Copilot für Finanzen und Geschäftsabläufe
Fertigungsunternehmen sehen sich mit einem stetig wachsenden Berg an Daten konfrontiert, deren effektive Interpretation und Nutzung für den Unternehmenserfolg entscheidend ist. Die Erkennung von Mustern in diesen Daten mit maschinellem Lernen ist dabei keine völlig neue Entwicklung.
„Wir hatten bereits erhebliche Datenmengen zur Verfügung – darunter alle Reparaturdaten der letzten fünf Jahre, Inspektionsberichte und Kraftstoffberichte. Unsere Ingenieure achten ganz genau auf diese Berichte. Das müssen sie gesetzlich auch. Die Herausforderung für uns war: Wie ziehen wir uns diese Daten ‘an Land’ und wie machen wie sie für die Analyse und das Modell nutzbar? HSO brachte das Wissen und die passenden Tools dafür mit.“
Doch die neueste Generation von KI-Anwendungen in Dynamics 365 Finance & Operations in Form von Copilot geht weit über traditionelle Methoden hinaus, indem sie agil auf Marktveränderungen und neue Trends reagiert. Gleichzeitig unterstützt sie Anwender dabei, die Möglichkeiten der Plattform auch ohne tiefes technisches Verständnis voll auszunutzen. Das schafft Flexibilität und Skalierbarkeit, die für die Anpassung an dynamische Marktbedingungen erforderlich sind.
Anwender können:
- Erfolgsquoten bei der Einziehung von Forderungen steigern
- personalisierte Mahnschreiben mit KI-generierten Inhalten versenden
- Projektaufgabenpläne generieren
- Potenzielle Projektrisiken bewerten und Risikominderungspläne erarbeiten
- und Projektstatusberichte erstellen
Diese Funktionen straffen Geschäftsprozesse und tragen dazu bei, Projekte und finanzielle Abläufe optimiert und zielgerichtet zu steuern.
Anwendungsfall 3: Projekte planen, Risiken erkennen und Berichte erstellen
Die Ausgangslage
Im Projektmanagement treffen komplexe Aufgaben wie Planung, Risikobewertung und Leistungsüberwachung auf zeitraubende, wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung von Projektstatusberichten. Projektmanager stehen oft vor der Aufgabe, zahlreiche Informationen zu verarbeiten und trotz ständigem Zeitdruck die richtigen kritischen Entscheidungen zu treffen.
Veränderung durch Microsoft Copilot
Auch hier kann Copilot doppelt helfen: mit seiner Fähigkeit zur Analyse großer Datenmengen und der Automatisierung von Routineaufgaben. Mit Copilot in Dynamics 365 Project Operations können Projektleiter effizienter arbeiten, denn die KI hilft bei der Erstellung realistischer Aufgabenpläne, bietet datengestützte Risikobeurteilungen und generiert aussagekräftige Projektstatusberichte.
Geschäftlicher Mehrwert
Copilot greift Projektmanagern und ihren Teams unter die Arme und beschleunigt die Projektplanung, reduziert Risiken und verbessert die Projektsichtbarkeit – sowohl in Bezug auf finanzielle Daten (z. B. Budgets) als auch den Fortschritt des Projekts (z. B. abgeschlossene Aufgaben und Zeitplanung). Dadurch können sich Manager auf strategische Entscheidungen und kreative Problemlösungen konzentrieren, was die Gesamteffizienz und die Erfolgsrate der Projekte erhöht.
Die Vorteile im Überblick:
- Effizientere Projektplanung und -durchführung
- Erhöhte Transparenz und Kontrolle über Projektfortschritte
- Reduzierte (finanzielle) Risiken durch proaktive Beurteilungen
- Verbesserte Projektperformance
- Optimierung der Ressourcenallokation
Ein Praxisbeispiel
Mark ist Projektmanager bei FutureTech und verbringt regelmäßig viele Stunden damit, Projektaufgaben zu definieren. Mit Copilot in Microsoft 365 Finance werden ihm anhand von Projektname und -beschreibung bereits Aufgaben und deren Zeitaufwand vorgeschlagen – basierend auf den Daten von anderen, ähnlichen Projekten. Mark kann diese dann anpassen, verschieben und seinen Team-Mitgliedern zuweisen.
Und wenn es darum geht, der Finanzabteilung mittels eines Projektstatusberichtes Transparenz zu gewährleisten, kann Mark mit Copilot innerhalb von Minuten die Daten zu Budgets, Finanzperformance, Risiken und dem Projektstatus nach Aufgaben zusammenfassen.
Anwendungsfall 4: Finanzprognosen erstellen
Die Ausgangslage
Finanzprognosen und -analysen gehören zu den wichtigsten Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsplanung, sind jedoch oft zeitaufwendig und komplex. Finanzexperten müssen diverse interne und externe Datenquellen berücksichtigen und dabei schnell und sicher agieren. Das manuelle Zusammenstellen und Aktualisieren von Berichten und Präsentationen kann Stunden, mitunter Tage, in Anspruch nehmen und lenkt von strategischen Aufgaben ab.
Veränderung durch Copilot
Durch die Integration von Copilot in Dynamics 365 Finance werden Finanzexperten bei Routineaufgaben entlastet und bei der Datenanalyse unterstützt. Copilot kann die Ergebnisse außerdem schnell zu aussagekräftigen Berichten zusammenfassen.
