Bouwtoeleveranciers zijn voor hun opdrachten meestal afhankelijk van aanbestedingstrajecten. Tendermanagement is een complex proces van risico-, project- en stakeholdermanagement. Zonder de juiste tools is het erg lastig om grip te houden op projecten en relaties. Hoe maak je de complexiteit van deze trajecten inzichtelijk en beheersbaar? Gerwin Bruining is Business Consultant bij HSO, gespecialiseerd in Customer Engagement processen. Hij licht in deze Questions (Q) en Answers (A) blog toe hoe je met deze tendermanagementsoftware slimmer en succesvoller aanbesteed.

Datagedreven werken voor bouwtoeleveranciers

Q: Hoe kan software me helpen nog voor de tender van start gaat? Met andere woorden, hoe zorg ik ervoor dat ik op tijd aan tafel zit?

A: “Eigenlijk wil je alle projecten die voor jou mogelijk relevant kunnen zijn in beeld hebben. Dat betekent dat je contact moet onderhouden met aannemers, projectontwikkelaars, architecten en andere ketenpartners. Om te weten welke projecten binnenkort van start gaan, leg je alle relaties en contactmomenten consequent vast in je CRM-systeem. Zo werk je gericht aan je relaties, kun je opportunities in een vroeg stadium signaleren en zul je in een eerder stadium bij relevante partners in beeld zijn.

Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat in grotere, vaak internationale bedrijven soms vanuit verschillende onderdelen op dezelfde tender wordt ingeschreven. Zonde natuurlijk van kostbare tijd en resources. Met behulp van een bedrijfsbreed CRM-systeem is er op ieder moment inzicht in alle relaties en lopende aanbestedingen. Ook beschik je op deze manier over inzicht in je klanten en dus over een schat aan referenties wereldwijd.”

Q: Wat is het voordeel van specifieke tendersoftware, boven het gebruik van SharePoint en e-mail?

A: “Tendermanagement wijkt sterk af van standaard verkoopprocessen omdat je niet alleen je eigen offertes maar ook allerhande documenten van leveranciers en partners beheert. Je hebt voor je voorstel input nodig van externe partijen, zoals producenten en onderaannemers. Veel bedrijven maken traditioneel gebruik van e-mail of een file sharing-platform, maar een betere aanpak is om je documentbeheer te integreren in het tendermanagementproces. Zo heeft het salesteam altijd inzicht en overzicht. Doordat je niet steeds van systeem hoeft te wisselen, heb je geen gedoe met versiebeheer en bespaar je veel tijd.”

Q: Hoe zorg je ervoor, wanneer je met verschillende partners samenwerkt aan een tender, dat vertrouwelijke documentatie niet weglekt?

A: “Een oplossing als Microsoft Dynamics 365 biedt de mogelijkheid om voor optimale geheimhouding te zorgen en de circulatie van documenten aan banden te leggen. Als verschillende stakeholders documenten moeten aftekenen, kun je die bestanden op een veilige locatie bewaren en waarborgen dat alle relevante betrokkenen over voldoende toegangsrechten beschikken.”

Q: Kan tendersoftware ook helpen bij het voorspellen van mijn winkansen?

A: “Als je verschillende tenders tegelijk hebt lopen, kan het beheer hiervan best een uitdaging zijn. Op welke tenders zet je maximaal in? Plus, in steeds meer projecten wordt verwacht dat je samen met andere partijen en specialisten aanbesteed. Mogelijk vergroot samenwerking met ketenpartner X en specialist Y je winkans. Dynamics 365 biedt inzicht in historische data zodat je ziet welk type projecten en welke samenwerkingsverbanden de meeste kans van slagen hebben en (dus) het hoogste rendement opleveren.”

Q: Hoe helpt tendersoftware met goedkeuringsprocessen en risicomanagement?

A: “In het tenderproces zitten vaak verschillende momenten dat stakeholders goedkeuring moeten geven voordat je verder kan met de volgende fase. Grote projecten vereisen complexe berekeningen. In Dynamics 365 kun je een koppeling maken met je ERP-systeem, waarmee je de betrouwbaarheid van je berekeningen vergroot en beschikt over actuele voorraad- en resource-informatie. Je stakeholders kunnen hierdoor beter gefundeerde beslissingen nemen ten aanzien van het al dan niet goedkeuren en aftekenen van offertes. Of het nemen van go/no-go beslissingen. Met andere woorden: als je meer informatie tot je beschikking hebt, kun je ook betere beslissingen nemen. Dit resulteert in minder risico’s, een hoger succespercentage en meer toegekende tenders.”

Lees ook: Stop met hagel schieten!

Datagedreven werken voor bouwtoeleveranciers