Werkt jouw organisatie met Office 365? Dan heb je goud in handen. Wat niet alleen beschik je hiermee over de ‘bekende’ Office tools, Word, PowerPoint, Excel en Outlook, maar je kunt ook direct aan de slag met allerlei andere apps waarmee je samenwerking, communicatie en productiviteit verbetert. Binnen Office 365 is Teams dé app voor teamwork. We vertellen je graag waarom Microsoft Teams de snelst groeiende Office 365-app is van dit moment.

Kiezen voor Office 365, en dan?
Steeds meer bedrijven kiezen voor Office 365 als het primaire platform voor productiviteit en samenwerking. Maar niet alle bedrijven zetten het platform effectief in. Vaak door gebrek aan kennis. Neem Teams, wat is het precies en wat kun je ermee? En weet jij wanneer je het beste Teams kunt gebruiken, Yammer of Outlook? Hieronder zetten we de belangrijkste functionaliteiten, toepassingen en verschillen voor je op een rijtje.

Wat hebben Office 365 en Teams te bieden?
Als je wil communiceren met collega’s, informatie wil delen en terugvinden en samen wil werken, dan is Microsoft Teams de applicatie die je organisatiebreed kunt inzetten. Teams helpt enorm om de informatie-overload voor je medewerkers te structureren. Een team kan een afdeling zijn, maar ook een projectteam of een groep medewerkers met dezelfde functie (denk aan een internationaal marketingteam). Je kunt ook mensen van buiten je organisatie toevoegen aan je team(s).

Teams biedt een zogenaamde ‘tijdlijngebaseerde’ manier van werken. Alle communicatie en bestanden blijven chronologisch bewaard en je kunt precies zien wie wanneer welk bericht heeft gepost of welk bestand heeft gedeeld. Handig: vanuit Teams heb je direct toegang tot andere Office 365 functionaliteiten. Je kunt vanuit je Team direct een nieuw bestand aanmaken bijvoorbeeld. Aan elk Team is een SharePoint site gekoppeld, waar alle bestanden worden bewaard, inclusief versiehistorie.

Office 365 Teams

Skype for Business of Teams?
Je denkt misschien: we hebben toch al Skype om met elkaar te bellen, te chatten en te vergaderen, dan hebben we Teams toch niet nodig? Microsoft stopt echter op korte termijn met Skype for Business, en de functionaliteit wordt overgeheveld naar Teams. Voordeel van chatten en vergaderen via Teams is dan weer dat je gedeelde content terug kan vinden. Ook als je pas later lid wordt van het team. Dus waarom wachten met het uitfaseren van Skype in ruil voor Teams?

Yammer en Teams kun je naast elkaar gebruiken
Yammer en Teams zijn beiden onderdeel van Office 365 en kunnen prima naast elkaar bestaan. Beide apps hebben namelijk een ander doel. Yammer is gericht op communities, met als doel de (sociale) betrokkenheid van je medewerkers te verhogen. Yammer is ideaal als je input wil ophalen vanuit de organisatie, successen wil vieren, een borrel wil aankondigen of een poll wil houden. Voor samenwerken binnen jouw team(s) is Yammer echter minder geschikt. Denk aan het (live) samenwerken aan documenten, vergaderen, chatten enzovoort.

Hebben we straks een lege inbox?
Outlook blijven we waarschijnlijk voorlopig nog gewoon gebruiken. Alleen al omdat bepaalde communicatie, bijvoorbeeld met mensen buiten je organisatie, maar ook de wat meer formele communicatie in je bedrijf vaak nog via e-mail verloopt. In sommige bedrijven lopen bepaalde processen en workflows via Outlook. Dat is natuurlijk prima. Als je binnen Office 365 met Teams aan de slag gaat zul je merken dat veel communicatie veel gemakkelijker via Teams gaat en dat je vanzelf minder gaat mailen.

Aan de slag met Teams?
Starten met Teams is de manier om direct meer uit Office 365 te halen. Je merkt al snel dat je sneller en gemakkelijker samenwerkt met je collega’s en veel minder hoeft te zoeken naar documenten, afspraken, versies enzovoort. Om jou en je team in korte tijd up en running te krijgen hebben we een gratis praktische Startgids voor Teams gemaakt, met de belangrijkste do’s en don’ts. Succes!

Alle ins & outs over het gebruik van Teams in onze Startgids