De uitbraak van het coronavirus (COVID-19) heeft wereldwijd een enorme impact. Veel mensen worden ziek, er overlijden mensen en degenen die niet direct getroffen zijn, ervaren elke dag de gevolgen van de maatregelen die worden genomen om dit virus te bestrijden. Veel bedrijven ervaren direct grote negatieve consequenties van deze pandemie, en daarmee ervaren ook hun werknemers vervelende gevolgen en veel onzekerheid. Tegelijkertijd zien we dat een heleboel organisaties innovatief worden en nieuwe manieren van dienstverlening en samenwerken omarmen. Eén van de meest opvallende ontwikkelingen die we zien is dat werken vanuit huis van de één op de ander dag de nieuwe standaard is geworden.

Digitaal werken is de nieuwe standaard

Bij HSO waren we al behoorlijk ver in het omarmen van digitaal werken: onze collega’s werken al regelmatig vanuit huis, bij onze klanten, of op kantoor. Net wat voor hem of haar het beste past op dat moment. We zien nu ook bij onze klanten en partners dat digitaal werken een enorme vlucht neemt. Wat voorheen vaak als moeilijk, ingewikkeld of onveilig werd gezien kan nu opeens wel!

Natuurlijk maken bedrijven zich zorgen over de toekomst; niet alleen wat resultaten betreft maar ook over hun medewerkers. Hebben die voldoende veerkracht? Blijven mensen productief en vooral positief, ook als we opeens geïsoleerd, vanuit huis, moeten werken? Organisaties kunnen niet anders dan flexibel werken stimuleren en moeten actief aan de slag om de relatie met hun medewerkers te versterken. Dit kan voor werknemers positief uitpakken.

Digitaal werken vraagt om een verandering in bedrijfscultuur

We zien nog bij best veel bedrijven dat de cultuur min of meer dicteert dat je op kantoor aanwezig moet zijn om productief te zijn. Doordat we nu van de ene op de andere dag gedwongen zijn ons werk vanuit huis te organiseren, betekent dit een flinke cultuurverandering. Het is opeens niet meer nodig om met een grote groep mensen op één plaats samen te komen en daarvoor ook nog eens te moeten reizen, met het OV of in de file te staan. Het goede nieuws is dat de technologie er is om ons te helpen. Of beter gezegd, deze technologie was er al een tijdje, maar was het de bedrijfscultuur die dit tegenhield.

Digitaal werken maar wel contact houden met je collega’s?

Natuurlijk hebben we als individuele werknemers ook gewoon behoefte aan sociaal contact met onze collega’s. Als we alleen maar werken achter een computer thuis, dan missen we interactie, het praatje bij de koffieautomaat, de gezamenlijke lunch, een kort overleg. En hoe weet je leidinggevende dat je daadwerkelijk aan het werk bent? Ook dat is het positieve aan de technologie die we nu tot onze beschikking hebben. Het is mogelijk om op afstand te werken en tegelijk je werkrelaties te onderhouden.

Daarom werken wij digitaal met Microsoft Teams

Microsoft Teams bevat alle tooling om op afstand samen te werken, en zelfs effectiever en productiever te zijn. Teams biedt embedded video calling, je ziet precies wie online (beschikbaar) is of in een meeting; je kunt gelijktijdig ideeën delen en de screen share en whiteboard functies zijn nog makkelijker te gebruiken dan een echt whiteboard. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, terwijl ze via een teams-meeting op hetzelfde moment overleggen. Dat werkt lekker snel en efficiënt. Bovendien beperk je zo direct het aantal e-mails met verschillende versies die worden rondgestuurd.

Microsoft Teams is maar één voorbeeld van technologie die laagdrempelig is maar die voor veel bedrijven in no-time onmisbaar geworden is. Bedrijven die werken met Dynamics 365 ervaren nu hoe cruciaal deze cloud-applicatie is, nu je als managementteam vanaf elke locatie en op elk moment inzicht hebt hoe de organisatie ervoor staat; of het nu om medewerkers gaat, finance, inzicht in de voorraad of omzetprognoses.

Vertrouwen in digitaal werken, ook in de toekomst?

Natuurlijk kan technologie niet alles vervangen. Persoonlijk contact blijft superbelangrijk en videobellen is nooit helemaal hetzelfde als face-to-face. Maar technologie biedt ons juist nu wel het gereedschap dat we zo hard nodig hebben om relaties op afstand te kunnen onderhouden en klanten te kunnen bedienen. Dus, traditionele werkgevers: sceptisch tegenover thuiswerken? Dat is niet langer nodig. Als we nu laten zien en ervaren dat we met elkaar niet alleen flexibel kunnen blijven samenwerken, maar zelfs productiviteitswinst boeken, dan kunnen we wie weet straks digitaal werken voor onbepaalde tijd omarmen.

New call-to-action

Auteur

Suzanne Schaapman
Linking pin tussen IT en communicatie. Luistert graag naar klanten en collega’s en vertaalt vervolgens technische content naar heldere en leesbare verhalen.