Kapitel II: Copilot im Vertrieb
Im Vertrieb herrscht – mehr noch als in anderen Abteilungen – ein konstanter Leistungsdruck, weil der Vertrieb direkt für die Umsatzgenerierung des Unternehmens verantwortlich ist. Daher ist es entscheidend, die Zeit der Vertriebsteams effizient zu nutzen, indem sie sich auf die richtigen Kundeninteraktionen konzentrieren. Diese Interaktionen müssen sowohl personalisiert als auch konsistent sein, während gleichzeitig Meetings sorgfältig nachbereitet und Aufgaben verfolgt werden.
Microsoft Copilot bringt fortschrittliche KI-Fähigkeiten in den täglichen Arbeitsalltag der Vertriebsteams. Durch die Integration in häufig verwendete Tools wie Outlook, Teams und Word erleichtert Copilot alles von der E-Mail-Kommunikation über CRM-Updates bis hin zu Analysen und Automatisierungen. Dadurch können Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt aufwenden und gleichzeitig effizienter arbeiten.
Anwender können:
- Repetitive Aufgaben wie das Zusammenfassen von E-Mails automatisieren
- Durch die Integration von CRM- und Office-Daten personalisiert und datengestützte auf Kundenanfragen antworten
- Meeting-Ergebnisse automatisch dokumentieren und priorisieren sowie Aufgaben nachverfolgen
- Neue Erkenntnisse zu Strategien und Sales Enablement Maßnahmen gewinnen
Anwendungsfall 5: KI-gestützte Kundenkommunikation und CRM-Updates
Die Ausgangslage
Im Vertrieb ist Zeit Geld. Effizienter und intelligenter Input führt nicht nur zu gesteigertem Umsatz für das Unternehmen, sondern auch zu höheren Provisionen für die Mitarbeiter. Das macht es besonders wichtig, die Kundenkommunikation effektiv zu gestalten und CRM-Daten unkompliziert zu aktualisieren.
Verkaufsteams sehen sich allerdings oft mit der Herausforderung konfrontiert, relevante Informationen aus E-Mail-Konversationen und Meetings zu extrahieren, diese Daten im CRM-System zu speichern und andersherum wieder Antworten an den Kunden zu verfassen und nächste Schritte im Blick zu behalten. Das ist bisher mit viel manuellem Hin und Her verbunden. Oft werden CRM-Systeme aus Zeitmangel nicht aktuell gehalten, was die Datenqualität für Reporting- und Analysezwecke beeinträchtigt.
Veränderung durch Copilot
Microsoft Copilot in Microsoft Dynamics 365 for Sales kann automatisch E-Mail-Zusammenfassungen generieren und wichtige Informationen direkt im CRM speichern. Copilot analysiert den Kontext und Inhalt der E-Mails und schlägt relevante CRM-Updates vor, die mit minimalen Benutzereingriffen akzeptiert oder angepasst werden können.
Durch die Integration von CRM- und Office-Daten kann Copilot außerdem personalisierte Antworten vorschlagen, die direkt aus dem Kontext des jeweiligen E-Mail-Threads abgeleitet werden. Und damit nichts verloren geht, werden nächste Schritte direkt im CRM über die neue Copilot Homepage dargestellt.
Geschäftlicher Mehrwert
Durch die automatisierte Erfassung und Speicherung von Informationen im CRM lässt sich wertvolle Zeit sparen, die sonst für manuelle Eingaben benötigt wurde. Die präzise Datenübertragung verbessert nicht nur die Qualität der CRM-Einträge, sondern gewährleistet auch verlässliche Daten für das Sales Enablement und die Berichterstattung. Zudem ermöglicht die schnelle und personalisierte Kommunikation basierend auf den gesammelten Daten eine Steigerung der Kundenzufriedenheit und fördert den Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen.
Die Vorteile im Überblick:
- Zeitersparnis bei manueller Datenerfassung und -pflege
- Verbesserte Datenqualität durch automatische CRM-Updates
- Mehr Fokus auf den Verkauf und die Kundeninteraktion
- Bessere Analysefähigkeiten und Entscheidungsfindung auf Basis von verlässlichen Daten
Ein Praxisbeispiel
Nehmen wir an, Maya, eine erfahrene Vertrieblerin bei unserem fiktiven Beispielunternehmen Future IT, musste einen großen Deal mit einem neuen Kunden abschließen, der mehrere Entscheidungsträger und ein komplexes Anforderungsprofil beinhaltete. Auf Kundenseite waren zahlreiche Stakeholder involviert, darunter technische Leiter, Finanzvorstände und IT-Sicherheitsbeauftragte. Aufseiten von Future IT waren neben Maya ein Produktmanager und die Vertriebsleiterin beteiligt, die alle koordiniert und auf dem Laufenden gehalten werden mussten.
Die Herausforderung lag in der Koordination und Kommunikation: Kein kritisches Detail durfte zwischen E-Mail-Konversationen, technischen Diskussionen und strategischen Meetings verloren gehen. Mit Copilot konnte Maya E-Mail-Konversationen automatisch zusammenfassen und Informationen direkt ins CRM-System übertragen. Besonders hilfreich war die Funktion, aus den gesammelten Daten personalisierte, kontextbezogene Antworten für die Kundenseite vorzuschlagen, was die Kommunikation beschleunigte und gleichzeitig weniger fehleranfällig machte.
Maya hatte über die Homepage im CRM immer eine klare Übersicht über anstehende und abgeschlossene Aufgaben. Durch das automatische Zuweisen von Aufgaben sorgte Copilot dafür, dass alle Teammitglieder stets auf dem Laufenden waren.