Er is niets ergers dan om na maanden planning en implementatiewerk een ERP-systeem in productie te nemen en te concluderen dat het niet naar behoren functioneert. In dit blog gaan we in op de vijf belangrijkste supportvragen van Microsoft Dynamics AX-gebruikers en hoe u die kunt oplossen.

1. Een verkeerde configuratie

Het inrichten van een ERP-systeem is geen sinecure. Tijdens de implementatie moeten er allerhande parameters worden ingesteld en beslissingen worden genomen. Daar zijn professionals voor nodig die uw onderneming volledig kunnen doorgronden. Wij raden u aan om deze uitdaging niet in uw eentje aan te gaan. Een betrouwbare Microsoft Dynamics-partner kan u helpen met het ontwerp en de planning van uw ERP-implementatie en ervoor zorgen dat u over alle capaciteit beschikt die nodig is voor een juiste configuratie van het systeem.

2. Beveiliging en toegangsrechten

Hoe vaak hebt u niet de volgende klacht van medewerkers gehoord: “Ik kan geen toegang tot het systeem krijgen”. Een verkeerde toewijzing van rollen is een van de problemen die we het vaakst van gebruikers vernemen. Gelukkig zijn er tools van Microsoft die u helpen om bedrijfsprocessen in gebruikersrollen te vertalen met behulp van de Task Recorder. Microsoft Dynamics biedt daarnaast extra beveiligingsfuncties voor rollen en toegangsrechten. Deze helpen u de juiste mensen het juiste niveau van toegang te bieden.

3. Foutmeldingen

Dit is met afstand het meest voorkomende ondersteuningsprobleem. De waarschuwingen en foutmeldingen van Microsoft Dynamics zijn soms bijzonder informatief en wijzen u snel in de juiste richting. Een aantal daarvan zijn echter moeilijker te doorgronden en vragen om een nauwgezette analyse. Door de implementatie van uw ERP-systeem de hulp in te schakelen van een toegewijde managed services partner kunt u enkele van de problematischere foutmeldingen voorkomen. Deze partner kan preventieve ondersteuning bieden om een juist functioneren van uw systeem te waarborgen.

4. Onvoldoende of onjuiste gebruikerstraining

Als u een ERP-systeem inricht, zullen daar gebruikers op afkomen. Dat houdt echter niet in dat ze automatisch weten hoe ze het systeem moeten gebruiken. Zonder een formeel trainingsprogramma en plan voor wijzigingsbeheer bestaat de kans dat uw werknemers het systeem op een verkeerde manier gebruiken of, erger nog, gefrustreerd raken en het voor altijd de rug toekeren. We raden u dan ook aan om van meet af aan te investeren in een formeel trainingsprogramma voor eindgebruikers dat uw AX- of 365-omgeving van A tot Z beslaat.

5. Prestatieproblemen

Mogelijk merkt u zo nu en dan dat uw systeem niet even goed presteert als de dag waarop u het in productie nam. Er zijn diverse factoren die van invloed kunnen zijn op de prestaties van uw ERP-systeem, zoals het aantal gebruikers, specifieke bedrijfsprocessen, de server- en hardwareconfiguratie, netwerkverbindingen enzovoort.

Wat kunt u nu precies doen om ervoor te zorgen dat uw Microsoft Dynamics-omgeving optimaal functioneert? We raden u aan om in ieder geval gebruik te maken van Lifecycle Services. Dit is een op Azure-gebaseerd collaboratief ondersteuningsplatform voor Dynamics-gebruikers. Lifecycle Services (LCS) voorziet in een breed scala aan tools die u helpen om optimaal gebruik te maken van uw systeem. LCS biedt u de mogelijkheid om belangrijke informatie over uw Microsoft Dynamics-systeem te uploaden om indicaties en meldingen te ontvangen van de status van uw systeem. Van het bewaken van de systeemstatus en centrale zoekopdrachten in de knowledge base van Microsoft tot het analyseren van de code van uw systeem, Lifecycle Services helpt u om uw omgeving soepel te laten draaien.

Ondervindt u nog steeds problemen, of beschikken eindgebruikers niet over het niveau van ondersteuning dat zij nodig hebben? Een managed services-partner voor Microsoft Dynamics zou weleens de beste oplossing kunnen zijn. Met de Global Managed Services van HSO profiteert u van proactieve ondersteuning voor uw bedrijfskritische applicaties. Ons team is 24/7 actief in verschillende tijdzones, zodat u altijd en overal van ondersteuning bent verzekerd.