Bank and Cash Management

Fachkräfte sind zunehmends in allen Unternehmensbereichen knapp. Dies gilt insbesondere für die Bereiche Finance and Controlling. Wichtige Arbeiten müssen meist warten oder werden vor sich hergeschoben, weil das Routinegeschäft mehr Zeit in Anspruch nimmt als Kapazitäten vorhanden sind.

Die Digitalisierung ersetzt die Zeitfressenden und meist weniger wichtigen aber vorgeschriebenen Arbeiten, um die fehlenden Kapazitäten wieder aufzufüllen. Die Mitarbeiter im Finance Bereich haben so die Möglichkeit, mehr Arbeit in weniger Zeit zu schaffen und sich auf die „key works“ – also die wichtigen Aufgaben konzentrieren zu können.

In diesem Blogbeitrag stelle ich Ihnen eine digitalisierte Methode in Dynamics 365 vor, damit Sie ohne grossen Aufwand  Ihre Buchhaltung sofort effizienter gestalten können.

Das Thema Banksaldoabstimmung spielt vor allem bei einer Vielzahl von Buchungen pro Tag auf das Bankkonto eine grosse Rolle. Doch was ist damit eigentlich gemeint? Der Kontosaldo Ihrer Bank sollte zu jedem Zeitpunkt mit dem Ihrer „echten Bank“ übereinstimmen. Sicherlich haben Sie von den Formaten MT940, ISO20022 und BAI2 gehört. Diese Dateien sind Ihre digitalen Kontoauszüge und enthalten demnach alle Angaben über die Kontobewegungen in einem bestimmten Zeitraum. Die Ausgabe der Dateien erfolgt über Ihr genutztes Bankingprogramm.

In Microsoft Dynamics 365 haben Sie die Möglichkeit, diese Dateien zu importieren und sehen auf einen Blick, welche Zahlungsbuchungen von Ihnen noch nicht erstellt worden sind. Folgende Erleichterung können Sie damit erreichen:

>> Da keine Buchungen mehr „vergessen“ werden zu erstellen und zu kontieren, ist nachträgliches suchen (Zeitersparnis) bei eventuell falschen Banksalden ausgeschlossen.

Wie das ganze im System aussieht und funktioniert, zeige ich Ihnen in den folgenden Schritten am Beispiel von MT940 Kontoauszügen:

  • Kontoauszugsformat festlegen
  • Scanregeln definieren
  • Kontoauszug hochladen
  • Banksalden abstimmen

*Folgende Dateien werden für die Einrichtung benötigt

Files

 

  1. Kontoauszugsformat festlegen
  • Gehen Sie zu Arbeitsbereiche > Datenverwaltung
  • Klicken Sie auf Import

  • Geben Sie einen Namen ein (z. B. MT940)
  • Legen Sie das Feld Quelldatenformatauf XML-Element fest
  • Wählen Sie im Feld Entitätsname Bankauszüge aus
  • Um Importdateien hochzuladen, klicken Sie auf Hochladen. Wählen Sie die Datei „xml“aus den zuvor gespeicherten Dateien aus
  • Nachdem die Bankauszugsentität hochgeladen und die Zuordnung abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Aktion Zuordnung Anzeigen der Entität

  • Die Bankauszugsentität ist eine zusammengesetzte Entität, die aus vier separaten Entitäten besteht. Wählen Sie in der Liste „BankStatementDocumentEntity“aus, und klicken Sie anschließend auf die Aktivität Zuordnung anzeigen

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Umwandlungen auf Neu
  • Klicken Sie für Nummernkreis 1 auf Datei hochladen, und wählen Siedie Datei „MT940TXT-to-MT940XML.xslt“ aus den zuvor gespeicherten Dateien
  • Klicken Sie auf Neu
  • Klicken Sie für Nummernkreis 2 auf Datei hochladen, und wählen Sie die Datei “BankReconciliation-to-Composite.xslt“ aus
  • Klicken Sie auf Umwandlungen anwenden

  • Gehen Sie zu Barmittel und Bankverwaltung > Einrichtung > Einrichtung der Erweiterten Bankabstimmung > Bankauszugsformat
  • Klicken Sie auf Neu. Geben Sie ein Standardformat an (z.B. MT940). Geben Sie einen Namens für das Format an
  • Legen Sie im Feld Verarbeitungsgruppe in der zuvor definierten Gruppe fest (z.B. MT940)
  • Legen Sie das Feld Dateityp auf txt fest

  • Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung > Bankkonten
  • Wählen Sie das Bankkonto und öffnen Sie es, um die Details anzuzeigen
  • Auf der Abstimmung-Registerkarte legen Sie die Erweiterte Bankabstimmung-Option auf Ja fest
  • Legen Sie im Feld Auszugsformat das Format fest, dass Sie zuvor erstellt haben (z. B. MT940)

2. Scanregel definieren

  • Gehen Sie zu der Seite Abgleichsregeln für die Abstimmung
  • Wählen Sie die gewünschten Scanregeln

3. Kontoauszug hochladen

  • Gehen Sie zur Seite Kontoauszüge
  • Klicken Sie auf Neu
  • Geben sie die Daten ein
  • Klicken Sie auf Kontoauszug hochladen
  • Wählen Sie Ihre MT940-Datei aus

  • Laden Sie die Datei hoch
  • Die Daten befinden sich nun in dem Reiter Bankauszugspositionen
  • Klicken Sie auf Überprüfen (must have)

4. Banksalden abstimmen

  • Gehen Sie zur Seite Bankabstimmung
  • Klicken Sie auf Neu, um eine neue Abstimmung zu erstellen
  • Geben Sie das Bankkonto ein
  • Klicken Sie auf Arbeitsblatt

  • Die Bereiche des Arbeitsblattes:

>> Abgleichsregeln ausführen: Das System gleicht die Zahlungen auf dem Kontoauszug mit den manuell erstellten Zahlungsbuchungen ab. Stimmen diese miteinander überein, matched das System diese automatisch. Alle nicht gematchten Zahlungen fallen entweder durch die Rundungsdifferenz auf, oder durch noch nicht erstellte Zahlungsbuchungen.

>> Zwischensumme: Betragsübersicht

>> Als abgestimmt markieren: Die Abstimmung wird als „abgestimmt“ im System hinterlegt. Das System geht ab dem Zeitpunkt von der Richtigkeit des Kontoauszuges und des Banksaldos aus.

>> Abstimmungsauszug drucken: Ausdruck der Ergebnisse des Abstimmungslaufes.

>> Abgleichen: Jeder Abgleich kann einzeln durchgefürt werden.

 >> Als neu markieren: Eine Position des Kontoauszuges, der noch keine erstellte Zahlungsbuchung gegenübersteht, kann ohne Zahlungsbuchung nach unten verschoben werden, damit die Abstimmung beendet werden kann. Im Moment kann im Standard noch keine automatische Buchungserstellung der noch nicht gemachten Zahlungen umgesetzt werden. Dafür gibt es auf D365 angepasste Zusatzsoftware.

>> Abgleich aufheben: Bereits gematchte Zahlungen können wieder nach oben geschoben werden.

>> Ansicht der abgegl. Buch. ändern: Bei Bedarf können zur besseren Übersicht die Spalten vertauscht werden.

  • Klicken Sie auf als abgestimmt markieren, sofern die Abstimmung abgeschlossen ist (diese kann dadurch auch unvollständig abgeschlossen werden, à Die Abstimmung ist ab diesem Zeitpunkt beendet. Der Kontoauszug kann nun gepostet werden (Festschreibung)
  • Laden Sie den nächsten Kontoauszug hoch. Der Kreislauf schliesst sich

 

Wie Sie sehen, kann mit der erweiterten Bankabstimmung v.a. bei einer Vielzahl von Bankbuchungen pro Tag jede Menge Zeit eingespart werden, da Buchungen nicht mehr vergessen werden können.

Sie möchten Ihre Kontoauszüge automatisch importieren, kontieren und verrechnen lassen? Mit Dynamics Banking kein Problem!

Dieser Blogbeitrag beschreibt den Standard-Prozess von D365 anhand des Beispiels MT940. Individualitäten in den unterschiedlichen Untenehmensprozessen können sich auf den beschriebenen Prozess auswirken. Die erweiterte Bankabstimmung ist ebenfalls mit den Formaten ISO20022 und BAI2 möglich. Der Blogbeitrag beschränkt sich rein auf das genannte Thema. Eine Verknüpfung zu anderen Bereichen ist nicht gegeben.

Für Rückfragen zum Blogartikel oder zum Thema Erweiterte Bankabstimmung mit Microsoft Dynamics 365 können Sie sich jederzeit an HSO wenden.

HSO – the results company

Author

Alexander Nassl
Alexander ist ERP Berater für Dynamics365 im Bereich Finanzen & Controlling. Neben akademischen know-how hat er einige Jahre praktische Erfahrung auf der Fläche und im ERP Geschäft und verhilft unseren Kunden so zu grösserem Unternehmenserfolg.