Je kent ze vast wel: 99999 overige artikelen, of per artikelgroep een 999 nummer… Specials en artikelen buiten het standaard assortiment kunnen voor behoorlijke hoofdbrekens zorgen. Hoe houd je hier grip op? Hoe kun je deze artikelen logistiek volgen, hoe bouw je statistieken op en hoe voorkom je extra administratie?

Wat we veel zien bij veel groothandels is dat het assortiment groeit, maar je kunt niet alles op voorraad hebben. Dat betekent dat een groot deel van het assortiment ‘long tail’ is en pas wordt besteld op het moment dat de klant er om vraagt. Long tail assortimenten zien we tegenwoordig oplopen tot over de 1 miljoen artikelen.

Masterdata automatisch vullen

Deze artikelen worden vaak niet actief beheerd. In plaats daarvan worden catalogi van leveranciers met artikeleigenschappen in een PIM (of variant daarop) geïmporteerd en ontsloten via de diverse kanalen. In het OMS of het ERP-systeem bestaan de artikelen nog niet. Pas bij selectie in een order wil je dat het artikel ook automatisch beschikbaar komt in OMS/ERP. Dit betekent vaak dat vele velden gevuld moeten worden met allerhande data om het proces na de order goed te kunnen ondersteunen.

Tegenwoordig kunnen veel systemen de benodigde masterdata automatisch vullen op basis van de categorie waarin een artikel thuishoort. De categorie heeft alle noodzakelijke stamdata gekoppeld en op het moment dat een artikel in die categorie wordt geactiveerd worden ook automatisch al deze stamdata gekoppeld aan het betreffende artikel en gedraagt het zich als een volwaardig artikel.

Reverse engineeren voor specials

Ditzelfde principe kan ook toegepast worden voor een ‘special’. In dit geval ‘reverse engineeren’ we het artikel. We kennen allemaal de situatie dat een klant belt of aan de balie komt en naast assortimentsartikelen ook een 1 of meerdere specials nodig heeft. Door eerst de categorie van de special te kiezen, kunnen we ervoor zorgen dat veel zaken al standaard gevuld worden, maar ook dat we het vullen van belangrijke velden afdwingen. Denk hierbij aan afmetingen, wattage, voltage, diameter, materiaal, isolatie-waarde, etc. Allerlei zaken die logisch passen bij de categorie maar die bij een 99999 artikel vaak in de omschrijving verdwijnen.

Wat hier ook in meegenomen wordt zijn GS1 nummers, barcodes, leverancier artikelnummers, etc. Hierdoor is een special de volgende keer makkelijk te vinden. Sterker nog, het systeem checkt op dit soort zaken, ook op de kenmerken, of dit artikel al een keer aan is gemaakt als special. Hierdoor kunnen we de specials gaan hergebruiken en er statistieken mee opbouwen.

Goed categoriseren is een must

Kortom: goede categorisering van artikelen helpen om het long tail assortiment beheersbaar en eenvoudig verkoopbaar te maken. Daarnaast zorgt goede categorisering dus ook voor een beheersbaar en herbruikbaar proces rondom specials. Uiteindelijk helpt dit om een gedegen analyse te kunnen gaan doen op je statistieken om zo te kunnen beoordelen of bepaalde artikelen misschien voorraadhoudend moeten gaan worden.

Dit is het vijfde deel van een serie blogs over Master Data Management. Deze serie verschijnt ook op de website van kennisnetwerk IMCC.

Blog 1: Beheer van een groeiend assortiment
Blog 2: Wat kun je met een PIM-systeem?
Blog 3: Master Data Management in de keten
Blog 4: Voorraadinformatie op verschillende platformen, hoe hou je het allemaal bij?