Effiziente KI-Unterstützung für Brainstorming, Meeting-Zusammenfassungen und Kampagnenmanagement
Anwendungsfall 2: Brainstorming- und Meeting-Zusammenfassungen
Die Ausgangslage
Das effiziente Management von Meetings und Brainstorming-Sessions gehört für Teams zu den kritischen Erfolgsfaktoren – insbesondere, seitdem die remote Arbeit und damit auch Online-Meetings zugenommen haben. Oft sind Meetings jedoch ineffizient.
Teilnehmer stecken in einer Zwickmühle: zuhören, mitdiskutieren und dabei das Mitschreiben wichtiger Ideen vergessen? Oder manuell Notizen machen, anstatt sich voll auf die Diskussion zu konzentrieren? Und selbst wenn gewissenhaft protokolliert oder das Meeting aufgezeichnet wurde, sind die darauffolgende Aufbereitung und Kategorisierung der gesammelten Ideen sowie die Dokumentation und Priorisierung der Besprechungsergebnisse zeitaufwendig und fehleranfällig.
Veränderung durch Copilot
Durch seine Integration in Microsoft Teams ermöglicht Copilot, Meetings effizient zu dokumentieren. Automatisch generierte Transkripte der Besprechungen können direkt im Chat-Interface von Copilot in strukturierte Zusammenfassungen umgewandelt werden. Wichtige Punkte und Entscheidungen werden dabei klar kategorisiert und übersichtlich aufbereitet.
Zusätzlich bietet Copilot die Möglichkeit, Fragen zu klären, wie „Welche Punkte sind noch offen?“ oder „Welche Bedenken hat Lisa geäußert?“ Diese Funktion erlaubt es allen Teilnehmern, sich voll auf die Diskussion zu konzentrieren, ohne sich um die Protokollierung kümmern zu müssen. Falls Rückfragen zum Meetinginhalt bestehen, ermöglicht Copilot eine schnelle und präzise Informationssuche. Anstatt lange Aufzeichnungen zu durchforsten, genügt eine einfache Anfrage bei Copilot: „Wurde das Thema Dmexco besprochen? Bitte fass zusammen, was dazu gesagt wurde.“
Geschäftlicher Mehrwert
Durch die automatische Erfassung und Strukturierung von Diskussionspunkten wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Nachbereitung verbessert, da aus den Zusammenfassungen klare Aktionspunkte und Aufgabenzuweisungen generiert werden. Zudem ermöglicht Copilot den Teilnehmern, sich voll auf die Inhalte zu konzentrieren und aktiver teilzunehmen, da der Bedarf an manueller Notation entfällt. Diese Verbesserungen führen zu effizienteren Meetings und einer gesteigerten Teamproduktivität.
Die Vorteile im Überblick:
- Zeiteinsparung durch automatisierte Erfassung und Strukturierung von Diskussionspunkten
- Verbesserte Nachbereitung mit klaren Aktionspunkten und Aufgabenzuweisungen
- Gesteigerter Fokus im Meeting
- Erhöhte Produktivität und verbesserte Teamdynamik
Ein Praxisbeispiel
Julian, Eventmanager bei unserem fiktiven Beispielunternehmen Future IT, setzte Microsoft Copilot ein, um die komplexe Planung der Dmexco Messe zu managen. Während der zahlreichen Planungsmeetings über Microsoft Teams aktivierte er die automatische Transkriptionsfunktion von Copilot. Diese zeichnete nicht nur jedes gesprochene Wort auf, sondern kategorisierte auch zentrale Themen und Entscheidungen in Echtzeit, was bei der Vielzahl der zu koordinierenden Details unverzichtbar war.
Für Julian war Copilot besonders hilfreich beim Zuweisen von Verantwortlichkeiten für kritische Aufgaben wie das Standdesign, die Technikausstattung und die Personalplanung. Statt mühsam durch handschriftliche Notizen oder E-Mail-Threads zu suchen, fragte er Copilot direkt während der Meetings: „Wer ist verantwortlich für das Standdesign?“ Copilot lieferte sofort eine Antwort, indem es die zuständige Person identifizierte und anzeigte.
