Stilstand is achteruitgang. Een bekend gezegde, maar eentje die als het over ERP gaat steeds weer waar blijkt. Als je organisatie nog draait op on-premise AX realiseer je je waarschijnlijk dat een upgrade naar Dynamics 365 in de cloud onvermijdelijk is. Toch zien we dat bedrijven aanhikken tegen een migratie en dit zo lang mogelijk uitstellen. Dat is niet verwonderlijk. Een nieuw ERP-systeem implementeren betekent immers meestal de winkel verbouwen terwijl je gewoon open bent. Echter nietsdoen brengt grote risico’s en daarmee flinke verborgen kosten met zich mee.

Starre systemen, de bekende spaghetti van aan elkaar geknoopte applicaties en maatwerk die steeds lastiger te beheren worden, belemmeren de verandering en flexibiliteit waar de business behoefte aan heeft. Tegelijkertijd kun je als bedrijf je geld maar één keer uitgeven. Dus waarom nu investeren in een nieuw ERP-systeem? Als je weet wat nietsdoen kost en wat een modern, cloud-based platform je kan opleveren, wordt de keuze om te starten met een upgrade een stuk makkelijker.

HSO Standard Migration Assesment

Wat kost nietsdoen?

Jij en je collega’s ervaren waarschijnlijk elke dag belemmeringen van het huidige IT-landschap. Maar voor een goede business case is het belangrijk om in kaart te brengen welke al dan niet verborgen kosten hiermee samenhangen. Het is aan te raden om hiervoor samen met de business in kaart te brengen welke hindernissen zij ervaren als gevolg van een verouderd en onvoldoende flexibel ERP-systeem. En maak concreet wat je hierbij aan extra kosten maakt of welke omzet je misloopt.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Gemiste omzet doordat sales onvoldoende inzicht heeft in beschikbare items op verschillende locaties en onnodig ‘nee’ moet verkopen;
  • Kosten en gemiste omzet doordat servicemedewerkers de meeste tijd kwijt zijn aan routinematig werk, zoals het opnemen van orders of het telefonisch behandelen van vragen over bestellingen, in plaats van persoonlijk advies en deskundige hulp. Dit is een stuk duurder dan wanneer klanten zelf inzicht hebben in hun ordergegevens en direct online kunnen bestellen.
  • Kosten van boventallige voorraad, bijvoorbeeld door onvoldoende inzicht in de aanvoer en verkoop van producten via verschillende verkoopkanalen en distributielocaties.
  • Kosten aan manuren bij het opstellen van rapportages voor het management;
  • Vergeet de kosten niet van het beheer van on-premise AX en het tegemoetkomen aan steeds hogere eisen op het gebied van security.

Lastiger om concreet in een geldbedrag uit te drukken maar niet minder belangrijk, is het risico dat als je niets doet, je wordt ingehaald door concurrentie die digitaal een stuk slagvaardiger is.

Wat levert een upgrade op?

Breng vervolgens in kaart wat je met Dynamics 365 aan kosten verwacht te besparen (deze zullen uiteraard overlappen met de extra kosten hierboven) en wat je verwacht aan extra omzet. De klantenservice kan bijvoorbeeld betere service en omzet genereren en meer problemen in één keer oplossen als zij compleet inzicht hebben in klantgegevens, inclusief financiële data en voorraadinformatie.

Het optimaliseren en automatiseren van facturatie heeft direct impact op je cashflow. En alleen al het digitaliseren van voorheen papieren processen bespaart direct kosten. Hoeveel tijd kunnen je collega’s besparen als je met elkaar werkt vanuit één database, waar je 24/7, vanaf elk device toegang toe hebt?

Natuurlijk betekent een nieuw ERP-systeem een flinke investering, waarvan het de bedoeling is dat je een positieve Return on Investement (ROI) realiseert. Maar daarbij maakt het nogal een verschil of je al na drie maanden de vruchten van het nieuwe platform plukt of pas na anderhalf jaar. Breng dus ook duidelijk in kaart wanneer je verwacht dat nieuwe functionaliteiten voordeel gaan opleveren.

Meer weten over een upgrade naar Dynamics 365?

HSO helpt bedrijven met hun overstap van on-premise naar de cloud. We zijn door Microsoft geselecteerd als één van de 7 partners wereldwijd om bedrijven te helpen met het Standard Migration Assessment. Het Assessment biedt, met een korte doorlooptijd van ongeveer drie weken inzicht in de voordelen van de cloud, impact op je processen en wat nodig is voor een succesvolle migratie. Meer weten?

HSO Standard Migration Assesment

Auteur

Marcel Kroon
Marcel Kroon is managing director bij HSO en begeleidt dagelijks klanten op weg naar de cloud met bedrijfsapplicaties op basis van Microsoft Dynamics 365, Office 365 en Microsoft Azure. Dit zijn bedrijven in de sectoren retail, distributie, technische dienstverlening en manufacturing.