Wie Sie Subscription-Prozesse sauber modellieren
In unserer Projektpraxis zeigt sich immer wieder: Es gibt Muster und Best Practices, die fast immer funktionieren (und andere, die zuverlässig Probleme verursachen). Die folgenden Erkenntnisse basieren auf Projekten mit Softwareunternehmen, Maschinenbauern, Händlern und Dienstleistern und orientieren sich an unserer langjährigen methodischen Erfahrung mit der HSO Excellerate-Methodik.
Keine Subscription ohne Prozessmodell
Subscription Billing klingt im ersten Moment einfach: Vertrag anlegen, abrechnen, fertig. Wer sein Subscription-Modell skalieren will, merkt jedoch schnell, dass hinter diesem Grundprozess zahlreiche Varianten stecken. Wenn Szenarien nicht ordentlich durchdacht sind, entstehen Workarounds, manuelle Abstimmungen und Unsicherheit in Finance und Vertrieb.
Typische Use Cases, die im Prozessmodell abgebildet werden müssen:
- Vertragsänderungen (Upgrade, Downgrade, Mengenanpassungen)
- Kündigung und Verlängerung (automatisch, aktiv, mit oder ohne Preisanpassung)
- Gutschriften und Rabatte (z. B. Kulanz, Laufzeitrabatte)
- Nutzungserweiterungen (z. B. zusätzliche User, Maschinenstunden oder Module)
Erfassen Sie die wichtigsten Use Cases aus Vertrieb, Finance und Operations im Rahmen von Workshops und modellieren Sie ein Soll-Prozessmodell, das diese Fälle klar regelt. Testen Sie Logik und Verantwortlichkeiten danach anhand konkreter Beispielverträge oder Prototypen. So entsteht ein belastbarer Kernprozess, der bei Bedarf schrittweise erweitert werden kann.
Entscheidungen vorbereiten und Entscheidende benennen
Gerade in Unternehmen, die das erste Mal mit einem Subscription-Modell arbeiten, führen offene Fragen schnell zu Blockaden: Wer entscheidet eigentlich, wie viele Preismodelle es geben darf? Was bei Vertragsverlängerungen passiert? Oder wie Forecast-Logik und Reporting aufgebaut werden?
Wenn solche Fragen ungeklärt bleiben, verliert Ihr Subscirption-Projekt an Tempo. Entscheidungen werden vertagt, Verantwortlichkeiten verschoben und am Ende entstehen halbgare Lösungen, die teuer korrigiert werden müssen. Darum ist es entscheidend, die Linienrollen mit entsprechender Entscheidungskompetenz einzubinden. Dazu gehören in der Regel:
- CFO / Finance-Leitung – für Pricing, Abrechnung und Bilanzierung
- Leitung Vertrieb – für Angebotslogik und Kundenkommunikation
- IT-/Enterprise Architect – für Systemfähigkeit und Integrationen
- Leitung Operations / Service – für Nutzung, Anpassungen und Kundenprozesse
HSO arbeitet von Beginn an mit einem klaren Projektorganigramm, das Verantwortlichkeiten auf Kunden- und HSO-Seite festhält. So ist dokumentiert, wer was auf welcher Grundlage entscheidet und wie im Konfliktfall eskaliert wird. Das schafft Orientierung und schützt vor Endlosrunden.
Iteratives Arbeiten mit Prototypen statt Wunschliste
Die wahrscheinlich häufigste Hürde in Subscription-Projekten: eine sehr, sehr lange Liste an Anforderungen, die alle „mit rein müssen“. Damit Ihr Projekt jedoch machbar (und bezahlbar) bleibt, empfehlen wir, iterativ mit klar abgegrenzten Prototypen zu arbeiten. Statt eine Wunschliste umzusetzen, konzentrieren Sie sich auf konkrete Use Cases, z. B.:
- ein typischer Vertrag mit ausgewähltem Preismodell
- eine Verlängerungs- oder Kündigungslogik
- eine Abrechnung mit Add-ons oder Rabatten
Diese Prototypen werden intern getestet, zunächst mit Beispielkunden oder simulierten Verträgen. So zeigt sich schnell, wo Prozesse ineinandergreifen, wo Medienbrüche entstehen und welche Daten fehlen.
In unserer Excellerate-Methodik setzen wir dafür auf die Phasen Diagnose und Analyse: Hier testen wir Use Cases, spielen Vertrags- und Abrechnungsszenarien durch und identifizieren Probleme, bevor sie im Live-System auftreten. Außerdem setzen wir auf Best Practices und Templates, um nicht bei null anfangen zu müssen. Das verkürzt Ihre Time to Value.