Zudem vereinfachte Copilot die Überwachung offener Punkte erheblich. Beispielsweise fragte Julian kurz vor der Messe: „Welche Aufgaben müssen noch abgeschlossen werden?“, und Copilot generierte umgehend eine Liste aller noch zu erledigenden Aktivitäten. Diese Effizienzsteigerung durch Copilot ermöglichte es Julian und seinem Team, die Dmexco Messe erfolgreich und ohne Pannen zu planen und durchzuführen.
Anwendungsfall 3: Kampagnenmanagement
Die Ausgangslage
Das Managen von Marketingkampagnen ist eine komplexe Aufgabe, die sorgfältige Planung, Koordination und ständige Anpassungen erfordert: vom Bestimmen und Segmentieren der Zielgruppen über die Verwaltung von Inhalten über Kommunikationskanäle wie Social Media, E-Mail und Direktmailings bis hin zur Erfassung und Auswertung von KPIs. Die traditionellen Prozesse sind oft manuell, fehleranfällig und zeitaufwändig, besonders wenn es um die Erstellung, Freigabe und Verteilung von Kampagnenmaterialien geht.
Veränderung durch Copilot
Copilot automatisiert und vereinfacht gleich mehrere Aspekte des Kampagnenmanagements. Zunächst definieren Teams Kampagnenziele und Zielgruppen durch natürlichsprachliche Eingaben. Basierend auf diesen Informationen schlägt Copilot Strategien vor und erstellt auf die Bedürfnisse der Zielgruppe zugeschnittene Customer Journeys.
Im weiteren Verlauf übernimmt Copilot die Automatisierung der Freigabe und Distribution von Kampagnenmaterialien. Nutzer können direkt in der Plattform Inhalte erstellen und anpassen, wobei Copilot ständig neue Vorschläge zur Optimierung bietet – basierend auf detaillierten Zielgruppensegmentierungen. Während der Kampagne ermöglicht Copilot zudem ein Echtzeit-Monitoring der Leistung für schnelle Anpassungen und somit eine bessere Performance der Kampagne.
Geschäftlicher Mehrwert
Durch den Einsatz lässt sich nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Qualität und Effektivität der Marketingaktivitäten verbessern. Copilot automatisiert komplexe Prozesse und stellt sicher, dass Kampagnen auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt sind.
Die Vorteile im Überblick:
- Automatisierung von Workflows rund um Freigabe und Verteilung von Kampagnenmaterialien
- Bessere Effektivität dank Echtzeit-Monitoring und schnelle Anpassungen
- Zielgerichtete Customer Journeys
- Verbesserte Zielgruppensegmentierung durch Empfehlungen zur Segmentierung
Ein Praxisbeispiel
Bei Future IT führte Nina eine Marketingkampagne für eine neue Cloud-Service-Lösung durch. Mit der Unterstützung von Microsoft Copilot in Dynamics 365 konzipierte sie eine Kampagne, die auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet war. Nachdem sie die Zielgruppe und die Kampagnenziele definiert hatte, nutzte sie Copilot, um automatisch eine Customer Journey zu generieren.
Kurz nach dem Kampagnenstart zeigten die Echtzeit-Analysefunktionen von Copilot, dass besonders Videoinhalte eine hohe Engagement-Rate aufwiesen, während traditionelle Text-E-Mails unterdurchschnittlich abschnitten. Nina reagierte schnell, indem sie den Fokus der Kampagne verstärkt auf Video-Content setzte und zusätzliche Budgetmittel in diesen Bereich lenkte.
Copilot erkannte auch das Potenzial einer Untersegmentierung der Zielgruppe, speziell in Bezug auf die Branchen. Auf Basis dieser Erkenntnis passte Nina die Customer Journeys an und entwickelte neue Inhalte für die verschiedenen Branchen, was die Relevanz und Effektivität der Kampagne weiter steigerte.