Beter inzicht in je projecten en opportunities? Van één uit tien naar drie uit tien gewonnen tenders? De winstgevendheid van je projecten verbeteren? Wat je doelstelling ook is, elk tenderproces is een combinatie van stakeholder-, risico- en projectmanagement. Arjan van Beek, manager sales en Mireille Gielans, senior business consultant bij HSO CRM Solutions zien de complexiteit van aanbestedingstrajecten toenemen. Wat zijn de grootste uitdagingen voor sales- en tendermanagers?

1. Eerder aan tafel dankzij goed stakeholdermanagement

Als bouwbedrijf of bouwtoeleverancier is het zaak zo vroeg mogelijk in het bestek te komen van een project. Weet u welke bouwprojecten op stapel staan? Houdt u systematisch contact met projectontwikkelaars, architecten en aannemers? Als je je relaties goed in beeld heeft, inclusief de historie van contactmomenten, afgeronde en geplande acties, is de kans groter dat u op tijd aan de juiste tafel zit. Ook social selling tools kunnen helpen projecten eerder te spotten en connecties op te bouwen voordat de daadwerkelijke tender wordt uitgeschreven.

Datagedreven werken voor bouwtoeleveranciers

2. Winstgevender projecten dankzij beter risicomanagement

Risicomanagement is een cruciaal onderdeel van het tenderproces. Bouwbedrijven die sterk zijn in tendermanagement, zijn in de regel ook goed in risicomanagement. Er wordt strak vastgelegd op welke momenten men beslist om met de aanbesteding door te gaan of niet, en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo wordt op belangrijke beslismomenten steeds de afweging tussen risico en (verwacht) rendement gemaakt.

3. Bouwbedrijven krijgen nieuwe rol in de keten

Een tender wordt steeds vaker niet alleen uitgeschreven voor het project, maar ook voor onderhoud op lange termijn. Hoe organiseert en berekent u deze dienst, zodat dit in de toekomst een gezonde winst oplevert? Ook wordt steeds vaker gevraagd om meerdere scenario’s uit te werken, afhankelijk van de rol van je bedrijf in het project. Op basis van historische inzichten krijgt u inzicht in welke opportunity de meeste kans van slagen heeft en/of het meeste rendement oplevert.

4. Aansluiting op je operatie en back-end voor betere scenario’s en forecasting

Verkeerde berekeningen, te optimistische inschattingen en onzekere factoren kunnen het succes van het project uiteindelijk opbreken. Ook inzicht in de gevolgen van het project voor je organisatie is relevant. Denk aan planning, productiecapaciteit, beschikbare resources en de belasting van je onderhoudsdienst. Aansluiting van je offerte op je ERP-systeem en serviceorganisatie is daarmee essentieel.

5. Vergeet het documentmanagement niet

Goed documentbeheer kan het verschil kan maken in het tenderproces maar vervolgens ook in de hele levenscyclus van een project. Als medewerkers samen in documenten kunnen werken en men nooit misgrijpt naar de laatste versie of de juiste bijlage, kan dit je tenderteam veel tijd besparen en fouten helpen voorkomen. Ook tijdens de uitvoer van het project en bij de service naderhand is de beschikbaarheid van afspraken, tekeningen en andere documenten relevant.  

Meer weten over het verbeteren van je tenderprocessen? Neem contact met me op via avbeek@hso.com.

Datagedreven werken voor bouwtoeleveranciers

Auteur

Arjan van Beek
Arjan is manager sales bij HSO en adviseert dagelijks projectorganisaties en technische dienstverleners op het gebied van sales, service en marketing. Zijn expertise ligt bij Microsoft Dynamics 365 (ERP, CRM), Office 365, BI, Portals en Apps.