Als Analytics Solutions-specialist krijg ik  vaak te maken met vragen over reports in Dynamics 365. Voor sommige organisaties zijn de rapportagemogelijkheden die in Dynamics 365 zelf zitten voldoende, andere hebben uitgebreidere behoeftes en kiezen voor een uitgebreider BI-landschap met bijvoorbeeld Power BI als visualisatietool. Wat is verschil tussen embedded reports en de Power BI Service? Welke impact heeft dit op een datalandschap? En welke oplossing past het beste bij jouw reporting-vraag? 

Met embedded reports bedoelen we in de regel de rapportagemogelijkheden binnen Dynamics 365, meer specifiek binnen de ERP-apps. Er zijn hiervoor drie mogelijkheden: SSRS, Management Reporter en ‘Power BI Embedded’. Over die laatste hebben we het hier. Power BI Embedded is een visuele rapportage in de applicatie zelf. Dit betekent wel dat deze rapportages uitsluitend data bevatten uit Dynamics 365. 

Embedded reports met bijvoorbeeld SSRS  zijn daarmee vooral geschikt voor operationele rapportages, die in de regel behoorlijk gedetailleerd zijn. Denk aan orderlijsten, picklijsten en voorraadniveau. Goed om te weten is dat de embedded reports niet standaard in Dynamics 365 (CRM) te vinden zijn. In CE kun je wel Power BI-rapportages zichtbaar maken, maar dit is gebaseerd op een koppeling met de Power BI Service-oplossing. Dit is dus niet hetzelfde als Power BI embedded in Dynamics 365 (ERP), ook al ziet het er wel ongeveer hetzelfde uit.

Rapportages met data uit meerdere bronnen? Kies voor de Power BI service

De Power BI service kies je als jniet alleen operationele rapportages maar ook meer strategische rapportages nodig hebt, waarvoor je data uit andere bronnen gebruikt. Zodra je ERP- en CRM-data wil combineren heb je een datastrategie nodig met bijvoorbeeld een datawarehouse en een tool voor datavisualisatie, zoals de Power BI service 

Overigens kun je in de applicatie een workspace aanmaken, oftewel een extra tabje, voor Power BI waarin je deze rapportages direct toontEigenlijk dus net zoals de reports in Dynamics 365 in de CRM-applicaties werkenJe hebt dan wel altijd al je belangrijke informatie en rapportages bij de hand.

Ook bij embedded reports in Dynamics 365: bepaal vooraf wat je wilt weten

Power BI embedded is weliswaar een functie die je relatief eenvoudig kunt aanzetten binnen F&O, maar we adviseren om hier wel vooraf goed over na te denken en advies te vragen aan een BI-consultant. Welke rapportages heb je precies nodig? Bijna altijd zien we een behoefte om rapportages aan te passen en ook bij het ontwikkelen van de entities is het betrekken van een BI-consultant zinvol. Sowieso als je meerdere databronnen wilt integreren en je praat over het opzetten van een datawarehouse komen mijn collega’s en ik aan tafel.

Over naar reports in Dynamics 365?

Stap je over van een on-premise ERP-systeem naar Dynamics 365 in Azure? Laat je dan vooraf goed informeren over de reports in Dynamics 365, zoals Power BI embedded, maar ook over de gevolgen voor je ‘oude’ datawarehouse. BI werkt bij SaaS oplossingen anders dan je gewend bent. 

Dynamics 365 datawarehouse

Auteur

Piet-Auke Boekema
Internationaal pre-sales consultant bij HSO, gespecialiseerd in (Big) Data & AI, BI en Internet of Things (IoT). E-mail: paboekema@hso.com