Recent werd Microsoft als Leader genoemd in de 2021 Forrester Wave voor Robotic Process Automation (RPA). Dat is wat ons betreft meer dan terecht! Met Power Automate maakt Microsoft Robotic Process Automation heel toegankelijk voor bedrijven die bijvoorbeeld repetitieve handelingen slim willen automatiseren. In deze blog vertel ik meer over de mogelijkheden van RPA en geef ik voorbeelden van concrete toepassingen van Power Automate.

Power Automate onderdeel van krachtig Microsoft low code platform

Power Automate (voorheen bekend als Flow) is onderdeel van het Power Platform, het low code platform van Microsoft. Dankzij de meer dan 400 connectoren en ingebouwde templates kun je snel en gemakkelijk processen inrichten. Een ander groot voordeel van Power Automate en het Power Platform is de ingebouwde AI-builder. Daarover hieronder meer.

Met RPA voorkom je fouten en bespaar je tijd

Robotic Process Automation (RPA) kun je zien als een robot, of bot, die je handmatige, vaak repetitieve taken laat uitvoeren die anders door mensen worden gedaan. In factuurverwerking wordt RPA al veel toegepast. Een factuur invoeren gebeurt steeds vaker automatisch, maar vaak is een extra verificatie nodig, die dan alsnog door een medewerker wordt gedaan. Met RPA kun je dit proces automatiseren en deze dubbelcheck door een bot laten doen. De bot kan dan een signaal geven bij afwijkingen, zodat alleen op die momenten een medewerker actie onderneemt. Groot voordeel: de bot wordt niet moe en blijft dus altijd even scherp. En in de tijd dat de bot bezig is, kan de medewerker andere dingen doen. Al gaat het maar om 10 tot 30 minuten per dag, is dit op week- en jaarbasis een heleboel tijd die je bespaart!

AI-builder sterke aanvulling op Power Automate van Microsoft

Power Automate verschilt qua functionaliteit niet zo veel van andere RPA-tools. Maar het grote voordeel van Power Automate is de Microsoft AI-builder, die in het Power Platform zit.

Sommige bedrijven hebben RPA-tools voor factuurherkenning in huis, met OCR-software. Deze software herkent tekst op een gescand document, bijvoorbeeld op een factuur of een order. Hierbij worden pixels omgezet naar digitale tekst. Maar om deze tekst vervolgens te interpreteren heb je weer een medewerker nodig, of de AI-builder.

Een voorbeeld: stel, je hebt een overzichtelijk aantal vaste leveranciers waar je facturen of andere correspondentie van krijgt. Je kunt de AI-builder dan trainen door deze te ‘voeden’ en te laten leren met een set documenten en daar de gewenste informatie uit te laten halen, zoals datum, bedrag, factuurnummer enzovoort. Zo kunnen deze vervolgens veel sneller, geautomatiseerd worden vastgelegd.

Check en dubbelcheck: gebruik Microsoft Power Automate voor testen

Een andere toepassing van RPA die veel gebruikt wordt is testen. Een heel simpel voorbeeld: vanuit systeem A moet een account worden aangemaakt in systeem B. Het controleren of de account daadwerkelijk is aangemaakt wordt vaak door een medewerker gedaan. Dat kan anders! In plaats daarvan kun je een flow in Power Automate met een trigger vanuit systeem A activeren, die vervolgens checkt of de info in systeem B aanwezig is en klopt.

Traditioneel werd door de IT-afdeling zelf een controle-flow geprogrammeerd, maar dit kost meestal veel meer tijd dan het maken van een flow in Power Automate. De snelheid en flexibiliteit van de Microsoft tool is enorm. Een ander voordeel is dat je de bot aan en uit kunt zetten wanneer je wilt, dus je kunt prima een maandje testen.

Snel bestanden opslaan in leesbaar formaat

Een laatste mooi voorbeeld is het toepassen van Power Automate bij het archiveren van informatie. Regelmatig komen we bij klanten nog Infopath tegen, een enigszins verouderde tool om formulieren te maken. Echter voor systemen die dit formulier moeten verwerken is het bestandsformaat vaak niet leesbaar. We zien in de praktijk dat het formulier eerst in een ander formaat moet worden opgeslagen, voordat alle informatie correct in een pdf kan worden gezet. Een ideale handeling voor een bot. Wederom: welkom Microsoft Power Automate!

Goed om te weten: een aandachtspunt bij het inzetten van RPA is het beheer. Meer processen automatiseren betekent meer bots maken. Dus hoe voorkom je wildgroei en hoe hou je dit beheersbaar? Daar ga ik in een andere blog graag verder op in.

Auteur

Egbert Roelofsen
Egbert Roelofsen is als consultant bij HSO gespecialiseerd in het Power Platform.