Kalkulation, Planung, Durchführung und Abrechnung – was zählt, ist das Projekt!

Wenn Sie Projekte managen, die sie intern oder extern abrechnen, dann bietet Ihnen das neue Dynamics 365 Project Operations eine (nun wirklich) unterbrechungsfreie Zusammenarbeit auf allen Ebenen.

Es gibt viele Tools, um Projekte zu managen. Es gibt Spezialanbieter für Projektplanung, oder auch CPM-Tools für das Multiprojektcontrolling.

Doch was fehlt ist ein Ansatz, um den gesamten Projektlebenszyklus ohne manuelle Zwischenarbeit zu begleiten. Dynamics 365 Project Operations denkt genau in diesem Prozess und führt alle bisherigen projektbezogenen Tools – Microsoft Project, das ehemalige Project Service Automation und die Projektfunktionalität aus der ERP Produktfamilie – in einem einzigen Angebot zusammen. Das Resultat ist eine umfassende und wirklich nahtlose ‘Project Experience’ von der Aufgabenplanung in Microsoft Project bis hin zu Finance und Controlling.

Updates für 2021:

Sehen Sie sich die neuen Projektmanagement-Optionen von Microsoft an und erfahren Sie, wie sie Ihre Projektanforderungen erfüllen.
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Von Projektverkauf bis Umsatzrealisierung – alle Projektphasen sprechen nun die gleiche Sprache, wenn es um 'Projekt / Task / Termin' geht

Wenn Sie Projektarbeit sowie Beratungsleistung anbieten, dann ist ein neues Projekt eine neue Opportunity. Dynamics 365 lässt sie im Sales-Modul kalkulieren oder die Opportunity aus einem anderem CRM-System übernehmen.

Die Projektkalkulation begleitet die Phasen in ihrer Evolution: So kalkulieren Sie im 1. Wurf ein Projekt auf generischer Rollenebene und gehen dann immer tiefer in die Bepreisung und in die Zuweisung von Profilen und realen Personen. Project Operations unterstützt diese stufenweise Verfeinerung der Planung von Erstkontakt über Abschluss bis zur Umsetzung. Schon früh haben Sie eine Aussage zu ‘was könnte das denn kosten?’. Die Übergabe von Vertrieb zur Delivery erfolgt auf Knopfdruck und ohne copy & paste. Sie können Projekte mischen nach T&M und Festpreis, auch können einzelne Phasen unterschiedlichen Projekttypen, Faktura-Regeln etc. zugewiesen werden (z.B: Presales Phase non billable, Workshops 50%, Projekt 100%).Bei Bedarf sind auch Subcontractors Teil der Kalkulation.

Die Fragen ‘Mache ich Ressourcen-Planung im MS Project oder im PSA?’, ‘Plane ich lieber auf WBS, Task, oder Timeline?’ sind hinfällig. Dynamics 365 Project Operations hat das neue ‘Microsoft Project for the Web’ für die Feinplanung nahtlos integriert.

Sie können es nutzen oder nicht – aber es gibt wenig Gründe, in der Detailplanung weiterhin auf Excel oder Spezialtools zurück zu greifen. Sie haben die Drag & Drop Experience, wie Sie es aus der Office-Welt gewohnt sind. Chats und Dokumente werden über Teams geteilt. Der Microsoft Common Data Service sorgt dafür, dass alle dasselbe meinen, wenn es um ‘Project’ oder ‘Task’ geht. Und das zieht sich durch bis zum Financial Management eines ‘Projektes’. Skill Management und Skill Gap Betrachtungen sind Teil der Lösung, leicht integrierbar mit dem HR-System. Praktisch ohne Aufwand, wenn es sich um Dynamics 365 Human Resources handelt.

Ist das Projekt gewonnen, ‘gestafft’ und auch mit allen Rechnungsstellungs- und Zahlungsmodalitäten ausgestattet, geht es in die Umsetzung. Project Operations unterstützt verschiedene Zeithorizonte und Granularitäten der Projektplanung, von Monatsebene in der Grobplanung bis hin zur Minutenebene.

In derselben Granularität kann auch abgerechnet werden. Der Projektfortschritt bezieht sich auf gebuchte Zeiten über Time Sheets. Diese können individuell auf eigene Datenflüsse und Genehmigungsworkflows angepasst werden. Auch lassen sich länder- oder branchenspezifische Regeln zu Arbeitszeiten hinterlegen. Die Projektmitarbeiter erhalten die Termine in ihrem gewohnten Kalender – eine Outlook-Integration können Sie voraussetzen.

