Dit is een verhaal van Wilco van Gent, senior consultant bij HSO

Het succes van jouw nieuwe project of bedrijfsoplossing staat of valt bij de business adoption, oftewel de acceptatie van de gebruikers. Als de implementatie vanuit technisch oogpunt een groot succes is, maar werknemers de oplossing links laten liggen of simpelweg niet van het bestaan ervan op de hoogte zijn, kun je moeilijk van een succes spreken.

Ik zou graag een paar tips willen aanreiken en in het kort schetsen hoe je voor een degelijke gebruikersacceptatie kunt zorgen. De meeste van deze tips zijn gebaseerd op mijn persoonlijke ervaring. Daarnaast heb ik een beetje hulp gekregen van Microsoft.

De eerste stap is om een dynamisch team samen te stellen met leden uit alle niveaus van de organisatie. Elk teamlid heeft zijn eigen rol en verantwoordelijkheden. Naar mijn bescheiden mening zijn de twee belangrijkste rollen voor business adoption:

  1. De zakelijke sponsor
  2. De promotors

1. De zakelijke sponsor – begrijpt de doelstellingen en uitdagingen

Zakelijke sponsors zijn belangrijke besluitvormers die de acceptatie door het personeel sterk kunnen beïnvloeden. Ze beschikken over een cruciaal begrip van de belangrijkste zakelijke doelstellingen en uitdagingen.

“Uit onderzoek blijkt dat transformatieprojecten succesvoller verlopen als er sprake is van een zichtbare sponsor. Meer dan 85% van alle respondenten gaf aan dat wanneer de CEO tamelijk of sterk zichtbaar betrokken was, het transformatieproject zeer succesvol tot extreem succesvol was.”

2. De promotors – vertalen de oplossing naar de werkvloer

Promotors, ook wel ambassadeurs genoemd, vormen je verbindende schakel met de organisatie. Zij kunnen je oplossing vertalen naar de business en werkvloer. Verzeker je van promotors die:

  • een passie hebben voor technologie;
  • van nature nieuwsgierig zijn;
  • graag anderen helpen;
  • bereid zijn om tijd en energie in het project te steken.

Hoe kun je nu je ambassadeurs achter je zakelijke project scharen? Je moet hen zien te motiveren, zodat ze bereid zijn om een actieve rol binnen het project te spelen. De onderstaande afbeelding toont wat promotors motiveert om aan projecten deel te nemen.

Het helpt enorm om promotors voor hun inspanningen te belonen in de vorm van erkenning, positieve feedback tijdens hun functioneringsgesprek of simpelweg met een gimmick (bijvoorbeeld iets in de trant van ‘all I got was a lousy t-shirt…’). Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat een vergoeding, zoals een bonus, mensen nauwelijks stimuleert. Waar de zakelijke sponsor degene is die de oplossing introduceert en het gebruik daarvan aanmoedigt, zorgt de promotor ervoor dat de organisatie de oplossing omarmt.

Download whitepaper: digitale transformatie

Het traject en het tempo zal per organisatie, bedrijfsonderdeel of gebruikersgroep verschillen. Het belangrijkste is om promotors duidelijk te maken dat het absoluut niet om een ondersteunde, IT-gerelateerde taak gaat. Laat de IT-afdeling dus niet als promotor optreden.

Verder is het belangrijk om promotors een platform te bieden om met jou en met de organisatie te communiceren. Het open communicatieplatform Yammer is daar uiterst geschikt voor. Daar kunnen mensen zeggen wat ze op hun hart hebben en vragen stellen over de oplossing of het project. Begin met het posten van updates, succesverhalen en polls. Controleer regelmatig wat er in de Yammer-groepen wordt gezegd en beantwoord vragen. Speel je project in de kijker.

Stel Yammer in een later stadium open voor de organisatie Je zult zien dat je ambassadeurs na verloop van tijd het stokje van je overnemen en overgaan tot het beantwoorden van vragen van werknemers.

Samenvattend, de succesfactoren voor een goede acceptatie:

  1. Consistente aanwezigheid van community managers;
  2. Voer een marketingcampagne uit om mensen bewust te maken van de beschikbaarheid tools, ondersteunende informatie en training. Denk bijvoorbeeld aan posters, flyers, e-mailberichten en merchandise;
  3. Beloon promotors voor hun bijdrage aan het project. Overhandig hen een certificaat van deelname of geef positieve feedback tijdens functioneringsgesprekken.

Er vallen nog een hoop aspecten te bespreken, zoals de voorbereidingen voor de introductie, het introductiestadium, het vergroten van de betrokkenheid, het betrekken van serviceafdelingen enzovoort. Daar kom ik later misschien nog op terug.

Laat het me weten als je vragen hebt over dit artikel, gebruikersacceptatie in het algemeen, Office 365 of SharePoint!

New call-to-action