Als Enterprise Architect is het organiseren en leiden van workshops bij klanten een vast onderdeel van het werk Ferry Teheux. Normaliter vinden deze bij de klant op locatie plaats en behoren flipovers en post-its tot Ferry’s vaste gereedschap. Om onze projecten, ook op afstand, zoveel mogelijk doorgang te laten vinden, organiseert HSO nu remote workshops. Hoe we dat doen? Ferry neemt je graag mee in de schat aan tools van Microsoft Teams en vertelt in deze tutorial hoe je met een online workshop net zulke dynamische en interactieve sessies kunt organiseren als on-premise.

Ferry: Workshops zijn een belangrijk onderdeel van onze projecten, vooral in de beginfase, bij het in kaart brengen van processen, het beschrijven van value streams of het in kaart brengen van de persona’s en de requirements die hierbij horen. Als enterprise architect leid ik deze workshops vaak omdat de informatie die hieruit voortkomt essentieel is voor het ontwerpen van het benodigde IT-landschap.

Tijdens een workshop op locatie werken we met PowerPoint slides, flipover en post-its, we zetten eierwekkers, houden stemmingen enzovoort. Dus hoe vertalen we dat naar een online workshop? We zien dat Microsoft Teams hiervoor eigenlijk al het gereedschap biedt. Ik zet deze tools en een aantal tips hieronder graag voor je op een rijtje!

New call-to-action

Van on-premise naar online workshop met Microsoft Teams

  • Allereerst maak ik in het project team een Channel aan voor deze workshop, waaraan je de deelnemers toevoegt. Vervolgens start je de online meeting. Je kunt je scherm delen en je presentatie houden. Maar zodra je feedback wilt op bijvoorbeeld een procesontwerp of value stream, kun je de slide ook delen als Post in je Channel waarop je deelnemers kunnen reageren. Voordeel voor de deelnemers is dat zij op elk moment terug kunnen naar de slide én dat de input in de vorm van comments achteraf altijd terug te vinden is.
  • Nog een tool die ik veel gebruik is het Whiteboard. Hierop kun je een slide delen en deelnemers kunnen direct op het whiteboard input geven. De Whiteboard App op je tablet of touch screen laptop biedt nog meer mogelijkheden om input te geven en markeringen aan te brengen. Met ‘share to channel’ maak je de Whiteboard weer zichtbaar in je kanaal.

Sharepoint List: voor de ‘post-its’ van je online workshop

  • Voor het verzamelen van input zoals de ‘pains & gains’ maak ik graag gebruik van SharePoint lists. Deze zet je vooraf klaar. Deelnemers kunnen hierin tegelijkertijd, net als met post-its helemaal los gaan.
  • Maar hoe kun je deze pains & gains dan vervolgens groeperen, volgens thema, impact of prioriteit? Ook daarvoor kun je vooraf kolommen in je SharePoint list toevoegen die je door het wisselen van een view zichtbaar maakt. De deelnemers kunnen dan aan de hand van drop-down selecties hun post-it bijvoorbeeld toewijzen aan een bepaald kwadrant.
  • Een bezwaar dat ik wel hoor is dat mensen het fijne van Post-Its vinden dat je direct ziet welke kwadranten lekker vol zitten of welke kleuren post-its veel gebruikt worden. Dat zie je niet direct in Teams toch? Maar ook daarvoor biedt Teams een tool, namelijk Power BI Reports. Dit voeg je toe als tab waarbij de SharePoint list de databron is en daarin heb je real-time inzicht op welke thema’s het meest gepost wordt. Een voorbeeld:
Voorbeeld Pains And Gains

Voorbeeld Pains & Gains (klik op de afbeelding om te vergroten)

Voor de gevorderden: Sentiment detection in Power BI reports

  • ‘Ja maar, als ik met iedereen in één ruimte zit, heb ik een veel betere indruk van de sfeer. Ik merk hoe mensen in de discussie zitten, of de stemming positief of juist negatief is.’ Ook dat bezwaar hoor ik wel. Wat ik echt een mooie tool vind is Sentiment detection, een kunstmatige intelligentie product van Azure Cognitive Services. Deze tool maakt het sentiment zichtbaar in een report in Power BI, beschikbaar gemaakt met behulp van Power Automate. Deze tool brengt real-time het sentiment van de sessie in kaart, op basis van o.a. gebruikte woorden in de post-its enzovoort.
  • Ook het houden van Polls is een uitstekende manier om feedback te verzamelen. Dit doe je met Microsoft Forms. Je kunt hier met weinig moeite snel zelf vragen en mogelijke antwoorden formuleren en je deelnemers dit op de Posts in je channel beantwoorden. Jij als organisator ziet alle details en ook hier met als groot voordeel dat de trail bewaard blijft.
  • Last but not least kun je vervolgens Planner gebruiken voor het maken van ‘Kanban’ bord met taken. Elke kaart in Planner is bijvoorbeeld een Building block van het project. Vervolgens kun je dit gebruiken voor je werkverdeling en planning in de tijd.

Online vs on-premise workshops: best of both worlds?

Uiteindelijk is persoonlijk contact met mijn klant en de eindgebruikers voor mij het meest waardevol en prettig. Maar wat ik wel ervaar is dat deze online toolbox van Microsoft heel veel meerwaarde heeft. Juist omdat je je geen zorgen meer hoeft te maken wie de flipovers heeft, of er geen post-its kwijtraken en of we geen input verliezen. En omdat alle output bewaard blijft, bespaar je hiermee tijd bij het verwerken ervan. Ik adviseer dan ook om zeker met workshops in Teams aan de slag te gaan, ervan te leren en deze tooling straks ook te gebruiken bij on-premise workshops.

Bonus tips:

  • Maak een apart Channel (kanaal) aan voor je sessies in je Project Team; zo voorkom je dat je teveel ‘general’ gebruikt om in te posten en houd je alle input en output van de workshop bij elkaar.
  • Neem voldoende tijd voor de voorbereiding. Een workshop op locatie bereid je ook goed voor; een online workshop kost minstens zoveel voorbereiding. Zorg dat het kanaal goed is ingericht; dat de tabjes gevuld zijn, de SharePoint List klaarstaat enzovoort.
  • Als het even kan, geef de workshop samen; vraag iemand om je te helpen met het klaarzetten van de tabs, het managen van het whiteboard enzovoort.

Interesse in een Microsoft Teams tutorial?

HSO biedt gratis trainingen Teams voor beginnende gebruikers. Wil je echter een Microsoft Teams tutorial die ingaat specifiek op het organiseren van workshops en trainingen, of andere samenwerkingsvormen, zoals werken met scrum in Teams? Neem dan contact op met onze Cloud Transformation experts. Bijvoorbeeld mijn collega Lucas Köhler. Hij is te bereiken via lkohler@hso.com of via +31 (0)6 825 796 67.

Bekijk de gratis Teams trainingen + Startgids

Auteur

Ferry Teheux
Ferry is een Enterprise Solution Architect bij HSO met een scala aan vaardigheden om zakelijke IT-projecten uit te voeren en te leiden. Zijn kennis en kunde heeft hij al bij veel Dynamics 365 (ERP en CRM) implementaties toegepast.