinecure om dit te realiseren. In dit blog bespreek ik een aantal best practices en ga ik in op de complexiteit rond herhalingsfacturen en de accountingstandaarden waaraan je moet voldoen (zoals ASC 606 en IFRS 15).

Aan de ene kant kijken mensen met commerciële beroepen vaak jaloers naar aanbieders van SaaS-oplossingen. Hoe schaalbaar wil je je businessmodel hebben? Een klantenbestand met maandelijks betalende abonnees is een gunstig uitgangspunt, maar het gaat ook gepaard met administratieve uitdagingen. Daardoor hebben Om SaaS-bedrijven soms een zware kluif aan het inschatten van hun commerciële en financiële gezondheid. Daar verschijnt het begrip Revenue Recognition ten tonele.

Wat is Revenue Recognition?

Eerst even terug naar Revenue Recognition als begrip. Feitelijk is het een generally accepted accounting principle (GAAP) voor de methode om omzet te ‘erkennen’. Er is pas sprake van omzet zodra een product of dienst is geleverd en door de klant is geaccepteerd (oftewel, de factuur is akkoord en betaald). Revenue Recognition helpt bedrijven om een onderscheid te maken tussen omzet waarvoor de wederdienst al is geleverd en omzet waar nog een doorbelasting achter zit, of waar de wederdienst nog voor moet worden geleverd.

En daar ligt de crux. Voor SaaS-aanbieders (maar ook andere bedrijven die met een abonnementsmodel werken) is dat onderscheid niet altijd even eenvoudig te maken. Je mag omzet boekhoudkundig pas volledig erkennen zodra aan alle contractuele verplichtingen is voldaan en de klant het resultaat heeft geaccepteerd. Een klant die in januari verlengt en vooruitbetaalt voor een jaar brengt een flinke omzet binnen. Maar pas aan het einde van datzelfde jaar is de omzet officieel binnen. Om dit soort praktische problemen onder te brengen in je financiële administratie, heb je een softwarepakket als Microsoft Dynamics 365, Dynamics 365 Commerce, Dynamics 365 Sales of Dynamics 365 Customer Service nodig.

Revenue Recognition

Niet alleen software, ook veel andere producten worden tegenwoordig als dienst geleverd: van maaltijdboxen tot scheermessen en van auto’s tot games.

Waarom is revenue recognition belangrijk voor abonnementsfacturatie?

Revenue Recognition is van invloed op elk aspect van je bedrijfsvoering. Die moet je goed doorgronden om over het volledige financiële plaatje te kunnen zien. Als je omzet vastlegt voordat die werkelijk is gerealiseerd, kan dat je de indruk geven dat je meer kunt investeren dan je opbrengsten rechtvaardigen. Maar het werkt ook de andere kant op: als je verzuimt om omzet die nog binnenkomt (bijvoorbeeld door betalingsachterstanden) apart te calculeren, kan dat ertoe leiden dat je je eigen financiële middelen onderschat. En daarmee loop je weer kansen mis om te investeren in de verdere groei van je onderneming.

Datzelfde geldt voor wanneer je naar een beursintroductie toewerkt, nieuwe investeerders wilt binnenhalen of een zakelijke lening wilt aanvragen. Dit vraagt om accurate Revenue Recognition en het opnemen van de uitgestelde omzet in je kwartaalrapportage en jaarrekening. Als een bedrijf onvoldoende inzicht heeft in de invloed hiervan op zakelijke beslissingen, lijdt de bedrijfsvoering daar onder.

Revenue Recognition is ook van cruciaal belang voor het berekenen van de vennootschapsbelasting en het waarborgen van compliance. De nieuwe accountingstandaarden ASC 606 en IFRS 15 helpen SaaS-bedrijven om meer inzicht te verwerven in hoe dit in zijn werk gaat en wat er precies nodig is om aan de eisen van de wet- en regelgeving te voldoen.

Cruciaal voor verantwoord financieel beleid: uitgestelde omzet

Je genereert dagelijks omzet uit de diensten die je levert. Maar als je onverdiende opbrengsten als omzet telt, kan dat tot riskante situaties leiden. Klanten kunnen natuurlijk op een bepaald moment minder tevreden zijn met dienstverlening, een klacht indienen, hun abonnement opzeggen of hun geld terugvragen. Uitgestelde omzet voert opbrengsten op als aparte voorziening en beschermt daarmee je cashflow. Het voorkomt dat je meer geld investeert dan er binnenkomt.

Vroeger hoefden bedrijven maar weinig opbrengsten als uitgestelde omzet aan te merken. Meestal werd er over de toonbank betaald voor ontvangen goederen. De aanschaf van software omvatte niet meer dan de aanschaf van een floppy disk of cd en het kopiëren van de inhoud daarvan naar je harde schijf. De klant was eigenaar van het product, en het kon soms jaren duren voordat er een nieuwe versie van de software verscheen.

Meer over Subscription Management met Dynamics 365

Maar inmiddels ontwikkelt de technologie zich in sneltreinvaart. Software-upgrades laten niet langer jarenlang op zich wachten. Software wordt tegenwoordig online gehost en op abonnementsbasis afgenomen. SaaS-bedrijven bieden hun klanten daarnaast direct toegang tot de laatste versies en configuraties.

Bedrijven gaan op herhaling gebaseerde facturatierelaties met klanten aan die wederzijdse voordelen opleveren. Maar er ligt hierbij dus een gevaar op de loer. Klanten betalen weliswaar vooraf voor diensten of software, maar je kunt die bedragen pas als omzet aanmerken zodra de diensten zijn geleverd. Stel bijvoorbeeld dat een klant een abonnement voor één jaar aanschaft en daar direct voor betaalt. In dat geval ben je verplicht om het leeuwendeel van die opbrengsten aan te merken als uitgestelde omzet, omdat het om een voorziene inkomsten gaat. De omzet moet je in de loop van het jaar beetje bij beetje erkennen.

Productbundels maken de Revenue Recognition voor abonnementsfacturatie nog complexer

SaaS-bedrijven hebben vaak grote moeite met het verwerven van inzicht in de revenue recognition voor diensten die ze als bundels aanbieden. Sommige klanten betalen voor diverse pakketten of functionaliteiten tegelijk. Ook komt het vaak voor dat support, consultancy of maatwerk bij de aanschaf van een SaaS-oplossing zijn inbegrepen. Maar dat geldt meestal niet voor het volledige klantenbestand en is van andere variabelen afhankelijk. De vraag of deze diensten afzonderlijke boekhoudkundige eenheden vormen is bepalend voor Revenue Recognition.

Het vijfstappenplan voor Revenue Recognition voor SaaS-oplossingen en abonnementsmodellen ziet er als volgt uit:

  1. Breng in kaart welke contracten met een klant zijn gesloten.
  2. Ga na welke prestatieverplichtingen daaruit voortvloeien.
  3. Stel het transactiebedrag vast.
  4. Wijs het transactiebedrag toe aan contractuele verplichtingen.
  5. Erken de omzet pas op het moment dat de betreffende verplichtingen zijn voldaan.

Onze nieuwste blogs