Stillstand ist Rückstand. Ein bekanntes Sprichwort, das auch in Bezug auf ERP zutrifft. Wenn Ihre Organisation noch auf AX on-premise läuft, ist Ihnen wahrscheinlich klar, dass ein Upgrade auf Dynamics 365 in die Cloud früher oder später ansteht.

Dennoch beobachten wir, dass viele Unternehmen die Migration so lange wie möglich hinauszögern. Dies ist nicht überraschend. Schließlich bedeutet die Implementierung eines neuen ERP-Systems in der Regel eine ‚Renovierung des Geschäfts während der Öffnungszeiten‘. Nichts zu tun birgt jedoch große Risiken und damit auch erhebliche versteckte Kosten.

Verworrene Systeme aus miteinander verbundenen Anwendungen, deren Verwaltung laufend schwieriger wird, behindern den Wandel und die Flexibilität, die das Unternehmen braucht. Gleichzeitig können Sie als Unternehmen Ihr Geld nur einmal ausgeben. Warum also jetzt in ein neues ERP-System investieren? Wenn Sie wissen, was das Nichtstun kostet und was eine moderne, Cloud-basierte Plattform leisten kann, wird die Entscheidung für ein Upgrade wesentlich einfacher.

Was kostet es, nichts zu tun?

Sie und Ihre Kollegen erleben wahrscheinlich täglich Hindernisse in Ihrer aktuellen IT-Landschaft. Für einen guten Business Case ist es wichtig zu erkennen, welche (versteckten) Kosten mit diesen Hindernissen verbunden sind. Es ist daher ratsam, gemeinsam im Team zu ermitteln welche konkreten Einschränkungen in Ihren Möglichkeiten Sie durch ein veraltetes und nicht ausreichend flexibles ERP-System erfahren. Machen Sie deutlich, welche zusätzlichen Kosten Ihnen dadurch entstehen oder welchen Umsatz Sie verlieren.

Denken Sie zum Beispiel an:

  • Verpasste Verkäufe, weil der Vertrieb keinen ausreichenden Einblick in die verfügbaren Artikel an verschiedenen Standorten hatte und unnötigerweise nicht verkaufen konnte;
  • Kosten und entgangene Umsätze, weil die Servicemitarbeiter die meiste Zeit mit Routinearbeiten wie der Annahme von Bestellungen oder der Beantwortung von Fragen zu Bestellungen am Telefon verbringen, statt mit persönlicher Beratung und fachmännischer Hilfe. Das ist viel teurer, als wenn die Kunden selbst Einblick in ihre Bestelldaten haben und direkt online bestellen können.
  • Kosten von Überbeständen, z.B. aufgrund unzureichender Transparenz hinsichtlich der Lieferung und dem Verkauf von Produkten über verschiedene Verkaufskanäle und Vertriebsstandorte.
  • Kosten für Arbeitsstunden zur Erstellung von Berichten für das Management;
  • Vergessen Sie nicht die Kosten für die Administration von einem on-premise System wie Dynamics AX und die Erfüllung immer strengerer Sicherheitsanforderungen.

Was bringt ein Upgrade?

Legen Sie nach Aufstellung der Hindernisse dar, welche Kosten Sie mit Dynamics 365 voraussichtlich einsparen werden (diese werden sich natürlich mit den oben genannten Zusatzkosten überschneiden) und was Sie in Bezug auf den zusätzlichen Umsatz erwarten. So kann der Kundenservice beispielsweise besseren Service und Umsatz generieren und mehr Probleme in einem Zug lösen, wenn er einen vollständigen Einblick in die Kundendaten, einschließlich der Finanzdaten und Lagerinformationen, hat.

Die Optimierung und Automatisierung der Rechnungsstellung hat einen direkten Einfluss auf Ihren Cashflow. Schon allein die Digitalisierung bisheriger Papierprozesse spart sofort Kosten. Wie viel Zeit können Ihre Kollegen sparen, wenn Sie von einer einzigen Datenbank aus zusammenarbeiten, auf die Sie rund um die Uhr und von jedem Gerät aus zugreifen können?
Natürlich bedeutet ein neues ERP-System eine erhebliche Investition, mit der ein positiver Return on Investment (ROI) erzielt werden soll. Aber es macht einen großen Unterschied, ob die Vorteile der neuen Plattform bereits nach drei Monaten oder erst nach anderthalb Jahren spürbar werden. Halten Sie also auch klar fest, wann Sie sich von neuen Funktionalitäten Vorteile versprechen.

Möchten Sie mehr über ein Upgrade auf Dynamics 365 erfahren?

HSO unterstützt Unternehmen beim Umstieg von On-Premise auf die Cloud. Wir wurden von Microsoft als einer der 7 Partner weltweit ausgewählt, um Unternehmen beim sogenannten „Standard Migration Assessment“ zu unterstützen. Mit einer kurzen Vorlaufzeit von etwa drei Wochen bietet das Assessment Einblicke in die Vorteile der Cloud, die Auswirkungen auf Ihre Prozesse und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Migration.

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