Von heiß bis kalt – effizientes Resource Planning mit Dynamics 365

Die Hotmobil Deutschland GmbH bewegt Energie. Der Spezialist für mobile Heiz-, Kälte- und Dampfzentralen vermietet seine Anlagen in ganz Deutschland mit einem 24-Stunden-Service an 365 Tagen im Jahr. Immer mehr Mietgeräte und der massive Ausbau des Portfolios brachten das ERP-System von Hotmobil an seine Grenzen. Das Unternehmen entschied sich für den Microsoft-Partner HSO bei der Integration von Dynamics 365 und Microsoft Azure – und hat damit heute eine durchgängige und integrierte Lösung für alle Kerngeschäftsprozesse im Einsatz.

Die Herausforderung: IT-Umstellung zwischen Sommer und Winter

Immer wenn es zu kalt oder zu warm ist, kommt Hotmobil ins Spiel. Das Unternehmen mit acht Niederlassungen in Deutschland vermietet mobile Heiz-, Kälte- und Dampfzentralen. Ganz gleich ob Bauheizung, Fernwärme, Kälteversorgung oder zur Überbrückung bei einem Heizungsausfall – die Hotmobil GmbH hat die richtige Lösung in der richtigen Dimension, vom Einfamilienhaus bis zur Großbaustelle. “Schnelligkeit und Flexibilität bedeuten für unsere Kunden alles”, sagt Rainer Notter, Co-Geschäftsführer von Hotmobil. “In der Hälfte aller Fälle handelt es sich um einen Notfall – zum Beispiel, wenn die Heizung oder die Klimaanlage ausgefallen ist. Wir haben den Anspruch, deutschlandweit innerhalb weniger Stunden Abhilfe zu schaffen.”

Hotmobil hat seine Geschäftsfelder in den letzten Jahren massiv ausgebaut. Die Einsatzbereiche der mobilen Heizungen etwa reichen von der Estrichtrocknung und Warmwasserversorgung über Prozessenergie für die Industrie bis hin zur Zeltbeheizung bei Veranstaltungen. Die Vielzahl von Produkten und Services stellt hohe Anforderungen an das Enterprise Resource Planning. “Unsere bisherige ERP-Software war nicht in der Lage, alle unsere Geschäftsbereiche miteinander zu vernetzen”, so Notter weiter. “Und nachdem wir noch weiterwachsen wollen, war klar: Wir brauchen eine moderne, zukunftsfähige ERP-Lösung, die alle Kerngeschäftsprozesse integriert und durchgängig unterstützt sowie alle relevanten Subsysteme anbindet. Und dazu ein modernes Controlling-System für bestmögliche Transparenz in Bezug auf Mengen und Wertefluss.”

Hotmobil holte sich den Microsoft Partner HSO Enterprise Solutions ins Haus

Der riet zur Cloud-basierten Software Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Die größte Herausforderung für das Projektmanagement waren die extremen saisonalen Schwankungen im Geschäft von Hotmobil: Die mobilen Heizzentralen sind vor allem von September bis März gefragt und wechseln sich dann mit den Kälteanlagen ab. Deshalb erfolgte die Einführung von Dynamics 365 stufenweise.

Die Lösung: Cloud-basierte Bestandsverwaltung für Lager und Service

Die beiden Kernbereiche Rental und Sales machten den Anfang – zuerst wurden alle Prozesse, die im Zusammenhang mit der Vermietung und dem Verkauf der Anlagen von Hotmobil stehen, in die Microsoft Azure Cloud migriert. Die Umstellung verlief problemlos.

Finanzbuchhaltung, Einkauf, Logistik und Produktion folgten. Die Geschäftsführung war begeistert: “Die Schnelligkeit, mit der wir jetzt Daten übergreifend auswerten können, ist enorm. Mit Dynamics 365 ist vom Angebot bis zur Rechnung alles auf einen Blick verfügbar, wir haben mehr Möglichkeiten der Nachverfolgung und Auswertung. Das integrierte System bildet die Geschäftsprozesse von A bis Z ab und gibt uns einen 360-Grad-Blick vor allem hinsichtlich der Kundenwünsche.”

Die 85 Mitarbeiter der Hotmobil GmbH verwalten insgesamt 1.000 Mieteinheiten von der Größe einer Waschmaschine bis zu der eines Schiffscontainers. Sie bewältigen eine Vielzahl komplexer Aufgaben, bei denen sie nun von der Cloud-basierten Lösung und einer von HSO eigens entwickelten PowerApp unterstützt werden: Im Lager und im Service ist eine einheitliche Oberfläche auf Mobiltelefonen, Tablets und Computern im Einsatz, die Zugriff auf alle nötigen Informationen bietet. Fährt beispielsweise ein Servicemitarbeiter zu einem Kunden, gibt er über die PowerApp ein, welche Teile er dem Bestand entnimmt oder später wieder ins Lager bringt, wenn sie nicht erforderlich waren. Bislang wurde das zeitraubend von Hand erledigt. Über das System lässt sich nun jederzeit auch deutschlandweit die Verfügbarkeit von Anlagen prüfen – zuvor mussten hier die verschiedenen Standorte einzeln kontaktiert werden. Die Kunden profitieren vom deutlich schnelleren Service. Und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entfällt die manuelle Datenpflege – sie können vorausschauender planen und haben den aktuellen Lagerbestand immer zur Hand.

Hotmobil wächst weiter. Und HSO steht mit Microsoft Dynamics 365 auf diesem Kurs zur Seite – mit maximaler Flexibilität und Schnelligkeit für alle Geschäftsanwendungen. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder Eröffnung neuer Standorte ist keine neue IT-Infrastruktur nötig. Und die Lösung von Microsoft ist offen für die Zukunft – sei es für die vorausschauende Wartung der Anlagen, eine transparente Service-Historie über den gesamten Lebenszyklus der Geräte oder auch neue Preismodelle basierend auf der Auswertung von Verbrauchsdaten.

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