De 8 do’s en don’ts bij een migratie naar SharePoint Online
Goed, nu we de redenen hebben besproken waarom bedrijven kiezen voor een migratie naar SharePoint Online, willen we acht do’s en don’ts benadrukken wanneer je hiermee aan de slag gaat.
Migratie naar SharePoint Online? Dit zijn 8 do's en don’ts
24 aug, 2022
Hoera, Microsoft SharePoint bestaat alweer 21 jaar! Zo hebben we al heel wat versies voorbij zien komen, zoals SharePoint 2010, 2013 en 2016. Ondertussen is de oplossing voor samenwerken en het delen van documenten ook beschikbaar in de cloud en uitgegroeid tot een kernonderdeel van Microsoft 365. We nemen je mee in de acht do’s en don’ts wanneer je kiest voor de migratie naar de cloudversie SharePoint Online.
Waarom migreren naar SharePoint Online?
Eerst willen we ingaan op de redenen waarom je zou willen migreren naar een online versie van SharePoint. SharePoint Online wordt aangeboden als een Software-as-a-Service-product die je in de meeste Microsoft 365-licenties terugvindt. Omdat het een online oplossing is, worden updates automatisch doorgevoerd en heb je altijd de laatste versie en functionaliteiten tot je beschikking. Bovendien kun je SharePoint Online gemakkelijk integreren met de andere oplossingen vanuit de Microsoft Stack, zoals Teams en OneDrive. Andere redenen waarom bedrijven kiezen voor de online versie van SharePoint:
Frisse start informatiearchitectuur
Vaak ontstaat er in de loop der jaren een wildgroei aan documenten wat gevolgen heeft voor de vindbaarheid van informatie en het onderling samenwerken. Een van onze klanten had ook de wens om een bezem te halen door alle bestanden die ze hadden en een modern, digitaal platform voor document management op te zetten. Dit biedt hun de mogelijkheid om remote te werken en informatie te ontsluiten. Het was een strategische stap om hun informatiearchitectuur te moderniseren.
Starten met een sociaal intranet
Een SharePoint Online-omgeving heb je redelijk snel opgezet en ingericht. Je kunt zo quick wins behalen als het gaat om het faciliteren van de interne communicatie en sociale betrokkenheid. Een volgende stap kan zijn om dit uit te breiden tot een documentmanagementsysteem en extranet.
Veilig en betrouwbaar in de cloud
Microsoft zet zwaar in op beveiligingsmaatregelen voor haar cloudoplossingen. Als je je documenten lokaal hebt opgeslagen, moet je zelf de securitypatches en software-updates doen en zorgen dat je servers goed beveiligd zijn tegen bijvoorbeeld indringers en brand. Voor bedrijven is dit dan ook een reden om te kiezen voor SharePoint Online.
- 1
Do: kies voor een redesign in plaats van een lift en shift
Het is gemakkelijk om bij een migratie te kiezen voor een lift en shift, waarbij je alle bestanden een-op-een overzet naar SharePoint Online. Maar het is veel slimmer (en goedkoper) om eerst je bestanden op te schonen. Zo ruim je achterhaalde gegevens en inactieve bestanden op, migreer je alleen de laatste versies van een bestand en maak je een frisse start met je documentmanagement.
- 2
Don’t: zie het als uitsluitend een IT-project
Waarom niet? Omdat de business de eigenaar is van de gegevens die worden gemigreerd. Zorg dus dat de business vanaf het begin betrokken is. Hiermee voorkom de ergste weerstand en angst wanneer een migratieproject wordt uitgevoerd en de manier waarop wordt gewerkt, wijzigt voor de business.
- 3
Do: besteed aandacht aan governance
Aanvullend op jullie informatiearchitectuur is het stuk beleid in de vorm van governance. Hoe ga je om met het nieuwe intranet? Wie mag er nieuwsberichten plaatsen, wie beheert alle data en hoe voorkom je weer een wildgroei aan bestanden? Kortom, het is belangrijk om richtlijnen, rollen, taken en verantwoordelijkheden vast te leggen. Governance helpt je namelijk om SharePoint Online op de juiste manier in te zetten, zodat het bijdraagt aan de doelen die je van tevoren hebt gesteld.
- 4
Don’t: begin nooit zonder een informatiearchitectuur
Als je kiest voor een redesign, helpt het definiëren van een informatiearchitectuur. En dat vraagt nogal wat denkwerk, bijvoorbeeld over waar slaan we onze documenten op, hoe gaan we informatie delen en met wie, en moeten er koppelingen komen met andere systemen, zoals het ERP- of CRM-systeem? Het resultaat is een blauwdruk van jullie informatiestromen en de rol van SharePoint hierin.
- 5
Do: denk na over informatiebeveiliging
Binnen een organisatie zijn allerlei soorten documenten te vinden, van huisregels en klantgegevens tot strategische bestanden en bestanden over intellectueel eigendom. Deze gevoelige data wil en moet je goed beveiligen. Denk vooraf goed na over authorisaties en wie toegang krijgt tot welke documenten. Maak hierover duidelijke afspraken.
- 6
Do: besteed aandacht aan training en adoptie
De juiste werkwijze komt niet vanzelf tot stand. Zorg dat iedere gebruiker op de hoogte is van de afspraken die gemaakt zijn over contentmanagement, beheer en onderhoud. En besteed hier ook aandacht aan bij de onboarding van nieuwe medewerkers. Zo blijft het systeem ook na jaren overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.
- 7
Don’t: make SharePoint boring
Verval met je nieuwe SharePoint niet in oude tradities door het platform alleen te gebruiken voor het zenden van informatie. Dat betekent niet dat iedereen hier allerlei soorten informatie mag delen en je hier geen controle op moet houden. Bij HSO werken we bijvoorbeeld met een moderator. Iedere medewerker kan een bijdrage leveren aan ons intranet, alleen we houden wel de comments en berichten in de gaten. Maak van SharePoint een levendig communicatiekanaal en zorg voor interactie en betrokkenheid en zorg na de startfase voor geleidelijke verbetering om het intranet relevant te houden.
- 8
Don’t: ervan uitgaan dat het na de implementatie klaar is
Je wilt er toch een levendig communicatiekanaal van maken? Maak gebruik van de beschikbare data en haal er inzicht uit om verbeteringen door te voeren. Bijvoorbeeld, wie klikt er op welke content en welke zoekopdrachten worden er gedaan. Zo zorg je dat je relevante content kunt bieden en dit belangrijke communicatiekanaal niet opdroogt.
Zijn jouw intranet en DMS klaar voor de toekomst?
Natuurlijk is het helemaal afhankelijk van jullie eisen en wensen of SharePoint on-premises of SharePoint Online beter bij de organisatie past. Maar mocht je kiezen om je intranet en documentmanagementsysteem naar de cloud te migreren, houd dan in ieder geval bovenstaande do’s en don’ts in de gaten.
Workplace Innovation Assessment
Ben je benieuwd of jouw huidige IT-omgeving is voorbereid op de digitale werkplek van de toekomst? Meld je dan aan voor onze Workplace Innovation Assessment. Je ontdekt onder andere hoe je de productiviteit, samenwerking, interne communicatie en sociale interactie verbetert. Het resultaat van het assessment? Een strategische roadmap en een solide business case. Vraag de assessment nu aan!
Meer lezen over de mogelijkheden van SharePoint?
Blog serie