25 mei voelt als een ware ‘doomsday’ voor veel bedrijven en marketeers. De grote angst? Een flinke inperking van de marketing-mogelijkheden door de GDPR. Aan motivatie om je aan de GDPR te houden geen gebrek; 20 miljoen euro boete of 4% van de jaar omzet. In deze blog praten we je bij over een veelbesproken GDPR-thema: opt-ins in marketing automation systeem ClickDimensions.

Optie 1: Leads en contacts die voor 25 mei een opt-in hebben gegeven in ClickDimensions

Deze groep zit in principe veilig. Een belangrijke factor hierbij zijn de subscription lists. Deze lists bevatten als het goed is informatie over waarvoor de lead of contact een opt-in heeft afgegeven. ClickDimensions zal zelf de informatie vanuit de subscription list koppelen aan de contact of lead. Let op, deze functie dien je wel zelf aan te zetten. Hoe dit kan, wordt bij de vrijgave van deze nieuwe functionaliteit gecommuniceerd door ClickDimensions.

Wanneer je de nieuwe functionaliteit aanzet, dien je voortaan een email send ook te koppelen aan een subscription list. Hierdoor wordt de email alleen verstuurd aan de leads en contacts bij wie een opt-in is geregistreerd. Wanneer zij een opt-out hebben zullen zij de emails juist niet meer ontvangen.

Optie 2: Leads en contacts die een opt-in hebben gegeven buiten ClickDimensions om

Voor deze groep komt er een ‘enhanced list import’ tool. Tijdens dit import-proces kun je aangeven dat de persoon een opt-in heeft gegeven. Je vult direct ook extra details in over hoe, wanneer en waar de opt-in verkregen is. Daarnaast geef je aan wat de persoon verteld is bij het afgeven van de opt-in, zodat je kunt aantonen dat de contact of lead zich bewust heeft aangemeld.

Informatie die verkregen is via een beurs of via een visitekaartje kun je als opt-in interpreteren als er duidelijk gevraagd is of de persoon bijvoorbeeld de nieuwsbrief wilt ontvangen. Dit is een grijs gebied en er is nog weinig duidelijkheid vanuit de autoriteiten. De ‘veiligste’ optie is om de persoon in kwestie achteraf nog een opt-in per mail te vragen.

Optie 3: helemaal geen opt-in vastgelegd

Op het moment dat je de nieuwe functionaliteit aanzet, kun je deze groep niet meer mailen. De nieuwe functies zijn wel optioneel, wat betekent dat je er ook voor kunt kiezen deze niet aan te zetten. Je dient dan wel zelf goed op te letten dat je deze opt-out groep niet meer mailt. Wil je deze groep alsnog emails sturen? Een opt-in verzamelen of verwerken kan via een Subscription Management Page, een webformulier of een handmatige import. Het is aan te raden deze groep een activatie mail te sturen met de vraag of zij nog mails willen ontvangen.

Kunnen service berichten dan ook niet meer verstuurd worden?

De uitzondering op de regel zijn service berichten. Wanneer het duidelijk is dat het niet om marketing-berichten gaat en er geen diensten of producten in worden aangekondigd, mag je ook naar mensen zonder opt-in berichten versturen. Je geeft dan binnen ClickDimensions aan dat het om een ‘transactioneel’ bericht gaat. Let wel op dat je hier geen misbruik van maakt, want je loopt het risico strafbaar te zijn. Zolang je kunt aantonen dat deze mailingen over bijvoorbeeld een account update, rekening, privacy policy update of een software update gaan, is er niets aan de hand.

ClickDimensions release

Deze GDPR-update is onlangs vrijgegeven. Meer informatie en details lees je in de releasenotes van ClickDimensions.

Ben je op zoek naar advies of ondersteuning bij het GDPR-ready maken van ClickDimensions of Microsoft Dynamics-applicaties? Onze consultants adviseren en begeleiden je graag. Neem gerust contact met ons op voor de mogelijkheden.