Auteur

Hans Broer
Hans is Marketing Manager van HSO Nederland.

Het afwegen van de voor- en nadelen van maandelijks of jaarlijks factureren voor abonnementsdiensten is een hele opgave, maar aar wel van cruciaal belang om je billing cycle en strategie daaromheen goed vorm te geven. Waar geven je klanten de voorkeur aan?  En wat moet je doen als sommige klanten gaan voor maandelijks factureren en andere klanten voor een jaarlijkse factuur?

Het kan logisch lijken om te kiezen voor de billing cycle die je financiële afdeling het makkelijkst kan implementeren en waarmee financial forecasting mogelijk wordt. Je zou de facturatiecyclus ook kunnen baseren op de aanpak die je concurrenten hanteren. Het probleem is dat geen van deze standaardbenaderingen de klant voorop stelt. 

Uit onderzoek blijkt dat slechts een vijfde van alle as-a-service-bedrijven hun klanten de keuze biedt tussen maandelijks en jaarlijks factureren. Dit is een verrassend klein aandeel voor een sector die het juist van klantgerichte innovaties moet hebben. Keuzevrijheid is van cruciaal belang tijdens de meeste stadia van de customer journeydus ook als het op betalingen aankomt. In dit blog brengen de we voor- en nadelen van maandelijks factureren en jaarlijks factureren in kaart, zodat je kunt bepalen welke aanpak voor jou het beste resultaat oplevert. 

De billing cycle, wat houdt het in?

Bij jaarlijkse facturatie worden alle kosten voor het gebruik van een abonnementsdienst gedurende jaar afgerekend op basis van een betaling ineens. Als er sprake is van subscription billing worden klanten opgenomen in een geautomatiseerde cyclus die hen één keer per jaar factureert, tenzij ze hun abonnement hebben opgezegd. 

Bij maandelijks factureren worden de jaarlijkse kosten opgesplitst in maandelijkse betalingen. Klanten kunnen hun abonnement meestal op elk gewenst moment opzeggen. Ze zitten niet vastgepind aan een overeenkomst voor een heel jaar. 

New call-to-action

Voordelen van jaarlijks factureren  

  • Een jaarlijkse billing cycle verbetert je cashflow, omdat klanten het volledige bedrag vooraf betalen. 
  • Het reduceert het klantenverloop en maakt het makkelijker om de omzet te voorspellen. 
  • Klanten profiteren mogelijk van lagere kosten, omdat je hen een lagere prijs kunt aanbieden als zij een verplichting voor een heel jaar aangaan. 
  • Abonnementen voor een langere periode geven je meer tijd om klanten te helpen om maximale waarde uit je dienst te putten. 
  • De maandelijkse boekhoudkosten vallen lager uit, omdat je geen maandelijkse betalingen hoeft te faciliteren. 

Nadelen van jaarlijks factureren  

  • Klanten kunnen halverwege het jaar besluiten om de dienst niet langer te gebruiken zonder je daarover te informeren, zodat je de kans misloopt om hen op andere gedachten te brengen. 
  • Het verhoogt het omzetrisico, omdat je het verlies van een klant die vooraf betaalt voor een heel jaar veel sterker in je portemonnee zult voelen. 
  • De omzeterkenning en de omgang met uitgestelde omzet wordt er ingewikkelder door (lees het blog van Mireille Gielians over revenue recognition voor een uitgebreide bespreking). 
  • De voorzieningen voor restitutie voor opgezegde abonnementen voor een langere periode kunnen boekhoudkundige complicaties opleveren. 
  • Klanten kunnen vergeten de dienst te gebruiken en een jaar later bezwaar maken tegen de in rekening gebrachte kosten. 

Voordelen van maandelijks factureren  

  • Een maandelijkse billing cycle verlaagt de instapdrempel voor nieuwe klanten die maandelijkse kosten beter behapbaar vinden dan de betaling ineens van een fors bedrag. 
  • Het verkort de verkoopcyclus en reduceert daarmee ook vaak de kosten van klantenwerving. 
  • Het biedt je de mogelijkheid van regelmatig contact met klanten, zodat je kunt nagaan of ze hun diensten daadwerkelijk en op de juiste manier gebruiken. 
  • Dit is een ideaal model voor kleinere B2C en B2B-bedrijven, omdat die wellicht geen lange-termijnverplichting willen aangaan omdat ze het met een kleiner budget moeten doen. 
  • Het verlaagt het risico van restitutie van grote bedragen, omdat klanten minder moeilijk zullen doen over kleinere maandelijkse betalingen dan betalingen voor een heel jaar. 
  • Het is eenvoudiger om ontevreden klanten hun geld terug te geven zonder dat je omzet daar sterk onder lijdt. 
  • Er is meer ruimte om voor prijsverhogingen, omdat die klanten maandelijks slechts een paar euromeer kosten. 

Billing Cycle: jaarlijks factureren of maandelijks factureren?

Nadelen van maandelijks factureren 

  • Het vergroot mogelijk het klantenverloop, omdat het opzeggen van een abonnement met weinig kosten gepaard gaat. 
  • Het kan lastig zijn om accurate omzetprognoses af te geven omdat het klantenverloop moeilijk te voorspellen is. 
  • Klanten kunnen het abonnement opzeggen voordat ze waarde van je dienst inzien. 
  • Het vergroot de complexiteit rond het traceren van betalingen en de incasso van misgelopen betalingen. 
  • Het kan nadeliger uitpakken voor je cashflow, omdat je kleinere bedragen over meerdere termijnen ontvangt. 

Welke billing cycle kies jij?  

Zoals je vast al gemerkt hebt is er geen eenvoudig antwoord op deze vraag. Maandelijks factureren of jaarlijks heeft allebei voor- en nadelen. De uiteindelijke beslissing zal afhangen van het type service dat je aanbiedt en de markt die je bedient. 

Waarschijnlijk komen veel B2B-bedrijven die hun pijlen op grote ondernemingen richten tot de conclusie dat jaarlijkse facturatie de beste optie is. Deze aanpak sluit beter aan bij het type klant dat zij willen aantrekken. Een B2C- of B2B-bedrijf dat zich op kleinere bedrijven richt kan er juist goed aan doen om voor maandelijks factureren te kiezen, omdat dat weer aantrekkelijker is voor hun specifieke doelgroep. 

De meeste doelgroepen zijn echter niet eenduidig in een van deze twee categorieën in te delen. Zelfs bij de bovengenoemde voorbeelden zal er sprake zijn van uitzonderingenVoor de meeste as-a-service-bedrijven is een hybride aanpak daarom de beste optie. Het goede nieuws: waarom zou je ze niet allebei als optie aan je klant aanbieden? ERP-software, zoals Microsoft Dynamics 365 of Microsoft Dynamics AX maakt het inmiddels mogelijk en als je investeert in financial forecasting creëer je inzicht in de te verwachten inkomsten.

De laatste blogs op hso.com