Als de afgelopen periode ons iets heeft geleerd dan is het dat inzicht in omzet, kosten en voorraad essentieel is om snel bij te kunnen sturen en ons aan te passen aan een compleet nieuwe situatie. Maar hoe ga je nu verder? Kun je data van de afgelopen periode wel gebruiken voor je financial forecasting, cashflowmanagement en assortimentsbeheer? Fouad Allabari, directeur van HSO Analytics, en Jan Kraaijeveld, verantwoordelijk voor Sales & Business Development bij Slimstock, presenteerden een webinar over forecasting anno 2020. In deze blog lichten we de belangrijkste topics en tips er voor je uit.

Financial forecasting tijdens covid-19 bij HSO

HSO heeft weliswaar geen ‘spullenvoorraad’, maar wel een voorraad aan mensen. Dus hoe zorgen we ervoor dat we onze mensen optimaal inzetten, houden we grip op de kosten en kunnen we direct bijsturen als dat nodig is?

ERP Modernization | Strategy

Fouad: “In maart 2020 zag van de ene op de andere dag de wereld er anders uit en moesten we, ook bij HSO, onze planning en prognoses bijsturen. Vanaf dat moment waren onze hoogste prioriteiten 1. Cash, 2. De kosten omlaag en 3. Dagelijks inzicht in omzet en kosten, zodat we snel beslissingen konden nemen. Gelukkig hadden we een goed datawarehouse ingericht. Daarnaast zorgden we ervoor dat de data in onze rapportages elk uur werden ververst en dat we uniforme definities afspraken met elkaar. Zeker de eerste periode deelden we onze rapportages elke dag met de organisatie, zodat iedereen op elk moment inzicht had. Op deze manier kregen we meer grip en konden we snel bijsturen.”

Voor HSO was het juist in deze periode heel belangrijk om over betrouwbare data en forecasts te beschikken. Fouad: “Omdat er in deze periode minder persoonlijk contact was op de werkvloer, waar je een praatje maakt, veel informeel overleg hebt en zo een vinger aan de pols houdt hoe we ervoor staan, werd de kwaliteit van onze data en financial forecasting alleen maar belangrijker. We wilden zeker weten dat we daarop konden vertrouwen.”

Financial forecasting out of the box, of niet?

Kortom, het belang van goede dashboards, voorraadbeheer en cashflow forecasting is enorm belangrijk geworden én gebleven. Het team van Fouad kreeg hier dan ook van veel klanten vragen over. Wanneer kies je bijvoorbeeld voor een extern financial of supply chain forecasting systeem? En hoe richt je dit in? Fouad: “We adviseren om altijd eerst te kijken wat er standaard vanuit je ERP-systeem of bijvoorbeeld Slimstock Slim4 kan. Zowel vanuit Microsoft Dynamics AX als Dynamics 365 zijn financial forecasting dashboards in te richten, waarbij Dynamics 365 gemakkelijker en gebruiksvriendelijker is. Is je data erg versnipperd dan is het mogelijk beter om naar een extern systeem te kijken. Maar wij adviseren altijd om te beginnen met wat je voorhanden hebt.”

Slimstock: focus op effectiviteit in plaats van efficiëntie

Jan Kraaijeveld signaleerde de afgelopen jaren een steeds grotere focus op efficiëntie in de supply chain van bedrijven. Oftewel heel strak sturen op kosten en processen. Wat volgens hem de covid-19 pandemie laat zie n is dat de focus op efficiëntie beter kan worden vervangen door een focus op effectiviteit. Jan: “Als alle processen super efficiënt zijn ingericht heb je eigenlijk nooit tijd om te kijken of je wel de goede dingen doet. Krijgen je belangrijkste klanten wel de juiste spullen? Of besteed je eigenlijk te veel tijd aan niet-relevante producten of klanten? Zeker als de vraag naar bepaalde producten opeens de pan uit rijst en andere vraag volledig wegvalt moet je opnieuw kijken naar je financial- en supply chain forecasting-dashboards, je KPI’s enzovoort.”

“De afgelopen periode heeft het leven van de supply chain manager niet bepaald makkelijker gemaakt. Er was al sprake van een veelheid aan verkoop- en distributiekanalen, maar voor veel bedrijven werd e-commerce van de ene op de andere dag het belangrijkste kanaal. Hoe kun je, als je cijfers opeens totaal anders zijn, daar vervolgens goed op plannen? Daar moet je goed over nadenken, met alle afdelingen uit het bedrijf. Bovendien, wil je goed sturen en kunnen vertrouwen op je financial en voorraad forecasting dashboards, dan is, wat Fouad ook zegt, het belangrijk dat je gezamenlijk definities afspreekt. Wat verstaan we onder voorraad, wat onder omloopsnelheid enzovoort.”

Supply chain management in 2020 en daarna

Waar de klanten van Slimstock met name mee worstelden is hoe ze het beste om kunnen gaan met die uitzonderingen, de zogenaamde excepties, oftewel die enorme pieken maar ook flinke dalen in de laatste maanden. Jan: “Wat als deze uitzonderingen misschien wel blijven? Of straks weer terugkeren in je rapportages? Hoe reken je met die pieken of juist met wegvallende vraag? Waar je normaal de uitzondering, de exceptie, wegschrijft, is het belangrijk om nu niet alleen naar je standaard rapportages te kijken maar verschillende scenario’s uit te werken. Dus ook met een vraag die plotseling wegvalt, of één productgroep die veel belangrijker wordt én blijft.”

En als je dan scenario’s voor het voorspellen van de afzet hebt uitgewerkt, vergeet dan ook niet je aanvoer. Zijn je leveranciers in staat aan de voorspelde vraag te voldoen? Of moet je mogelijk toch op zoek naar alternatieven? Welke klanten zijn in dit geval het meest belangrijk en welke producten? Dit vraagt veel samenwerking en afstemming met alle teams in een organisatie. Niet alleen logistiek, maar ook marketing, sales en finance.”

Financial en supply chain forecasting: zo zit je kort op de bal

4 tips van Fouad om ervoor te zorgen dat je met je financial forecasting kort op de bal zit:

  • Verhoog de frequentie van dataverversing
  • Bepaal uniforme definities, zodat iedereen dezelfde taal spreekt
  • Start met onderzoeken hoe out of the box financial forecasting en supply chain forecasting je verder kan brengen
  • Verfijn je forecasting door bronnen toe te voegen, zoals weer- en nieuwsdata

3 tips van Jan voor effectieve supply chain-forecasting:

  • Stel prioriteiten: krijgen je A-klanten de juiste artikelen? Draai forecasts per dag of per week, niet meer per maand, om sneller te schakelen. En bescherm je voorraad.
  • Stel de aanvoer veilig. Zoek eventueel alternatieve leveranciers en werk verschillende scenario’s uit.
  • Rationaliseer het assortiment. Analyseer de prestaties van je artikelen en voorkom over-voorraad.

Aan de slag met forecasting voor beter inzicht, nu en straks?

Betere forecasting vraagt om een modern ERP-systeem, dat aansluit bij de strategie van je onderneming. Oftewel finance & operations applicaties die flexibel zijn, waarmee je sneller kunt innoveren en je organisatie en business model kunt aanpassen, als de omstandigheden daarom vragen.

ERP Modernization | Strategy