Het Centraal Bureau voor de Statistiek en TNO concludeerden onlangs dat ruim 2,1 miljoen werknemers moeite hebben met het verwerken van alle informatie die zij op een werkdag krijgen. Herken je dat? Dan is Microsoft Teams iets voor jou. Eén centrale plek waar al je informatie samenkomt, zodat je productief en efficiënt je werk kunt doen. De unieke aanpak van HSO voor een Microsoft Teams-implementatie bespaart bovendien veel tijd en geld.

Wanneer je als team een plek hebt waar je dingen kunt maken en beslissingen kunt nemen, zijn er geen grenzen aan wat je samen kunt bereiken. Microsoft Teams is een gedeelde werkruimte waarin je met collega’s kunt chatten, vergaderen, bestanden delen en werken met zakelijke apps. Door Teams in te zetten verbeter je als organisatie de toegang tot informatie, waardoor medewerkers efficiënter kunnen werken. Dat leidt uiteindelijk tot reductie van operationele kosten en het versnellen van de time-to-market. Bovendien helpt het samenwerkings- en productiviteitsplatform de dagelijkse informatiestroom behapbaar te maken, waardoor je die veel efficiënter kunt verwerken.

Forse besparingen mogelijk

“Microsoft heeft IT-onderzoeksbureau Forrester Research laten onderzoeken wat een Teams-implementatie een organisatie oplevert”, vertelt Kristijan de Weerd, business development manager bij HSO. “Een bedrijf met vijfhonderd gebruikers kan over drie jaar ruim 600.000 euro besparen doordat medewerkers korter vergaderen. Bovendien zorgt betere samenwerking en het delen van informatie in Teams dat informatiewerkers vier uur per week sneller werken. Dat levert over drie jaar een besparing van 1,27 miljoen euro op.” Ook voor kleinere organisaties kan productiever en efficiënter samenwerken tijdsbesparing opleveren. “Doordat Teams zo’n complete oplossing is, hoef je als organisatie ook niet meer te investeren in allerlei andere tools voor communicatie en samenwerking. Dat scheelt veel geld.”

Maar louter het technische aspect van een Teams-implementatie leidt niet automatisch tot besparingen. “Om maximaal te profiteren, is het belangrijk dat iedereen in de organisatie het nut en de noodzaak van een nieuwe tool inziet”, vertelt adoption and change manager Louis van Cuijk van HSO. En daar ontbreekt het bij technische implementaties nog wel eens aan, ziet hij in de markt.

Individuele aanpak in Microsoft Teams-implementatie

Het bijzondere van de aanpak van HSO zit hem er dan ook in dat Microsoft Teams na aanschaf niet alleen technisch wordt geïmplementeerd, maar dat de hele organisatie in een adoption and change proces wordt meegenomen. “En dat heeft niets te maken met omgaan met moeilijke mensen of weerstand. Het gaat erom dat we de Return on Investment veiligstellen”, zegt Van Cuijk. “Iedere medewerker kijkt op zijn eigen manier naar nut en noodzaak van een systeem voor de organisatie.” Hij benadrukt dat het hogere management bij deze ‘awareness’ een belangrijke rol speelt. “Wij kunnen als IT-partner vertellen waarom jouw mensen ermee moeten werken, maar alleen het senior management kan nut en noodzaak koppelen aan het doel van de organisatie.”

HSO gebruikt een wereldwijd toegepaste methode – ADKAR, dat staat voor awareness, desire, knowledge, ability en reinforcement – tijdens het begeleiden van veranderprocessen bij klanten. Wat de aanpak bijzonder maakt is dat zij geen ‘one size fits all’-aanpak hanteren. “Iedereen heeft zo zijn eigen motivatie om door een verandering te gaan. En iedereen beslist op een eigen moment en om persoonlijke motieven om mee te doen”, legt van Cuijk uit. Daarom brengt HSO in het traject van een Teams-implementatie voor ieder individu in kaart waar diegene staat in het proces. “Op het moment dat je weet waar mensen staan in een verandering, kun je daar vrij eenvoudig activiteiten aan koppelen, gericht op dat specifieke onderdeel, waardoor het proces een stuk effectiever verloopt.”

Ultimate usage

Een succesvolle Teams-implementatie kan niet bestaan zonder bijbehorend adoption and change traject. Net zoals een inspirerend verandertraject weinig kans van slagen heeft wanneer er een technisch minder sterk product wordt geïnstalleerd. Het een kan niet zonder het ander en beide dragen direct bij aan de ROI en het succes van de implementatie. Om te kunnen bepalen wanneer je als organisatie Microsoft Teams succesvol inzet, kijk je naar het gebruik. “Ultimate usage”, zegt Cuijk. “Wanneer iedereen het op een optimale manier gebruikt, wordt voldaan aan een belangrijk deel van de organisatiedoelstellingen. Of dat nu 20 procent meer verkoop is, 10 procent betere logistieke prestaties of 20 keer sneller afspraken maken. Wanneer iedere medewerker de nieuwe tool optimaal gebruikt, bereik je die doelen.”

De Weerd is ervan overtuigd dat klanten HSO als implementatiepartner voor Teams kiezen om de betrokkenheid. “Wij gaan met klanten in gesprek over hun organisatiedoelen en niet alleen over de technologie. Bovendien levert onze aanpak geld op, want wanneer je door een goed change management programma ultimate usage al binnen drie maanden bereikt in plaats van een jaar, scheelt je dat als organisatie gewoon veel geld. Bovendien zien we in de praktijk dat bedrijven voor een bepaalde hoeveelheid licenties betalen, waarvan maar een fractie wordt gebruikt. Hartstikke zonde. Door onze HSO-aanpak bieden we meer garantie voor het behalen van de business doelstellingen van onze klanten. Heb je vragen? Neem dan contact met me op via kdweerd@hso.com of +31 6 835 382 57.”

Teams-implementatie