Process mining geeft direct inzicht in de bedrijfsprocessen, op basis van data die je via de verschillende informatiesystemen in je organisatie tot je beschikking hebt. Daarmee is het een krachtige tool om deze processen vervolgens te optimaliseren. Process mining kan eveneens van grote toegevoegde waarde zijn als je aan de vooravond staat van een ERP-transformatie. Sterker nog: het is een gouden duo. Want met behulp van process mining, realiseer je een betere ROI op een nieuw ERP-systeem. In deze blog lichten we dit graag verder toe.

Wat is process mining ook alweer precies?

Process mining is een techniek voor het analyseren, monitoren en verbeteren van processen in organisaties zoals ze in werkelijkheid zijn. Dus niet de processen zoals je denkt dat ze zijn, of zoals ze ooi ontworpen zijn. Process mining doe je door grote hoeveelheden data die verzameld zijn in de event logs van je informatiesystemen te verzamelen, te analyseren en weer te geven. Onze partner Celonis legt de technologie hierachter haarfijn uit.

Een belangrijk voordeel van process mining is dat het objectieve, op feiten gebaseerde informatie geeft, omdat de rapportages die je krijgt zijn afgeleid van harde data. Zo kun je met behulp van process mining bestaande bedrijfsprocessen toetsen, analyseren en verbeteren.

Veel processen die je met process mining onder de loep kunt nemen zijn verankerd of hebben een link met het ERP-systeem. Het zijn de core processen in je bedrijf. Denk aan inkoopprocessen, productieprocessen, logistiek, distributie, accounts payable, accounts receivable, maar ook bijvoorbeeld customer support-processen.

ERP Modernization - Transformation

Wat kan process mining opleveren?

Als je bedrijfsprocessen suboptimaal verlopen, dan kan dit organisaties heel veel geld kosten. Simpelweg omdat je niet de volledige capaciteit gebruikt, omdat er onnodig fouten worden gemaakt of mensen onnodige handelingen verrichten. Process mining geeft bijvoorbeeld inzicht in:

  • Hoe een proces waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn werkelijk verloopt (vs. op papier);
  • Of gemaakte afspraken over processen gevolgd worden;
  • Of er onnodige handelingen plaatsvinden.

Proces mining kan ook inzicht geven in:

  • Welke leverancier het beste zijn afspraken nakomt;
  • Welke partners het meeste business opleveren;
  • Welke teams of medewerkers het afgesproken proces niet volgen.

Waarom gaan process mining en ERP modernization hand-in-hand?

Belangrijke doelstellingen van een ERP-systeem zijn om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, de kwaliteit en operational efficiency te vergroten en zo klanttevredenheid te verbeteren. Bovendien zorgt het ERP-systeem ervoor dat je cruciale bedrijfsdata georganiseerd en veilig zijn. Het is echter geen geheim dat ERP-implementaties lang niet altijd vlekkeloos verlopen. Dit kan allerlei oorzaken hebben; denk aan onvoldoende betrokken en getrainde medewerkers, incomplete data of suboptimale processen.

Process mining kan dé tool zijn waarmee je veel problemen van ERP-implementaties kunt voorkomen. Daarom adviseren wij dan ook om voorafgaand aan een ERP-modernisering, zoals een migratie naar Dynamics 365, gebruik te maken van process mining software. Waarom? Een paar voordelen op een rij:

Voordelen van process mining software:

01

Voorkom de implementatie van ‘foute’ processen

Een veelgemaakte fout is dat processen in de praktijk anders verlopen dan je denkt. Of dat je huidige processen inefficiënt zijn ingericht. Doordat process mining direct inzicht geeft in deze ‘fouten’, voorkom je dat je deze suboptimale processen meeneemt in je nieuwe ERP. Ook kun je met process mining veel tijd besparen die je normaliter voorafgaand aan een implementatie besteedt aan interviews.

02

Een hogere ROI dankzij beter en gericht trainen van gebruikers

Na de implementatie van bijvoorbeeld Dynamics 365, kun je met process mining precies zien op welke onderdelen medewerkers extra ondersteuning of training nodig hebben. Je kunt immers zien waar het proces hapert of waar bepaalde handelingen veel tijd kosten.

03

Optimaliseer processen die verder gaan dan het ERP

Veel processen gaan verder dan alleen het ERP-systeem en de meeste bedrijven hebben een applicatielandschap dat bestaat uit diverse geïntegreerde software en systemen. Hoe loopt de datastroom, wie interacteert met welke informatie en wanneer in het proces? Belangrijke vragen, die je voor je ERP-transformatie stelt en die je met process mining kunt beantwoorden.

04

Houd je ERP-systeem gezond

Ook na de transformatie van je ERP-systeem is het belangrijk dat je het systeem ‘gezond’ houdt. ERP is immers een van de meest bedrijfskritische systemen die je in je bedrijf hebt draaien! Alleen als Dynamics 365 goed gebruikt wordt en de data betrouwbaar zijn, creëer je een positieve Return on Investment. Process mining is dus niet alleen voorafgaand aan een ERP-modernisering van toegevoegde waarde, maar zeker ook erna.