Veel bedrijven leveren orders uit op basis van voorgedefinieerde procedures en kijken niet naar de optimale afhandeling per individuele order. In deel 2 van deze zesdelige serie blogs gaat IMCC-expert en HSO Senior Business Consultant Sjoerd Leiker in op het verschil tussen passief en actief ordermanagement.

Om het verschil tussen passief en actief ordermanagement aan te geven moeten we kijken naar de definitie van ordermanagement. Is ordermanagement het afhandelen van orders of is ordermanagement het optimaal invullen van de behoefte van deze order? Eigenlijk geeft deze vraag al direct het antwoord op waarin passief en actief ordermanagement van elkaar verschillen. Het behandelen en uitleveren van een order, of een verzameling orders, is wat we typisch verstaan onder ordermanagement. Dit afhandelingsproces kan op een actieve en een passieve manier plaatsvinden.

Download whitepaper: Digitale Transformatie

Statische opvolging van activiteiten

Wanneer we kijken naar passief ordermanagement dan zijn er voorgedefinieerde parameters die bepalen hoe een order uitgeleverd moet gaan worden. Parameters die ik hier bedoel zijn parameters als levermethode, magazijn van levering, hoeveelheid, volume, levertijd, voorkeursleverancier, hoofdmagazijn, aanvulstrategie, etc. Deze parameters bepalen statisch dat: dit artikel, in díe regio met dát aantal, altijd geleverd wordt via magazijn XYZ. Vervolgens wordt magazijn XYZ automatisch aangevuld vanaf de voorkeursleverancier, middels een automatisch gegenereerde inkooporder, wanneer de voorraad onder het minimum komt. Kortom een redelijk statische volgtijdelijke opvolging van activiteiten.

Op zich is met bovenstaande aanpak niks mis. Door de hele supply chain worden behoeftes immers ingevuld op basis van deze parameters; rekening houdend met contractafspraken met leveranciers en aanvulstrategieën. Het is ook heel efficiënt omdat geen interactie nodig is – buiten systeeminteractie op basis van bijvoorbeeld EDI –om het proces te laten verlopen.

De meest optimale invulling

Wanneer we echter gaan werken met actief ordermanagement dan zijn de paden niet meer voorgedefinieerd, of minimaal voorgedefinieerd. Ze zijn flexibel, in verschillende gradaties. Bij actief ordermanagement ga je actief op zoek naar de meest optimale invulling van de order. Optimaal in de zin van levertijd (service level) en kosten.

Waarom gaan we wachten op een aanvulling van de magazijnvoorraad voordat we uit kunnen leveren aan de klant? Waarom niet een dropshipment? Waarom halen we de artikelen niet uit een ander magazijn? Waarom niet vanuit twee magazijnen leveren? Zijn er ook vestigingen in de buurt die de goederen vrij beschikbaar hebben, kunnen we vanaf daar leveren? In al de deze scenario’s moeten we rekening houden met de kosten en op zoek gaan naar de optimale invulling.

Manuele afhandeling onmogelijk

U zult zeggen: dit doen we vaak al door de order manueel af te handelen. Dat klopt, maar nu willen we dit doen voor duizenden orders in een omni-channel omgeving! Hoe doen we dat dan?Het is mogelijk om ook deze actieve vorm van ordermanagement onder te brengen in systemen. Hoe dat werkt, vertel ik in mijn volgende blog met als titel ‘Distributed Order Management: wat is het eigenlijk, hoe gaat het in z’n werk?’.

Kijk voor de andere blogs van Sjoerd op de website van het IMCC, het Inventory Management Competence Center.

Ordermanagement deel 1: De perfecte order bestaat niet

New call-to-action