Copilot für Kundengespräche, Performance Tracking und Sales Enablement
Anwendungsfall 6: Zusammenfassung und Analyse von Kundengesprächen
Die Ausgangslage
Im Vertrieb spielen die menschliche Interaktion und das Aufbauen von Beziehungen eine zentrale Rolle. Die Fähigkeit, sich vollkommen auf das Gespräch zu konzentrieren und auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen, ist entscheidend für den Aufbau einer vertrauensvollen Kundenbindung. Bei Gesprächen mitzuschreiben, kann störend wirken und die natürliche Gesprächsdynamik beeinträchtigen. Alternativ müssen Vertriebsmitarbeiter im Nachgang Meeting-Aufzeichnungen durchforsten in der Hoffnung, alle wichtigen Punkte wiederzufinden.
Veränderung durch Copilot
Microsoft Copilot transformiert diesen Aspekt des Vertriebs durch die Integration in Microsoft Dynamics 365 Sales. Copilot nutzt automatische Transkriptionsfunktionen und Analysetools, um wichtige Punkte und Aktionsitems aus Verkaufsgesprächen zu extrahieren und zusammenzufassen. Dabei werden Schlüsselthemen aus Gesprächen erkannt, wie Vertragsbedingungen, spezifische Kundenanforderungen, Einwände, zugesagte Maßnahmen und geplante Termine. Außerdem identifiziert Copilot wichtige Stakeholder-Namen und deren Anliegen, was eine zielgerichtete Nachverfolgung ermöglicht.
Geschäftlicher Mehrwert
Die Entlastung von administrativen Aufgaben durch Copilot ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, ihre volle Aufmerksamkeit den Kunden und deren Bedürfnissen zu widmen. Diese Konzentration auf das Gespräch wird nicht durch die Notwendigkeit der Dateneingabe gestört, wodurch die Interaktionen mit Kunden natürlicher und effektiver werden.
Die Erfassung und systematische Strukturierung von Gesprächsinhalten minimiert Fehler und steigert die Qualität der CRM-Daten. Darüber hinaus erleichtert die schnelle und genaue Zusammenfassung von Meetings die Durchführung zeitnaher und zielgerichteter Follow-ups. Dieses gesteigerte Maß an Aufmerksamkeit stärkt das Vertrauen der Kunden und fördert deren Zufriedenheit, was wiederum die Grundlage für dauerhafte Geschäftsbeziehungen schafft.
Die Vorteile im Überblick:
- Verbesserte menschliche Interaktion für eine stärkere Kundenbindung
- Zeitersparnis durch automatisierte Dokumentation und effiziente Nachbereitung
- Verbesserte Konsistenz und Vollständigkeit der Kundeninformationen durch Datenübertragung ins CRM
Ein Praxisbeispiel
Laura, eine Vertriebsmitarbeiterin bei Future IT, war in einen besonders wichtigen Verkaufsprozess involviert, der die Einführung einer Softwarelösung für einen großen Unternehmenskunden betraf. Während der Produktdemo konzentrierte sich Laura intensiv auf die Präsentation und das Beantworten technischer Fragen. In der Hitze des Gesprächs übersah sie jedoch den Einwand eines der Entscheidungsträger, der Bedenken bezüglich der Kompatibilität der Software mit bestehenden Systemen äußerte. Ohne die Unterstützung von Microsoft Copilot hätte dieser kritische Punkt leicht übersehen werden können.
Copilot transkribierte das Meeting jedoch und extrahierte wichtige Punkte automatisch. Dadurch wurde Laura auf den Einwand aufmerksam. Die von Copilot erstellte Zusammenfassung hob ihn im Kontext weiterer Diskussionspunkte deutlich hervor. Als Laura die Meeting-Zusammenfassung durchsah, wurde ihr sofort klar, dass der Aspekt weiterer Klärung bedurfte. Daraufhin organisierte sie ein Follow-up zur Klärung der Kompatibilitätsfragen. Anschließend konnte sie ein Angebot erstellen, das genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten war.
