Auf dem internationalen Markt für Facility Services herrscht ein hoher Konkurrenzkampf. Hinzu kommt, dass nahezu alle Aufträge durch Ausschreibungsverfahren gewonnen werden. Das führt häufig zu einem höheren Kostendruck, was wiederrum sinkende Margen zur Folge hat. Mitarbeiter können dabei einen relevanten Kostenfaktor darstellen, wenn das Optimum in der Personalplanung nicht stattfindet. Der Kampf um qualifiziertes Personal verschärft zusätzlich das Problem.

Wie kann das Management den Einsatz von Personal optimal planen, um Personalkosten zu senken und die Effizienz in der Arbeitsgestaltung zu steigern? Die Antwort auf diese Frage lautet: mit Hilfe von Daten.

HSO hat für ein internationales Unternehmen, das weltweit im Facility Service tätig ist, eine App mit selbstlernenden Planungs- und Optimierungsalgorithmen entwickelt. Mithilfe der App wurde eine optimale Auslastung des eigenen Personals erreicht und die Zahl der beschäftigten Leiharbeiter verringert. Dadurch wurde eine Kostenreduzierung von insgesamt 10 Prozent erreicht.

Planung und Optimierung mit KI auf den Punkt gebracht:

HSO hat für dieses Unternehmen eine Online-Anwendung mit selbstlernenden Planungs- und Optimierungsalgorithmen entwickelt. Anhand von Daten wie Verfügbarkeit, Kompetenzen und Standort der Mitarbeiter wird ein Zeitplan erstellt, der fortlaufend mittels Informationen wie beispielweise Fehlzeiten oder Antworten auf Ad-hoc-Fragen, verbessert wird. Das System ist in der Lage kontinuierlich zu lernen, da diese Daten immer ergänzt und neu berechnet werden. Auf diese Weise lassen sich Risiken genauer einschätzen und das Tool kann immer bessere Empfehlungen abgeben.
Die Lösung ist in Open Source-Software programmiert und wird in Azure Docker bereitgestellt. Wir haben auch ein Power BI KPI Dashboard erstellt, in dem das Management unter anderem Einblick in die Abwesenheits-, Nutzungs- und die Kompetenz-Matrix hat.

Kostensenkung und klare Steuerungsinformationen

Mithilfe der Anwendung kann die Planung des Personals somit erheblich verbessert werden. Durch eine effiziente Auslastung der Mitarbeiter wurde eine Kostensenkung von mindestens 10 Prozent erzielt und dabei der Einsatz von Leiharbeiter reduziert. Die verfügbaren Steuerungsinformationen bieten dem Management neue Möglichkeiten, um den Einsatz von Personal zu optimieren und besser zu planen.

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