AWVN op voorsprong met nieuw IT-platform Microsoft Dynamics AX, CRM en SharePoint

Werkgeversvereniging AWVN adviseert werkgevers al meer dan 90 jaar bij het ontwikkelen van de HR-strategie, de organisatie en de medewerkers en bij het vormgeven van de arbeidsvoorwaarden. Daar hoort een goed functionerend informatievoorzieningsmodel bij. Het totaalpakket van Microsoft Dynamics AX, CRM en SharePoint ondersteunt AWVN in haar ambitie om de meeste toegevoegde waarde te leveren voor werkgevers in Nederland.

AWVN werkt vanuit de filosofie dat juist deze aspecten van het werkgeverschap in grote mate bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Circa 19.000 ondernemingen zijn, direct en indirect, aangesloten bij AWVN. Deze ondernemingen hebben rond de 2 miljoen werknemers in dienst en jaarlijks handelt de AWVN-werkgeverslijn jaarlijks zo’n 6.000 vragen van leden af.

VOORUITSTREVENDE INFORMATIEVOORZIENING

De belangrijkste redenen voor de invoer van een nieuw ERP-systeem in combinatie met Microsoft Dynamics CRM en SharePoint was een nieuw ontwikkeld informatiemodel. Het is de ambitie van AWVN om via collectieve en individuele activiteiten werkgevers te ondersteunen. Daar hoort een vooruitstrevende informatievoorziening bij. AWVN werkte met Scope en Exact in combinatie met Hummingbird. Dit systeem kon niet voldoen aan de integratiewensen van AWVN. Door informatie en kennis te verzamelen, te verwerken, te integreren en beschikbaar te stellen, kan AWVN haar medewerkers en klanten ontzorgen.

TOTAALPAKKET VAN MICROSOFT DYNAMICS AX, CRM EN SHAREPOINT

“De reden dat AWVN voor Microsoft Dynamics AX heeft gekozen, is dat Dynamics AX een modern financieel systeem is dat veel gebruikt wordt binnen de zakelijke dienstverlening”, aldus Kees Hulsman, IT Manager AWVN. Met Microsoft Dynamics AX krijgt AWVN beter grip op projecten en deadlines. Ook ondersteunt het ERP-systeem de werkgeversorganisatie bij efficiënte afhandeling van de urenregistratie en het digitaal verwerken van facturen.

“We wilden onze medewerkers in één scherm direct inzicht geven in openstaande e-mails, agenda, activiteiten, klanten, campagnes, offertes, etc. Daarom hebben we besloten om met Microsoft Dynamics CRM aan de slag te gaan”, aldus Kees Hulsman. Deze oplossing draait in Outlook en is gemakkelijk aan te passen. Bovendien zorgt de connectivity suite van HSO voor de integratie met het ERP-systeem Microsoft Dynamics AX. Ook wordt Microsoft SharePoint ingezet bij AWVN. De organisatie kan hiermee snel projectwebsites opzetten, waar informatie kan worden gedeeld met anderen en documenten en taken van begin tot eind worden beheerd. Een combinatie van deze drie systemen zorgt ervoor dat AWVN informatie en kennis integraal beschikbaar heeft om zo hun klanten optimaal van dienst te kunnen zijn. 

HSO ALS IMPLEMENTATIEPARTNER

Kees Hulsman: “De keuze is op HSO gevallen, omdat we van AWVN een meer zakelijke dienstverlener willen maken. HSO biedt met Microsoft Dynamics AX 2012 een zeer complete ERP-oplossing voor projecten servicegedreven dienstverleners. Bovendien is HSO de grootste Microsoft Dynamics AX partner in Nederland met diepgaande branchekennis. Tenslotte zag de portaal met de urenregistratie er goed uit. Hierin kunnen wij eenvoudig uren online vastleggen.”

De implementatie verliep op een flexibele en vooruitstrevende wijze. Zowel voor HSO als AWVN was het vernieuwend om te werken zonder een scherp functioneel ontwerp. Gedurende de projectfase leverde praktijkervaring nieuwe inzichten en aangepaste gezichtspunten op. Het project werd ‘Columbus’ gedoopt: een ontdekkingsreiziger die de nieuwe wereld wilde ontdekken, maar nog niet precies wist waar hij naar toe ging. Wat betreft het project stond bij AWVN het einddoel wel vast, maar was het traject er naar toe minder strak omlijnd.

DASHBOARDS

Gezien het flexibele projectplan was de belangrijkste uitdaging bij de implementatie van Dynamics AX, CRM en SharePoint te blijven focussen op het hoofddoel en te accepteren dat niet alles 100% hoefde te zijn bij de livegang. “Nu we live zijn moeten we nog wel wennen aan het feit dat we geen rapporten uit verschillende losse systemen meer krijgen aangeleverd, maar dat we alle relevante informatie realtime van onze dashboards af kunnen lezen”, zegt Kees Hulsman. “De voordelen van het totaalpakket van Dynamics AX, CRM en SharePoint is dat we gegevens niet meer dubbel hoeven in te voeren en dat informatie op één plek wordt onderhouden. Ook hebben we al geleerd dat het verstandig is om interne processtappen, de workflow, vast te leggen en niet alleen maar aannames te doen. Dynamics AX ondersteunt dus ook op strategisch vlak.”

TOEKOMST

“Mede door de integratie van de informatie, het laten samenvloeien van alle informatie binnen een kennisorganisatie, ontstaat een krachtig AWVN. In de toekomst wil AWVN ook Dynamics CRM ontsluiten op hun mobiele apparaten. Zo beschikken medewerkers ook buiten kantoor over alle relevante informatie uit Microsoft Dynamics CRM.


Terug naar overzicht

Contact

Meer informatie over HSO.

Neem contact op