Anwendungsfall 7: Performance Tracking und Sales Enablement
Die Ausgangslage
Im Vertrieb sind Leistungskennzahlen direkt messbar und können – besser als in anderen Geschäftsbereichen – einzelnen Mitarbeitern, Kunden und sogar Aktivitäten zugeordnet werden. Richtig genutzt sind sie eine echte Goldmine. Ausgehend von den Daten lassen sich Geschäftsstrategien und Maßnahmen zum Sales Enablement ableiten. Der traditionelle Prozess der Vertriebsdatenanalyse kann jedoch aufgrund seiner Komplexität und des Zeitaufwands zur Herausforderung werden.
Ehrlicherweise sind Unternehmen, die ihre Vertriebsdaten bereits mit Microsoft Power BI auswerten, schon jetzt gut aufgestellt. Die Schwierigkeit liegt meist in der Bedienung der Tools und der Identifikation von Trends und Mustern. Manuell kann schwer abzuschätzen sein, welche Dashboards es sich zu erstellen lohnt und wo die wertvollen Insights verborgen liegen. Wichtige Chancen werden leicht übersehen oder zu spät erkannt.
Veränderung durch Copilot
Mit der Integration von Microsoft Copilot wird das Erstellen von Berichten in Power BI erheblich vereinfacht. Nutzer können nun über natürlichsprachliche Eingaben direkt mit Copilot kommunizieren, um komplexe Datenanfragen zu formulieren. Vielbeschäftigte Sales Leader kommen auch ohne technische Kenntnisse schnell und intuitiv an maßgeschneiderte Berichte.
Copilot interpretiert die natürlichsprachlichen Anfragen und wandelt sie in Datenabfragen um, die in Power BI ausgeführt werden. Das minimiert den Aufwand und die Komplexität, die normalerweise mit der Erstellung von Dashboards und Berichten verbunden sind.
Geschäftlicher Mehrwert
Durch die einfachere Handhabung können Nutzer mit Copilot schneller auf wertvolle Insights zugreifen und diese nutzen, wodurch die Entscheidungsfindung und strategische Planung beschleunigt werden. Zudem kann Copilot Vorschläge für aussagekräftige Berichte machen. Hier gilt: „Sie wissen nicht, was Sie nicht wissen.“ Copilot hilft dabei, Analysen zu identifizieren, die bisher unerkannte Einsichten ermöglichen.
Die Vorteile im Überblick:
- Zeiteffiziente Berichterstattung durch natürlichsprachliche Eingaben
- Entdeckung neuer Geschäftspotenziale durch Vorschläge für relevante Berichte
- Fundierte Entscheidungen und zielgerichtete Strategieanpassungen
- Verbesserte Sales Performance danke Einblicken für eine effektivere Ressourcenallokation und Kundenansprache
Ein Praxisbeispiel
Simon, der Sales Manager bei Future IT wollte die Effektivität der Vertriebsstrategien seines Teams steigern und gleichzeitig die Ressourcenallokation optimieren. Das traditionelle Reporting lieferte zwar grundlegende Verkaufsdaten, aber in Bezug auf neue Sales Enablement Initiativen kam er einfach nicht weiter.
Simon experimentierte mit natürlichsprachlichen Eingaben über Copilot in Power BI, um neue Arten von Berichten zu generieren, die nicht nur die üblichen Verkaufszahlen darstellten, sondern auch die Korrelationen zwischen Verkaufsaktivitäten und Kundenfeedback analysierten. Copilot schlug ihm vor, einen spezifischen Report zu erstellen, der die Reaktionszeiten des Teams auf Kundenanfragen und deren Einfluss auf die Abschlussraten untersuchte.
Simon hatte bisher nicht in Betracht gezogen hatte, dass die Schnelligkeit der Reaktionen ein kritischer Faktor für den Verkaufserfolg sein könnte. Das von Copilot erstellte Dashboard zeigte deutlich, dass schnellere Reaktionszeiten stark mit höheren Abschlussraten korrelierten, besonders bei Großkunden, die eine schnelle Betreuung als Indikator für das Service-Level werteten. Als Konsequenz richtete er spezielle Trainings für sein Team ein, um die Bedeutung und Techniken schneller Kundenkommunikation zu vermitteln und stellte zusätzliche Ressourcen für die am stärksten nachgefragten Zeiten bereit.