Copilot automatisiert das Erstellen von Präsentationen und Reportings in Microsoft 365-Anwendungen und ermöglicht es, auf Basis einer breiten Datenbasis maßgeschneiderte, aktuelle und präzise Analysen sowie Präsentationen und Reportings in Microsoft 365-Anwendungen erstellen. Auch komplexe finanzielle Projekte können mit Hilfe der KI schneller und besser analysiert werden. Fragen wie „Was wäre, wenn…“ können leicht in natürlicher Sprache gestellt werden, wobei Copilot entsprechende Modelle erstellt, die in Berichten verwendet werden können.
Geschäftlicher Mehrwert
Copilot in Dynamics 365 Finance steigert die Produktivität im Finanzmanagement, insbesondere bei der Verwaltung von Forderungen, indem es Aufgaben wie den Zugriff auf Kredit- und Zahlungshistorien automatisiert. Durch die Funktionen in Finanzplanung und -analyse automatisiert Copilot wiederkehrende Aufgaben und gewährleistet sicheren Datenzugriff und -austausch.
Die Vorteile im Überblick:
- Verbesserte Kundeninteraktion und Erfolgsrate bei Forderungseintreibung
- Innovative Finanzplanung und -analyse
- Flexible und dynamische Finanzprognosen
Ein Praxisbeispiel
Maria ist Managerin des Finanzteams bei unserem fiktiven Beispielunternehmen FutureTech und nutzt Copilot, um zeitaufwändige Finanzprognosen zu automatisieren. Anstatt Stunden mit der Anpassung und Aktualisierung verschiedener Inputs zu verbringen, ermöglicht Copilot in Dynamics 365 Finance die schnelle Erstellung und Anpassung von Prognoseszenarien.
Zum Beispiel nutzt Marias Team Copilot für eine detaillierte Nachfrage- und Bestandsplanung, wobei historische Daten mit aktuellen Trends kombiniert werden, um granulare Vorhersagen zu treffen. Dadurch kann FutureTech effizienter auf Marktschwankungen reagieren und seine Finanzstrategie dynamisch anpassen.
Anwendungsfall 5: Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Ausgangslage
Wenn Sie bereits mit in Microsoft Power Automate arbeiten, wissen Sie, dass dadurch Aufgaben automatisch durchgeführt werden können, die durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden. Viele Fertigungsunternehmen integrieren Cloud-Flows in Dynamics 365, um beispielsweise ihre Rechnungsstellung, Bestandsverwaltung oder Umsatzprognosen zu automatisieren. Die einzige Schwierigkeit? Bisher mussten Workflows in Cloud-Flows über Schaltflächen erstellt werden, die nicht vollständig intuitiv waren.
Die Erstellung von Flows erforderte ein tieferes Verständnis der Funktionsweise von Power Automate sowie die Fähigkeit, die verschiedenen Konnektoren und Aktionen manuell zu konfigurieren und zu kombinieren. Dies stellte besonders für Benutzer ohne technischen Hintergrund eine Herausforderung dar.
Veränderung durch Copilot in Cloud-Flows
Der Cloud-Flow Copilot unterstützt Benutzer bei der Erstellung und Bearbeitung von Flows durch Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache. Benutzer können Flows mit einfachen Anweisungen beschreiben und erstellen – ohne umfassende Kenntnisse über die spezifischen Funktionen von Power Automate. Dies vereinfacht den Prozess erheblich und macht ihn zugänglicher für ein breiteres Publikum.
Geschäftlicher Mehrwert
Wenn die Erstellung von Cloud-Flows in Power Automate zugänglicher und benutzerfreundlicher gemacht wird, insbesondere für diejenigen, die kaum Erfahrung mit der Plattform oder der Automatisierung haben, können auch komplexe Automatisierungsprozesse schnell und effizient entwickelt werden. Dadurch sparen Unternehmen sich Zeit beim Onboarding neuer Mitarbeiter und reduzieren das Risiko menschlicher Fehler im Flow-Setup.
Die Vorteile im Überblick:
- Schnellere Flow-Entwicklung
- Verkürzte Einarbeitungszeit in Power Automate
- Höhere Genauigkeit und weniger Fehlerquellen
- Förderung von Innovation und Kreativität
Ein Praxisbeispiel
Lena ist Leiterin des Controllings bei FutureTech und für die Rechnungs- und Bestandsverwaltungsprozesse zuständig. Mit Copilot in Cloud-Flows beschreibt Lena einfach in natürlicher Sprache, was automatisiert werden soll. Beispielsweise gibt sie ein: „Wenn eine Lieferung ankommt, überprüfe die Artikel gegen die Bestellung und aktualisiere den Bestand.“ Auf Basis dieser Beschreibung generiert Copilot einen entsprechenden Flow, der diese Aufgaben automatisch übernimmt.
Lena kann diesen nach Bedarf anpassen und verfeinern. Zusätzlich kann Lena mit Copilot schnell und effizient Umsatzprognosen auf Basis der aktuellen Bestands- und Abverkaufsdaten erstellen, auf die Copilot zugreifen kann.