Dynamics 365 Project Operations unterscheidet sich über den durchdachten Prozess; alles was Sie ‘vorne’ verkaufen und ‘in der Mitte’ managen, muss ‘am Ende’ abgerechnet werden. Die Accounting-seitige Umsetzung erfolgt nun ohne manuellen Aufwand und Excel Zwischenlösungen.

Das gelingt durch eine gemeinsame Datenbasis und durch ein Höchstmaß an Automatisierung. Für diese ist die Durchgängigkeit der Lösung die Grundlage. Die Zunahme der projektbezogenen Finance and Accounting Funktionen aus Dynamics 365 komplettieren das Bild. Das Integration Model synchronisiert alle Projektbewegungen zwischen dem Projektplanungs- und dem Accounting Teil.

Wer soll das nun machen?

Projektplanung bis Umsatzrealisierung – die neue Project Experience fordert Ihren Systemintegrator.

Eine Ende-zu-Ende Lösung erfordert einen Partner, der ebenso umfassend denkt und Erfahrung vorweist von „Task“ bis „Umsatzrealisierung“.

mehr über HSO erfahren

01

Prozessverständnis

Projektmanagement und Multiprojektcontrolling haben vielen Gemeinsamkeiten über unterschiedliche Branchen hinweg. Die genaue Ausgestaltung ist individuell. Wir kennen die verschiedenen Formen des Projektgeschäftes. Geht es um den Verkauf von Beratungsleistung, die interne Verrechnung, um Investitionsprojekte oder um Monetarisierung von Field Service Leistungen? Wir gehen mit Ihnen Ihre persönliche Wertschöpfungskette durch. Von Anfang an berücksichtigen wir im Design, dass die Prozesse nach Compliance und Effektivität im Nachhinein auswertbar sind und dass die Projektabrechnung so automatisiert wie möglich arbeiten kann.

02

Project Operations ist CRM und ERP

Der Verkauf von Projekten liegt im CRM oder ist eng damit verbunden. Ressourcenplanung hat seine Eigenheiten, die Feinplanung passiert im Project for the Web, und Project Accounting ist eng verbunden mit den zentralen ERP Prozessen. Wenn Sie von der Skill Matrix die Überlegung weitergehen Richtung Talent Entwicklung, sind sie bei HR-Themen. Sie benötigen hier einen Partner, der CRM und ERP beherrscht – gleichzeitig end2end und nicht nach CRM und ERP getrennten Welten denkt. HSO deckt mit seiner Delivery das breite Dynamics 365 Portfolio ab von „Sales“ bis „HR“. So können wir den Prozess aus einer Hand abbilden und umsetzen.

03

Zeiterfassung, Reisekosten: einfach muss es sein

Es gibt sie nie, die perfekte App für Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung. Eine Standard App bietet oft zu wenig Raum für Individualisierung, ein offenes Tool Set bedarf viel Zeit, um seine eigene Anwendung zu bauen. Auch sind selten alle Tasks in nur einem System. HSO bietet mit HSO Times einen Mittelweg. Basierend auf den Standard Komponenten der Power Platform deckt unsere App die wichtigsten Prozesse für den Projekt Staff ab: Projektzeiterfassung, Arbeitszeit, Abwesenheiten und eigene Auswertungen. Der Projektleiter kann Zeiten entweder über die Power App oder Dynamics direkt frei geben. Auch integriert es Tasks aus anderen Systemen, wie Azure DevOps, Jira, Planner, To Do u.v.m. Im Design ist ausgelegt, dass die Daten später automatisiert in Dynamics 365 weiterverarbeitet werden. Ebenso berücksichtigt es lokale Gegebenheiten zu Arbeitszeiten und Überstunden.

04

Finance ist mittendrin

Viele Projektmanagement Tools stehen vor der Frage, wo Projektgeschäft aufhört und fängt ERP anfängt. Wie schaffe ich den optimalen Absprung ohne Doppeldatenhaltung? Gehört Invoicing ins ERP? Dynamics 365 Project Operations muss keine Schnittstelle bauen für ein „Buchhaltungssystem am Ende“, es ist das ERP und geht den Weg zu Ende bis zur Umsatzrealisierung oder Steuer. Auch Einkauf von Freelancern, Automatisierung, oder Controlling Themen erfolgen aus demselben System. Ohne extra Datenprojekt haben sie so die Datenbasis für Auswertbarkeit über den Projektlebenszyklus hinweg, und für die Etablierung einer wirklichen „Project Intelligence“. Für ihren Partner sind daher tiefes Verständnis von Core Finance Prozessen unabdingbar. Project Operations stoppt nicht vor dem ERP, ihr Partner sollte es daher ebenso wenig.

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