Nieuw ERP Biesheuvel Techniek werpt vruchten af

Wil je stappen maken op het gebied van artikel- en voorraadbeheer, dan is een modern ERP-systeem eigenlijk een vereiste. Bij Biesheuvel Techniek herkenden ze die noodzaak en zochten ze een nieuw pakket. Meino Noordenbos (directeur) en Frank Deegens (IT-manager) van Biesheuvel Techniek leggen uit hoe dat traject in zijn werk ging en welke vruchten ze er nu van plukken.

Zaakjes op orde

Biesheuvel Techniek werkte jarenlang met het betrouwbare Digis-systeem, maar toen het onderhoud daaraan stopte, moest het op zoek naar een nieuwe ERP-oplossing. Na een proces van 3 jaar en een investering van ongeveer € 2 miljoen heeft de industrieel distributeur zijn zaakjes nu prima op orde. Op 30 april 2012 gingen ze over op het nieuwe pakket. IT-manager Frank Deegens was verantwoordelijk voor de overstap op het nieuwe systeem. “We zijn een uitgebreid selectietraject ingegaan. Op het eind ging het tussen SAP en Microsoft Dynamics AX. Beide zijn goede systemen, waarbij de ene een wat betere koppeling had met de werkplek en de ander beter scoorde op strakkere order-naar-europrocessen. Het management kwam er niet direct uit, maar we moesten de knoop doorhakken.” Noordenbos: “Ik besloot toen de voorkeur te geven aan hetgebruikersgemak.

De look & feel van de Microsoftoplossing en integratie met Officeproducten zoals Excel is bij de meeste medewerkers goed bekend”. We moesten het systeem wel even finetunen voor dagelijks gebruik. In die periode hebben we veel van onze werknemers gevraagd. Zo moesten verscheidene mensen hun vakantie uitstellen. Komende van onze degelijke Unix-based-omgeving was er weleens de vrees, dat we met het nieuwe pakket vaak uit de lucht zouden zijn. Te lage uptime. Dit bleek gelukkig ongegrond. We hebben dan ook voldoende ondersteuning van de specialisten van HSO ontvangen. Met een andere ICT-partner hebben we onze hardware vernieuwd, noodzakelijk voor de overstap.”

Van order naar euro

Voor het personeel betekende de overstap een hele andere manier van werken, van het vertrouwde Unix-systeem naar een grafische omgeving. Frank Deegens: “Eerst had je alleen cijfers op je scherm. Nu heb je drie schermen met de hele logistieke workflow: van order naar euro.” Meino Noordenbos vult aan: “Elke medewerker behandelt bij ons een logistieke klantenstroom op zich. Een klant kan bij ons namelijk vanuit een enorm breed assortiment bestellen. Medewerkers gaan vaak bij fabrikanten op zoek naar geschikte producten voor een klant. Dat betekent dat ze die producten zelf in het systeem moeten kunnen invoeren. 25% van onze omzet, een niet te verwaarlozen aandeel, komt uit deze producten. In het verleden werden deze specials telkens opnieuw ingevoerd. Doordat we ze nu goed kunnen invoeren, creëren we een gedegen artikeldatabase in het systeem.”

Artikeldatabase

Deze zogeheten specials maken een koppeling met artikelendatabase EZ-base niet voor de hand liggend. “Ik denk dat we circa 10% van de artikelen uit EZ-base in ons assortiment hebben”, zegt Noordenbos. “Er is een rechtstreekse koppeling vanuit Microsoft Dynamics AX met onze webshop”, gaat Deegens verder. “Met realtimeprijzen en -mutaties. Is een artikel niet meer leverbaar, dan wordt dit ook direct verwerkt in de webshop.” Biesheuvel heeft het artikelbeheer dan ook prima voor elkaar. Dat had echter wel wat voeten in de aarde. “Je moet je voorstellen dat we per artikel bijna veertig velden in moesten voeren”, zegt Deegens. “We hebben er dan ook drie weken over gedaan om dat allemaal op orde te krijgen, terwijl er vooraf maar drie dagen begroot waren.”

Continu verbeteren

Het resultaat mag er zijn. Noordenbos: “We zijn nu veel beter in staat om de industrie en onderhoudsbedrijven te ontzorgen. Bij al onze klanten, zoals DSM en Nedtrain, gaan we daar heel ver in. Zij kunnen minder tijd besteden aan het assortiment van de technische dienst. We helpen ze bijvoorbeeld met het bouwen van hun klantspecifieke catalogi waardoor men kan besparen op meerdere kleine leveranciers. De klant kan zich op die manier richten op de kernprocessen.” Hoewel het overstappen op het nieuwe systeem dus best een veelomvattend proces was, denkt Noordenbos dat ze toch maar vier tot zes jaar door kunnen met dit pakket. “Het gaat snel tegenwoordig. En we moeten als groothandel continu doorgaan met verbeteren. Daarom blijven we investeren. Het Biesheuvel Techniek ERP is onze bedrijfsaorta.”

Bron: Zevij magazine ‘De kracht van’


Terug naar overzicht

Contact

Meer informatie over HSO.

Neem contact op